کتابچه راهنمای دورکاری – با موفقیت – برای افراد، تیم‌ها و مدیران
با هم کار کنیم هر جا هستیم (که در سال ۲۰۱۸ منتشر شده است) با بررسی مزایایی که گزینه‌های انعطاف‌پذیر دورکاری می‌تواند برای کارمندان و مدیران فراهم کند. آینده کار اداری را به عهده می‌گیرد. این مهارت‌ها و ذهنیت لازم برای ظرفیت دورکاری – یا مدیریت از راه دور تیمی از کارمندان – و هم‌چنین فناوری را پیشنهاد می‌دهد که همه کارها را ممکن می‌کند. در حالی‌که به این زودی‌ها کار اداری کلاسیک منقرض نمی‌شود [و البته این روزها کرونا، این فرایند را تسریع خواهد کرد]، اما افراد بیشتری دورکاری را انتخاب می‌کنند. این یک کتاب راهنما برای آن‌ها است.
لیست ساترلند سخنران عمومی، نویسنده، کارآفرین و پادکستر است. او که یک کارمند دورکاری است، مدیر همکاری غول‌های اقتصادی نیز هست که کارگاه‌های آنلاین و حضوری را با هدف کمک به کار مردم از هر جایی دیگر فراهم می‌کند. این اولین کتاب اوست. کرستن جاننه-نلسون یک ویراستار مستقل و یک مشاور انتشار کتاب است. او با نویسندگان گسترده در ژانرهای مختلف کار کرده است، به ویژه به عنوان ویراستار و تصحیح‌کننده، از جمله همکاری از راه دور با نویسنده، لیست ساترلند.
این کتاب چه چیزی برای من دارد؟ برای کار یا مدیریت از راه دور آماده شوید.
در گذشته همه چیز حضوری و فیزیکی بود. این روزها، دلایل دور شدن غالباً و کاملاً عملی است. فناوری‌هایی مانند ویدئوکنفرانس و نرم‌افزارهای جلسات آنلاین – اگر بیشتر از این نباشد – به ما امکان عملکرد دفتر سیار را می‌دهد.
پس چرا هنوز هم تردید درباره‌ی دورکاری یا مدیریت از راه دور تیمِ کارمندان وجود دارد؟ برخی از کارمندان در مورد کاهش مزایا و امنیت شغلی ابراز نگرانی می‌کنند. و از طرف دیگر برخی از کارفرمایان اعنماد خود را از دست می‌دهند وقتی کارمندان را نبینند.
اگر صلاحیت‌های مورد نیاز برای برخی گزینه‌های دورکاری را شناسایی کنیم. می‌توانیم روی بهبود آن‌ها و ترکیب آن‌ها در روش کار و تعامل با دیگران تمرکز کنیم. این خلاصه‌کتاب نگاهی به آینده دورکاری و هم‌چنین دستیابی به مشکلات و نگرانی‌های مختلف کار با یکدیگر، در هر مکانی است.
در این خلاصه‌کتاب، یاد خواهید گرفت
- نحوه‌ی انطباق با بهترین شیوه‌های دورکاری؛
- چرا کارمندان دورکار اغلب برای یک شرکت مقرون به‌صرفه‌ترند؛ و
- چگونه می‌توان اعتماد را در تیمی از همکاران دورکار جلب کرد.
دورکاری می‌تواند بهره‌وری و تعامل را افزایش دهد.
به زمانی فکر کنید که به دنبال اولین کار خود بودید. شاید شما آرزو داشتید که در یک زمینه‌ی خاص، در یک شرکت خاص یا یک شهر خاص کار کنید. شاید هیجان شما به ارتباطات حرفه‌ای، رفاقت با همکاران یا احساس عضویت در یک گروه مهم و معنی‌دار گسترش یابد. و بعد پیداش کردی! شغلی که همه ویژگی‌ها را دارد.
شما هیجان‌زده شده‌اید. آماده‌ی گشت‌وگذار در دنیای شغلی‌تان هستید. روز اول کاری خود را آغاز کردید.
کلیدهای اتاق مخصوص خود را گرفتید و به اطراف نگاه کردید. بعضی چیزها عالی بودند، اما بعضی دیگر کاملاً با هم مطابقت نداشتند. هیچ کس یک رفت‌وآمد در ساعت شلوغ و گیر افتاده در ترافیک را عاشقانه نمی‌کند. هیچ کس به فکر استرس ناشی از تعطیلی روز کامل کار نیست. زیرا قرار بود که بین ساعت ۸ صبح تا ۲ بعدازظهر بیایید.
