اتلاف یا همان مودا به زبان ژاپنی است که نشان از تلف شدن زمان ما دارد. ما در یک شبانه روز بدون استثناء ۱۴۴۰ دقیقه داریم که فعالیت‌های مختلفی را در این دقایق انجام می‌دهیم. برنامه رشد فردی (برف) به عنوان یک سبک زندگی ناب در حوزه فردی و حرفه‌ای می‌تواند اتلاف دز زندگی ما به شدت کاهش دهد. اما چگونه؟ این یادداشت می‌خواهد ارتباط بین سیستم مدیریت ناب (Lean Management System) و برنامه رشد فردی (برف) برای ایجاد یک سبک زندگی ناب را توضیح دهد.
اتلاف چیست؟
هر آنچه که منابعی را مصرف کند و برای ما ارزشی را ایجاد نکند، اتلاف نامیده می‌شود. ارزش می‌تواند خروجی فعالیت‌های مختلفی باشد که در طول روز انجام می‌گیرد. بنابراین، ناب زندگی کردن یعنی ما بتوانیم هر روز در جهت ارزش‌افرینی بیشتر و کاهش اتلاف روزانه خود تلاش کنیم. این ارزش‌آفرینی و کاهش اتلاف می‌تواند در دو سطح راهبردی (رسالت و اهداف زندگی) و فعالیت‌ها (مجموعه وظایف زندگی) تقسیم‌بندی شود.
ناب یک روش بهبود مستمر است که می‌تواند بر روی مدیریت فعالیت‌ها و وظایف متمرکز شود و آنها را با کاهش زمان نسبت به منابع مصرفی بهبود دهد. شما در طول زندگی روزانه خود مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایفی ار انجام می‌دهید که شما را در جهت دستیابی به رسالت و اهداف‌تان یاری و کمک می‌کند. اگر این فعالیت‌ها ارزشی را در این جهت ایجاد نکند عملاً دستیابی به ارزش و رسیدن به رسالت و اهداف‌تان دچار اشکال خواهد شد. اگر ما بتوانیم اتلاف‌های خود را بشناسیم و در جهت کاهش این اتلاف قدم برداریم آنگاه می‌توانیم عملکرد زندگی خود را افزایش دهیم و از زمان که مهمترین سرمایه زندگی ما و غیرقابل‌بازگشت هست با مطلوبیت بهتری استفاده کنیم.
این موضوع حیاتی است که بذانیم رسیدن به اتلاف صفر عملاً ایده‌آل و مسلماً دست‌نیافتی است، اما رسیدن به اتلاف کمتر می تواند با یک برنامه متمرکز، مداوم و ملایم ممکن باشد. از این رو ناب بر روی پیشگیری از اتلاف تأکید دارد. ابزار، شیوه‌ها و روش‌هایی را به شما می‌دهد که بتوانید هزینه‌های خود را کاهش دهید، زمان‌تان را پس‌انداز کنید و انرژی خود را بالا ببرید. ناب فرهنگی را برای شما ایجاد می‌کند تا در آن تمامی اجزاء و عناصر زندگی‌تان به صورت پیوسته به قسمی بهبود پیدا کند که اتلاف به پایین‌ترین حد ممکن برسد و شرایط به سمت رشد همیشگی تغییر خواهد کرد. بنابراین، می‌توانیم براساس سیستم مدیریت ناب اتلاف‌ها را به چند دسته زیر تقسیم کنیم:
این دسته‌بندی اگرچه برای سازمان‌های ناب‌گرا است اما می‌توانیم با حفظ مفاهیم آن برای زندگی و رشد فردی نیز از آن استفاده کنیم.
۱. خدمات غیرضروری
کار یا فعالیتی که می‌تواند در زمان خودش انجام شود و الان نباید انجام داد. یا ضرورتی برای انجام آن نیست و می‌تواند حذف شود.
۲. انتظار
در بعضی از موارد ممکن است برای کار یا فعالیتی یا خروجی فرایند دیگر باید منتظر بمانیم و می‌توانیم از این زمان انتظار کمال استفاده را ببریم.
۳. حرکت
حرکت‌هایی که ممکن است ضروری نباشند را انجام ندهیم
۴. حمل‌ونقل
در بعضی از موارد ضرورت ندارد تا برای کار یا فعالیتی از رفت‌وآمد بی جا استفاده کنیم.
۵. دوباره‌کاری
سعی کنیم تا کاری را به واسطه فقدان برنامه‌ریزی درست و تدبیر لازم دوباره یا چندباره انجام دهیم.۳
۶. موجودی
در خرید و انبار کردن اقلام و کالاها زیاده‌روی کنیم و دوره موجودی خود را افزایش دهیم.
۷. ضایعات
برای انجام کار یا فعالیتی منابع لازم برای انجام آن کار یا فعالیت را ضایع کنیم و هزینه‌ها افزایش پیدا کند.
برنامه رشد فردی (برف) چیست؟
بخش اول: معماری زندگی
مرحله ۱: رسالت زندگی
مقصد، مأموریت، ارزش‌ها و چشم‌انداز خود را تعریف و تنظیم کنید.