اغلب اوقات، کار در دفتر به عنوان مانعی برای دستیابی به شغل رؤیایی ما عمل می‌کند.
به طور فزاینده‌ای، مردم در حال تصمیم‌گیری هستند که مزایای دورکاری بیشتر از تجربه‌ی شغلی اداری سنتی است. دلایل مختلفی برای این امر وجود دارد. طبق نظرسنجی سال ۲۰۱۷ توسط فلکس‌جابز، ۷۶ درصد از پاسخ‌دهندگان گفتند که آن‌ها به دلیل «وقفه‌های کمتر از طرف همکاران»، دورکاری می‌کنند. هفتادوشش درصد «عوامل حواس‌پرتی کمتر» را دلیل افزایش بهره‌وری خود ذکر کرده‌اند. و ۷۰ درصد «کاهش استرس ناشی از رفت‌وآمد» را شامل می‌شوند.
مطالعه‌ای که در سال ۲۰۱۴ در مجله بازرگانی هاروارد ارائه شد. میزان بهره‌وری کارمندان مرکز تماس تلفنی دورکاری و یا در محل را برای وبسایت مسافرتی چینی سی‌تریپ [Ctrip] اندازه‌گیری کرد. نتایج بعد از نه ماه جالب بود! کسانی که دورکاری می‌کنند، ۱۳.۵ تماس بیشتر از کارمندان داخلی برقرار کرده‌اند. علاوه بر این، این بدان معنی است که کارکنانی که در خانه می‌مانند معادل یک روز اضافی در هفته کار می‌کنند.
یکی از تهیه‌کنندگان این مطالعه، نیکلاس بلوم، چند توضیح ممکن برای این موضوع ارائه داده است. بخشی از این جهش در بهره‌وری صرفاً به دلیل ساکت بودن اتاق نشیمن کارمندان و حواس‌پرتی کمتر در دفتر بود. نکته جالب‌تر این بود که کارمندان دورکار در طول زمان رفت‌وآمد موجود خود کار می‌کردند. و استراحت آن‌ها کوتاه‌تر و کمتر از همکاران محل زندگی آن‌ها بود. علاوه بر این، آن‌ها روزهای کسل‌کننده‌ی بسیار کمتری را داشتند. هر جا هستیم با هم کار کنیم
برخی از افراد واقعاً از شلوغی و دفتر کار فیزیکی شما لذت می‌برند. اما در واقع بسیاری از آن‌ها می‌دانند که مزایای دورکاری بسیار بیشتر به زندگی حرفه‌ای و شخصی آن‌ها می‌رسد.
ارائه پیشنهاد دورکاری انعطاف‌پذیر می‌تواند به وفاداری طولانی‌مدت و کاهش هزینه‌ها تبدیل شود.
فرض کنید شما مدیر هستید و یکی از اعضای تیم در مورد امکان دو روز دورکاری در هفته به شما پیشنهادی را می‌دهد. واکنش اولیه شما چه خواهد بود؟ آیا تعهد او را زیر سؤال می‌برید؟ به هر حال، به نظر می‌رسد که دیگران کاملاً خوشحال هستند که روز به روز به دفتر می‌آیند. یا سعی می‌کنید مزایای اجازه دادن به او را برای بهینه‌سازی تعادل بین زندگی و کار او نقش فعالانه‌تری پیدا کنید؟
علی‌رغم تردید برخی از کارفرمایان از دورکاری، شواهد موجود نشان می‌دهد سازمان‌هایی که از ارائه امکان دورکاری به کارمندان خود امتناع می‌ورزند، در نهایت رقابت آن‌ها را در درازمدت به خطر می‌اندازند.
هزینه‌ی استخدام یک کارمند کاملاً جدید معمولاً بسیار بیشتر از هزینه‌های نگهداری یک کارمند فعلی است. از این گذشته، هیچ‌گونه پردازش، آموزش یا موارد دیگری وجود ندارد.
نظرسنجی فوق‌العاده فلکس‌جابز ۲۰۱۷ نشان داد که ۶۲ درصد از پاسخ‌دهندگان اظهار داشتند که آن‌ها یا ترک کار کرده‌اند. یا در مورد ترک شغل از جایی فکر می‌کنند که تنظیمات کار انعطاف‌پذیر یا امکان‌پذیر نیست. نه تنها ۷۹ درصد اظهار داشتند كه چنین توافقاتی باعث وفاداری بیشتر آن‌ها به كارفرمایان می‌شود. بلكه ۷۳ درصد نیز معتقدند كه این امر منجر به ایجاد روابط بهتر با رئیس و همكاران‌شان خواهد شد. بنابراین اگر می‌خواهید کارمندان خود را حفظ کنید و در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. پیشنهاد دورکاری، کاری بی‌فایده‌ای به نظر نمی‌رسد. هر جا هستیم با هم کار کنیم
با چنین اعداد تعیین‌کننده‌ای به نفع انعطاف‌پذیری کار، چه چیز دیگری برای شمای کارفرما وجود دارد؟ خُب، اگر تعداد قابل‌توجهی از کارکنان دورکاری کنند. دیگر نیازی به داشتن چنین فضای اداری وسیعی، یا حتی اصلاً نیاز به فضای فیزیکی نیست. گلوبال ورکپلیس آنالیتیکس [Global Workplace Analytics] صرفه‌جویی سالانه در هزینه‌های املاک و مستغلات – به عبارت دیگر اجاره – را برای هر کارمند دورکار تمام وقت با حدود ۱۰,۰۰۰ دلار مشاهده می‌کند. ناگهان آن عقب‌نشینی‌های سالانه‌ی تیم‌سازی بسیار مقرون به‌صرفه‌تر به نظر می‌رسند.
سرانجام، اگر هدف شما این است که بهترین تیم را از بهترین کاندیداهای موجود جمع کنید. ممکن است دریابید که استعدادهای متخصص فقط در شعاع ۲۰ کیلومتری قرار ندارند. آدریانا ولا، بنیانگذار نانو تک‌نکسوس [NanoTecNexus]، فقط با این موضوع روبرو شد. راه‌حل او چه بود؟ استقبال از گزینه‌ی دورکاری با آغوش باز. ولا برای دورکاری کارشناسانی در فناوری نانو مستقر در ایالات متحده و کانادا استخدام کرد.
تمرکز روی نتایج، به جای زمان صرف‌شده، می‌تواند به کاهش نگرانی‌های مربوط به بهره‌وری کارمندان دورکار کمک کند.
شما سخت‌کوش هستید و همه این را می‌دانند. به دفتر می‌رسید، پشت میز خود می‌نشینید و تا ناهار آنجا می‌مانید. در واقع، پشت میز خود غذا می‌خورید، پس از صرف ناهار نیز آنجا می‌مانید. سر خود را پایین می‌اندازید، و با تلاشی خستگی‌ناپذیر کار می‌کنید تا ساعت ۵ عصر برسد.
همانطورکه ژاکت خود را می‌پوشید و خداحافظی می‌کنید ذهن مدیرتان را می‌خوانید که «چه کارمند سخت‌کوش و فداکاری دارم!». و بعد خود را در حال رانندگی در اتوبان می‌یابید که با موهای خود بازی می‌کنید و از موسیقی راک منفجر می‌شوید.
این یک داستان آشنا است، با جزئیاتِ چندی که بیان می‌کنید. اما اگر در تمام مدت واقعاً کار نمی‌کنید، چه می‌کنید؟ اگر شما یک استاد بدل‌کاری باشید، چه می‌کنید؟ اگر کل مدت مشغولیات خود را پیگیری می‌کنید، در واقع نت‌فلکس خود را دوباره سازمان می‌دهید؟ تا به حال برای شما اتفاق افتاده است؟ هر جا هستیم با هم کار کنیم
برخی از مدیران نگران این موضوع‌‌اند نتوانند کارمندان خود را ببینند که پشت میز کارشان سخت کار می‌کنند، به این معنی است که ممکن است اصلاً کار نکنند. این احساس قارچی وقتی افراد مشابهی را در خانه بدون نظارت قلمداد می‌کند که از نگاه چشمِ عقابی مدیریت در امان باشند. بنابراین چگونه هر دو طرف می‌توانند یک رابطه‌ی کاری مولد و صادقانه را تضمین کنند در حالی که همه‌ی اینها از راه دور انجام می‌شود؟
در مورد نظارت بر بهره‌وری کارمندان دورکار، دو راه اصلی وجود دارد.