مرحله ۲: تحلیل زندگی
قوت‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها، تهدید‌ها و چالش‌های خود را برای دستیابی به رسالت زندگی‌تان کشف کنید.
مرحله ۳: نقشه زندگی
اهداف زندگی‌تان را تعریف و نقشه‌ی زندگی خود را براساس ارتباط علت و معلولی بین این اهداف ترسیم کنید.
بخش دوم: طرح‌ریزی زندگی
مرحله ۴: کارت زندگی
شاخص‌ها و سنجه‌های هدایت زندگی خود را تنظیم کنید.
مرحله ۵: همسویی زندگی
ذینفعان مختلف را شامل وجودتان، خانواده‌تان، دوستان‌تان، و مدیران‌تان را با رشد خود همسو کنید.
مرحله ۶: فعالیت زندگی
کارها و ابتکارات خود را برای دستیابی به اهداف زندگی اولویت‌گذاری کنید. از امروز برای رسیدن به فردا استفاده کنید.
بخش سوم: اندازه‌گیری زندگی
مرحله ۷: پایش زندگی
برای دستیابی به رسالت‌تان و رسیدن به اهداف‌تان داده و اطلاعات جمع‌آوری کنید و پایش کنید که به چه میزان به آنها نزدیک شده‌اید.
مرحله ۸: ارزیابی زندگی
فرصت‌ها، استعدادها، مهارت‌ها، دانش و شایستگی‌های جدید را ارزیابی کنید و از آنها غفلت نکنید.
مرحله ۹: تغییر زندگی
اگر می‌بینید که موانع و سرعت رشد شما کند شده است یا این مسیر همان مسیری نیست که باید ادامه دهید، مسیر دستیابی به رسالت‌تان و رسیدن به اهداف‌تان را تغییر دهید.
کارکرد ناب در برف
اکنون می‌خواهیم ببینیم چگونه می‌توانیم از سیستم مدیریت ناب که اتلاف را کاهش می‌دهد در جهت رشد فردی کمک گرفت. در بخش اول برنامه رشد فردی شما ارزش نهایی را تعریف می‌کنید که برای زندگی دارید. در این بخش شما رسالت و نقشه زندگی خود را تدوین و ترسیم می‌کنید. این بخش شامل اهداف بلند و میان‌مدت شما هستند. بلندمدت به معنی اهداف بالاتر از یک سال شامل ۲-۳ سال و میان‌مدت به معنی اهداف تا یک سال خواهد بود. با شفاف شدن این بخش شما بسیاری از کارها و فعالیت‌های خود را حذف می‌کنید که باعث اتلاف زمان، انرژی و منابع شما خواهد بود. این اولین قدم تغییر ناب خواهد بود: تمرکز.
بخش دوم برنامه رشد فردی شما مراحلی است که شما می‌توانید شاخص‌ها، همسویی و فعالیت‌های مرتبط با آنها را طرح‌ریزی کنید. در واقع، عملیاتی شدن رسالت و نقشه زندگی ما از طریق مراحل بخش دوم اتفاق خواهد افتاد و مهمترین مرحله فعالیت‌های روزانه ماست که اهداف کوتاه‌مدت روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی و نیم‌سال را خواهد داشت. در این مرحله، تمامی اتلاف‌های هفت‌گانه سیستم مدیریت ناب برای شما به کار گرفته می‌شود و شما با یک ارزیابی اولیه در هفته اول یا ماه اول می‌توانید میزان اتلاف و انحراف از اهداف میان و بلندمدت خود را بررسی و مشخص کنید.
در بخش سوم، که مراحل پایش، ارزیابی و تغییر خواهد بود گزارش اتلاف‌های شما براساس اتلاف‌های هفت‌گانه سنجش و پایش خواهد شد. اکنون می‌توانید ارزیابی کنید که در چه مواردی از اتلاف‌های هفت‌گانه بیشترین اتلاف را دارید و با یک ابتکار یا اقداماتی خلاقانه و نوآورانه دست به تغییر و بهبود آن بزنید. در یک مسیر مداوم و ملایم اگر این چرخه را بارها و بارها اجرا کنید می‌توانید اتلاف‌های خود را شناسایی، حذف یا بهبود و در نهایت ارزش‌آفرینی خود را افزایش دهید. ارزش‌آفرینی در برنامه رشد فردی با کاهش اتلاف فعالیت‌های روزانه به ما ریسک دستیابی به ارزش آینده را پایین می‌آورد.
تمرین تغییر
همین الان کاغذ و قلمی را بردارید و فعالیت‌های یک هفته گذشته خود را بررسی کنید. هر یک از فعالیت‌ها را براساس اتلاف هفت‌گانه ارزیابی و نشانه‌گذاری کنید. اکنون ببینید کدامیک از فعالیت‌ها قابل تغییر و بهبود هستند. البته از این تمرین می‌توانید برای ارزش‌آفرینی آینده نیز استفاده کنید. اگر رسالت و نقشه زندگی برای خود تدوین کرده‌اید ببینید کدامیک از این فعالیت‌ها وقت، انرژی و زمان شما را برای دستیابی به این آینده جدید تلف می‌کند. این فعالیت‌ها اولویت بالایی برای بازنگری خواهد داشت.