نرم‌افزار پایش، علی‌رغم بی‌اعتمادی که می‌تواند ایجاد کند، یک راهکار جذاب برای برخی از مدیران است. این می‌تواند شامل صفحه‌ی داشبورد، ردیابی کلیک کردن‌ها و حتی بعضی اوقات حتی یک دوربین واقعی در اتاق باشد. اما این نوع نظارت دارای اشکالات واضحی است. کارآفرین بارت ون لون هشدار می‌دهد که چنین روش‌های کنترلی نتیجه‌ی مثبتی ندارند و می‌توانند به مرور زمان نتایج کمتری را به دنبال داشته باشند. به عنوان مثال، اگر کارمندی خود را موظف بداند که دائماً در محل کار خود حضور یابد و ظاهر شود، برخی از فرایندها یا وظایفی که از مشورت دقیق‌تری بهره‌مند می‌شوند، می‌تواند با عجله انجام شود.
امکان دیگر این است که اهداف کاملاً منطبق بر ذهنیتِ زمان‌محوری را به نتیجه‌گرایی تغییر دهید. با تمرکز بر همکاری‌هایمان درمورد اهداف مشخص و قابل دستیابی – حتی اگر در زمان‌های مختلف انجام شود – می‌توانیم پیشرفت را در زمان واقعی ردیابی، اولویت‌ها را تعیین، و متناسب با آن‌ها تفویض اختیار کنیم. این امر باعث ایجاد اعتماد و شفافیت، نه تنها بین مدیران و کارمندان بلکه در بین همه‌ی همکاران نیز می‌شود.
اساساً، صرف نظر از اینکه آیا بعدازظهر خود را به بحث و گفت‌وگو بین رام و فیلم‌های علمی-تخیلی می‌پردازید، این سؤال بی‌ربطی است که «آیا شما سخت کار می‌کنید یا کارِ سخت می‌کنید؟» اما این پرسش برای کارهای ناتمام و نه برای آزمایش اخلاق کاری شما بعد از ناهار محفوظ است. هر جا هستیم با هم کار کنیم
قبل از روی آوردن به دورکاری، ابتدا ارزیابی کنید که آیا مهارت‌های ارتباطی لازم، اخلاق کاری و مبانی فنآوری را دارید یا خیر.
تصور کنید که شما یک نانوا هستید و آرزوی مادام العمر شما این است که نانوایی خود را افتتاح کنید. مطمئناً، شما می‌دانید که چگونه پخت کنید، اما آیا این تنها چیزی است که برای موفقیت لازم دارید؟ خُب، شما ممکن است به مکانی برای پخت و فروش کالاهای خود نیاز داشته باشید. در این فضا، شما ممکن است به برخی تجهیزات – اجاق گاز، شاید کاسه، مواد اولیه – و چیزهایی نیاز داشته باشید که هر روز به طرز جادویی در نانوایی‌ای وجود داشت که قبلاً در آن کار می‌کردید، اما این موارد به طور خودکار با امضای قرارداد اجاره جدید به دست نمی‌آیند.
هنگام تغییر موقعیت از محل کار قبلی به محل کار در اتاق نشیمن، همین موارد وجود دارد.
دورکاری تصمیم بزرگی است و اگرچه موانعی غیرمنتظره‌ای وجود دارد، اما برای شروع نیز چند مورد غیر‌قابل‌مذاکره وجود دارد.
اول اینکه، ارتباطات دورکاری – در صورت وجود – بسیار کمتر از ارتباطات رو-در-رو و حضوری شما خواهد بود. در حالی که روش‌هایی برای ایجاد فرصت‌هایی برای تفریح مجازی وجود دارد، بیشتر تماس‌ها به صورت متنی انجام می‌شود. بنابراین باید بتوانید در ایمیل‌ها و برنامه‌های پیام فوری خود را به وضوح و با دقت بیان کنید. هم‌چنین، بهتر است ارزیابی کنید که آیا مهارت تایپ شما به اندازه کافی بالا است یا نه. رویکرد انگشتی و نوک زدن برای تایپ سرعت همه چیز را کاهش می‌دهد.
بعد، موفقیت شما به عنوان یک کارمند دورکار به آزادی و استقلال بستگی دارد. شما باید بتوانید زمان خود را سازماندهی کنید و وظایف خود را به طور مستقل انجام دهید. تیم‌ها برای قابلیت اطمینان بسیار مهم هستند، اما هم‌چنین شخصی که می‌تواند انتقاد کند، مایل به ارائه بازخورد سازنده به دیگران است.
سرانجام، مهم است که در فناوری با کیفیت بالا سرمایه‌گذاری و بتوانید از آن نیز استفاده کنید. این امر هم برای افراد و هم برای شرکت‌هایی صدق می‌کند که به دنبال افزودن گزینه‌ی دورکاری هستند. بدیهی است که شما به یک کامپیوتر با تنظیم وب‌کم و تلفن و هم‌چنین دسترسی به پرونده‌های خود نیاز خواهید داشت. بعد از همه‌ی اینها، یک اتصال اینترنتی قابل اعتماد لازم است. یافتن فضایی با حداقل سر و صدای پس زمینه، کیفیت مکالمات تصویری و صوتی شما را بهبود می‌بخشد و هم‌چنین به ایجاد یک محیط کاری با حواس‌پرتی کم کمک می‌کند. هر جا هستیم با هم کار کنیم
پس از رفع این مشکلات، اطمینان حاصل کنید که فن کافی را برای انجام ارتباطات ویدئویی اساسی دارید. آیا میکروفن شما روشن است؟ چرا فیلم شما کار نمی‌کند؟ راحت بودن با این ابزارها به معنای دانستن این است که اگر چیزی درست نیست باید بررسی کنید و اگر واقعاً گیر کرده‌اید باید از چه کسی کمک بخواهید.
انتقال تیم شما به دورکاری باید به صورت تدریجی و قابل‌اندازه‌گیری انجام شود.
شاید شما واقعاً یک فرد معتاد به کار هستید، و برای شما متوقف کردن کار دشوارتر از شروع کار است. یک روز دیگر از پَس روزی دیگر می‌رسد و هر روز صبح قهوه باقی‌مانده دیروز را گرم می‌کنید و رفت‌وآمد به پشت میز کار خود را ماهرانه طی می‌کنید.
در قهوه یک روزه هیچ مشکلی وجود ندارد، اما عدم ایجاد یک روال منظم‌تر می‌تواند منجر به پرکاری شود. هم‌چنین می‌تواند باعث حواس‌پرتی اضافی شود. به عنوان مثال، افرادی که با آن‌ها زندگی می‌کنید ممکن است از کار و زمان عدم شناخت خود اطلاع نداشته باشند. در حالی که برخی از ابرقهرمانان در خارج وجود دارد، اکثر مردم تمرکز با کودک دو ساله خود را در اتاق دشوارتر می‌دانند.
هنگامی که دورکاری می‌کنید، تمرکز کنید و به یاد داشته باشید که باید به وضوح با تیم خود ارتباط برقرار کنید.
محققان دانشگاه استنفورد تحقیقی را انجام دادند و در ابتدا به دنبال یافتن منبع بهره‌وری چندوظیفهای بود. از کجا آمده است؟ به طرز شگفت‌انگیزی، نتایج نشان داد که چندوظیفهای در واقع عملکرد بدتری نسبت به افرادی داشت که فقط می‌توانند بر روی وظیفه مورد نظر تمرکز کنند. به گفته‌ی نویسندگان این مطالعه، شرکت‌کنندگان در چند وظیفه نمی‌توانند روی جزئیات مربوط به وظیفه خود تمرکز کنند و حواس‌شان پرت می‌شوند. به عبارت دیگر، چندوظیفهای برای بهره‌وری مضر است. شما باید تمرکز کنید. اما چگونه؟
یک راه‌حل ساده این است که اطمینان حاصل کنید که هرگونه ایمیل و تلفن غیرضروری خاموش شده‌اند. برخی موارد مهم هستند، اما هشدارهای دیگر می‌توانند منتظر بمانند. برای کمک به این موضوع، می‌توانید در مورد برخی از قوانین اساسی با اعضای تیم خود تصمیم بگیرید، مانند اینکه فقط در هر ساعت به سؤالات یا ایمیل‌های با اولویت بالا پاسخ دهید.
در مرحله‌ی بعدی، با کاهش وظایف خود به سه بار در هر زمان، می‌توانید بر تولید نتایج با کیفیت تمرکز کنید و نه اینکه عجله کنید تا فهرست بی‌پایانی از وظایف این هفته را پشت سر بگذارید. ایده‌ی دیگر این است که بفهمید چه زمانی و کجا بهترین کار را می‌کنید و آن را در برنامه‌ی خود بگنجانید. آیا شما صبح پرانرژی هستید؟ کارهای دشوار خود را برای آن برنامه‌ریزی کنید. بعد از ناهار چطور؟ بعضی از آن‌ها را برای بعد از چرت بعدازظهر ذخیره کنید. هر جا هستیم با هم کار کنیم
هنگام کار با دیگران، یک عمل ارزشمند «کار با صدای بلند» است. به عنوان مثال، اگر تیم شما از یک ابزار همکاری مانند ترلو [Trello] استفاده می‌کند، همه می‌توانند زمان انجام یک کار را ببینند. این می‌تواند به تقویت اعتماد در بین همکاران و هم‌چنین انگیزه‌ی متقابل کمک کند. سرانجام، برای ایمیل‌ها، هر نکته یا سؤال را – با تعداد یا امتیاز – روشن کنید تا بتوانید به همان اندازه سازمان‌یافته به آن‌ها پاسخ دهید.
همه این کارها را انجام دهید، و در مسیر یک کارمند دورکار مولّد قدم بردارید.
هنگام استخدام کارمندان دورکار، مهارت‌های مربوطه‌ی آن‌ها را در مصاحبه آزمایش کنید و سپس یک فرایند پردازش مؤثر را طراحی کنید.
به عنوان یک مدیر، ممکن است نگران باشید چه اتفاقی می‌افتد اگر تیم خود را از زیر بینی خود بیرون بیاورید. در حقیقت، در یک نظرسنجی، ۷۰ درصد از مدیران گفتند که بیشترین ترس آن‌ها در مورد مدیریت کارمندان از راه دور مربوط به بهره‌وری، پاسخگویی و قابلیت دسترسی است. با این حال، بعد از تجربه‌ی عملی، همان مدیران گفتند که دشوارترین مورد درباره‌ی مدیریت از راه دور ارتباطات است. بهره‌وری در نهایت به مراتب کمتر از آنچه که از آن ترسیده بودند به وجود آمد.
این به ما چه می‌گوید؟ خُب، این نشان می‌دهد که مدیریت از راه دور یک تیم ممکن است دقیقاً طبق برنامه پیش نرود. بنابراین مهم است که تیم خود را به آهستگی به محل کار از راه دور منتقل کنید. با هم کار کنیم
اگر بعضی یا همه تیم شما در حال تغییر از یک کار کاملاً حضوری و مشترک به دورکاری هستند، این احتمال وجود دارد که این فرایند فراتر از بررسی عملکرد وب‌کم برای همه باشد. بنابراین، انتقال به آرامی از نظر دو طرف مفید است. بعد از هر مرحله، نحوه‌ی کار را ارزیابی کنید. به عنوان مثال، به جای اینکه مستقیماً از یک اداره به یک دورکاری دیگر بروید، می‌توانید با یک یا دو کارمند شروع کنید و سپس ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی مؤثر نیست. حتماً با کارمندان داخل خانه چک کنید تا نظر آن‌ها درباره روند کار را بشنوید. به این ترتیب، شما این فرصت را دارید که قبل از اضافه کردن سایر کارمندان یا افزایش تعداد روزهای دورکاری، اول، فرایندها، شیوه‌نامه‌ها و دستگاه‌ها را بهینه کنید.
بعضی از تیم‌ها ممکن است به هیچ وجه انتقال را انجام ندهند. اما «تنظیم اولین راه‌اندازی» را برای زمان‌هایی ایجاد می‌کنند که مسافرت، آب‌وهوا یا سایر گیرهای غیرمنتظره‌ی افراد را مجبور به کار در خانه می‌کنند. به عنوان مثال، اگر خودرو یکی از کارمندان کار نمی‌کند، و او مجبور به حضور در یک کنفرانس به مدت یک هفته به خارج از کشور برود. می‌توانید از قبل مطمئن شوید که او هنوز هم می‌تواند به طور مؤثر از خانه یا خارج از کشور کار کند. هر جا هستیم با هم کار کنیم
از منظر مدیریتی، اختصاص دادن زمان برای انتقال دقیق به گزینه‌ای از راه دور این فرصت را نیز فراهم می‌کند تا ببینید آیا کارمند شما از مهارت‌های سازمانی مناسب برای موفقیت در چنین فضایی برخوردار است یا خیر. به عبارت دیگر، اگر متوجه شوید که وی در برقراری ارتباط با برخی ایده‌ها در نوشتن مشکل دارد. یا در تلاش است تا کارهای روزانه خود را به اندازه‌ی کارهای دفتری انجام دهد. این گزینه را دارید که قبل از تعهد نسبت به این گزینه کار کنید یا کاملاً علیه آن جدی‌تر تصمیم بگیرید.
بیشتر مزایای سایت به راحتی می‌توانند با مزایای آنلاین سازگار شوند.
اگر می‌خواستید یک ویولونیست را برای رفتن به تور با یک ارکستر سمفونیک نخبه استخدام کنید. چه سؤالاتی را در مصاحبه از او می‌پرسیدید؟ «آیا ویولن می‌نوازی؟» احتمالاً فوراً پاسخ می‌دهد: «بله»! اما فقط برای اطمینان بیشتر، احتمالاً درخواست می‌کنید که او مهارت‌های خود را نشان دهد. به هر حال، این یک موقعیت مبتنی بر عملکرد است و اگر او بتواند خوب بنوازد، می‌تواند استخدام شود.
با این حال، اغلب در هنگام استخدام کارمندان جدید در یک شرکت، کمتر چنین شیوه‌هایی را به ویژه برای کارمندان دورکار می‌توان در نظر گرفت. همانطورکه ممکن است متقاضی که مایکروسافت اکسل را تحت عنوان «مهارت‌های رایانه‌ای» در رزومه‌ی خود ذکر می‌کند. در واقع قادر به استفاده از صفحات گسترده به روشی معنادار نباشد، حداقل صلاحیت‌های اساسی مورد نیاز برای یک کارمند دورکار موفق اغلب توسط داوطلب ادعا می‌شود اما در طول مصاحبه‌ها تأیید نمی‌شود. با هم کار کنیم
وبسایت ریموت دات کام [Remote.com] از ۸۵ شرکت نحوه‌ی مصاحبه با کارمندان بالقوه دورکار را پرسید. و ۸۴ نفر از آن‌ها پاسخ دادند که فرمول مشابه موقعیت‌های حضوری را استفاده می‌کنند، همراه با تماس ویدیویی.
راه بهتری وجود دارد؟
رابرت روگ، بنیانگذار وبسایت ترجمه مستقل، زینگ‌ورد [Zingword]، مصاحبه را فرصتی برای آزمایش مهارت‌های ارتباطی و هم‌چنین استعداد فنی یک نامزد می‌داند. اگر برای موقعیت دورکاری مصاحبه کردید، ابزارهای مختلفی را که وی به طور منظم باید از آن‌ها استفاده کند، در این فرایند قرار دهید. سپس می‌توانید ارزیابی کنید که وی در استفاده از ایمیل، ویدئوکنفرانس و برنامه‌های خاص تیم شما چقدر راحت است. برخی از سؤالات شما حتی ممکن است مربوط به تجربه دورکاری باشد. و نحوه‌ی پاسخ او می‌تواند به شما چیزهای زیادی در مورد نحوه‌ی کارش بگوید.
گام بعدی تبدیل انتظارات شما از یک کارمند جدید به یک برنامه خاص و واقع‌گرایانه برای کمک به او در شروع کار است. چنین برنامه‌ای ممکن است شبیه این باشد. پس از استقبال گرم، او را به بقیه‌ی اعضای تیم معرفی کنید. و سپس ابزار و مواد لازم برای شروع کار را در اختیار او قرار دهید. به عنوان مثال، در ناسا، جایی که کارمندان داخلی دورکار با فضانوردان در ایستگاه فضایی بین‌المللی همکاری می‌کنند. آن‌ها هر دانشمند جدید را با یک شخص خاص – در مورد آن‌ها، کارکنان پشتیبانی – متصل می‌کنند که در هنگام آموزش موارد مهم برای پاسخ به هر گونه سؤال در دسترس است.
در کل، با توجه به هزینه‌های استخدام، جای تعجب است. که بسیاری از کسب‌وکارها از ایجاد یک طرح دقیق برای استخدام‌های جدید، از راه دور یا حضوری، غافل می‌شوند. حتی اگر این امر به نظر واضح برسد.
اگر پشت میز خود نشسته‌اید و در مورد گزارشی که مشغول تهیه آن هستید سؤالی دارید، چه کاری انجام می‌دهید؟ با فرض اینکه میز کار شما در ساختمان همکار شما قرار دارد، می‌توانید پیاده‌روی کنید و خودتان از او سؤال کنید. اما اگر در شهرها، کشورها یا حتی مناطق مختلفی باشید چطور؟ به نظر می‌رسد مشکل بزرگی است. اما واقعاً اینگونه نیست. این فقط به برقراری ارتباط مکرر از طریق کانال‌های موجود، از جمله تلفن، ایمیل، تماس ویدیویی یا برنامه‌هایی مانند اسکایپ نیاز دارد. با هم کار کنیم
در بسیاری از موارد، دسترسی به کارمندان از راه دور در مقایسه با همکاران مستقر در آن‌ها آسان‌تر است. و بخشی از کار در هر مکان به معنای برقراری ارتباط واضح با همکاران در مورد زمان و چگونگی تماس با شما است.
حتی ممکن است اعضای تیم از راه دور، هرچند مجازی، دیدن چهره را بیشتر داشته باشند. یک مطالعه اندازه‌گیری کرد که کارمندان شرکت بیوتکنولوژی جنن‌تک چگونه می‌توانند در صندلی‌های خود پیدا شوند. به نظر می‌رسد که بین ساعت ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر – ساعات عادی اداری – کارمندان جنن‌تک ۸۰ درصد مواقع در جای دیگری بوده‌اند. اکنون می‌توانید بپرسید چه کسی چنین بازی عظیم صندلی‌ها را ترتیب داده است. با این حال، یک سؤال قانع‌کننده‌تر این گونه خواهد بود که اگر افراد زیادی در طول روز جایی پیدا نشوند. چگونه کسی می‌تواند شخص دیگری را پیدا کند. هر جا هستیم با هم کار کنیم
البته ایجاد یک رابطه آنلاین با همکاران زمان‌بر است. و این احتمال وجود دارد که به هر شکلی از متن سوءتفاهم به وجود آید. دلیل بیشتری برای برقراری تماس‌های ویدئویی مکرر آنلاین است تا اعضای تیم فرصت‌های منظمی برای تعامل و گفت‌وگو با یکدیگر داشته باشند.
یکی از این نمونه‌ها برگزاری استندآپ‌های دوره‌ای است. همانطورکه در مکان‌های مشترک اداری معمول است. در این استندآپ‌ها، به صورت مجازی یا حضوری، اعضای تیم به نوبت کارهایی را که دیروز انجام داده‌اند، امروز روی چه چیزی کار می‌کنند. و در طول مسیر با چه موضوعاتی روبرو می‌شوند، به اشتراک می‌گذارند. از آنجا که می‌توان آن‌ها را ضبط کرد. هر کسی که در غیر این صورت در هنگام ایستادن درگیر شود می‌تواند بعداً از آنچه از دست داده است مطلع شود و حتی پاسخ دهد. با هم کار کنیم
روش دیگر برای گردهم آوردن افراد – هر هفته یا هر هفته دیگر – برگزاری جلسات گذشته‌نگر است. برای جدا کردن وظایف روزانه فرد، از نحوه‌ی کار کل تیم به طور کامل کاسته می‌شود. در جلسات گذشته‌نگر بازخورد تعیین شده است. بنابراین آن‌ها هم‌چنین زمان مناسب برای بروز هر گونه تعارض است که باید در یک محیط سازنده برطرف شود.
خلاصه نهایی
کار با هم در هر مکان دیگر برای افراد منتخب گزینه‌ی دیگری نیست. و شرکت‌هایی که به دنبال ماندگاری با وقت هستند بهتر است از گزینه‌ی دورکاری استفاده کنند. و نحوه‌ی انطباق آن با چشم‌انداز و اهداف خود را بررسی کنند. برای افرادی که برای انجام جهش کاملاً آماده نیستند، این را در نظر بگیرید. بخش بزرگی از کارهایی که این روزها در یک دفتر کار سنتی انجام می‌شود، در واقع کارهای دورافتاده‌ای است. حتی اگر این کارها در محل انجام شود. با هم کار کنیم
مشق تغییر
بازخورد مکرر دارای مزایای فوری و بلندمدت است.
حلقه‌های بازخورد برنامه‌ریزی‌شده و منظم را با تیم خود ایجاد کنید. و پیش از موعد در مورد چارجوب‌ها تصمیم بگیرید. همکاران می‌توانند در مورد پیشرفت حاصل‌شده در یک محیط ارتباطی، انتقادات صوتی و پرسش‌های خود را مطرح کنند. این امر نه تنها برای اطمینان از انجام وظیفه انجام‌شده به کیفیت نتیجه‌ی حاصله ضروری است. بلکه روابط بین اعضای تیم را نیز تقویت می‌کند. هر چقدر راحت‌تر و سریع‌تر هر یک از افراد در حال کار و صحبت با دیگران باشند، تیم بهتری را پیش رو خواهید داشت. با هم کار کنیم
شما می‌توانید این کتاب را از سایت آمازون دریافت کنید.
