ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟
برنامه ریزی و تصمیم گیری از ارکان وظایف مدیران و رهبران در تمامی سطوح سازمانی است. انسان‌ها در زندگی اجتماعی خود همواره با دو پدیده ذاتاً متناقض مواجه بوده‌اند. این دو پدیده عبارتند از: خواسته‌ها یا نیازهای نامحدود و منابع یا امکانات محدود. به همین منظور به ابزاری نیاز است تا بتوان بین این دو پدیده آشتی برقرار نمود. برنامه‌ریزی ابزاری است که می‌تواند با اولویت‌بندی نیازها و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود، بین این دو پدیده تعادل برقرار کند.
برنامه ریزی شامل تعیین اهداف و مقاصد سازمان، و تعیین استراتژی‌ها برای دستیابی به این اهداف است. هم‌چنین ایجاد سلسله مراتب جامع از برنامه‌ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیت‌هاست. به عبارت دیگر، برنامه ریزی هم با نتایج (چه کاری انجام شود) و هم راه‌ها (چگونه انجام شود) سروکار دارد.
برنامه ریزی عبارت از تعیین اهداف سازمان‌ها و راه‌های دستیابی به آنها است. برنامه نقش‌هایی است که نحوه تخصیص منابع، برنامه‌های اجرایی و سایر فعالیت‌های ضروری برای دستیابی به اهداف را روشن می‌سازد.
برنامه ریزی، غلبه بر عدم اطمینان از طریق تنظیم رشته‌های عملی برای دستیابی به نتایج مشخص شده است.
اهداف برنامه ریزی
به طور کلی می‌توان اهداف برنامه‌ریزی را در موارد زیر برشمرد.
کوشش هماهنگ
برنامه‌ریزی، کوشش هماهنگی را ایجاد می‌کند و به مدیران و کارکنان جهت می‌دهد. وقتی کارکنان می‌دانند که سازمان به کجا می‌رود و باید چه کمکی برای رسیدن به اهداف انجام دهند، آنها می‌توانند فعالیت‌هایشان را هماهنگ کرده و با یکدیگر همکاری نموده و در تیم‌ها فعالیت نمایند. بدون برنامه‌ریزی، واحدها با اهداف متقاطع کار می‌کنند و سازمان از حرکت بسوی تحقق اهداف مؤثر باز خواهد ماند.
آینده‌نگری
برنامه‌ریزی، مدیران را در نگاه به آینده یاری می‌دهد، تغییر را پیش‌بینی نموده، تأثیر واکنش‌های مناسب را در نظر گرفته و عدم اطمینان را کاهش می‌دهد. برنامه‌ریزی هم‌چنین پیامدهای اقدامات مدیران را که ممکن است در واکنش به تغییر نشان دهند، روشن می‌سازد.
کاهش اتلاف
برنامه‌ریزی، هرز رفتن و «همپوشی» وظایف را کاهش می‌دهد. وقتی نتایج و راه‌ها روشن باشد، عدم کارآیی آشکار می‌شود.
نظارت استاندارد
برنامه‌ریزی، اهداف و استانداردهایی را تعیین می‌کند که در کنترل مورد استفاده قرار می‌گیرد. در برنامه‌ریزی، اهداف تعیین می‌شوند و در وظیفه کنترل، عملکرد واقعی با اهداف مقایسه می‌گردند و هر انحراف معنی‌داری شناسایی می‌شود و اقدام اصلاحی ضروری انجام می‌گیرد. بدون برنامه‌ریزی راهی برای کنترل وجود ندارد.
سه سطح برنامه‌ها وویژگی‌های آنها
در یک تقسیم‌بندی کلی برنامه‌ها را می‌توان به سه سطح تقسیم نمود. برای تبیین ویژگی‌های این برنامه‌ها، می‌توانیم مقایسه‌ای بین آنها انجام داد.
برنامه ریزی اثربخش زمانی تحقق می‌یابد که هماهنگی و ارتباط منطقی و مناسبی بین سطوح مختلف برنامه‌ها ایجاد شود. این هماهنگی می‌تواند «از بالا به پایین» یا «از پایین به بالا» باشد. ارتباط و هماهنگی از بالا به پایین زمانی رخ می‌دهد که مدیران در هر سطح، خطوط راهنمایی را برای زیردستان خود روشن می‌سازند؛ ضمن آنکه این هماهنگی با سایر برنامه‌ها، همچون بیانیه‌های اهداف یا ماموریت و دسترسی به منابع برای دستیابی به موفقیت صورت می‌گیرد.
علاوه بر آن، یک زنجیره هدف- وسیله ایجاد می‌شود که هر سطح وسیله‌ای برای دستیابی به اهداف سطح بالاتر تلقی می‌شود. ارتباطات و هماهنگی از پایین به بالا نیز روشی است که مدیران اطلاعات را با توجه به ظرفیت و توانایی واحدهای سازمانی خود در تنظیم برنامه‌ها مورد استفاده قرار می‌دهند.
برنامه‌های استراتژیک یا بلندمدت
دستیابی به اهداف سازمان از طریق روابط بلندمدت بین سازمان و محیط آن و دستیابی به منابع کلیدی را در بر دارد. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران کل و رؤسای واحدها است. افق زمانی این گونه برنامه‌ها یک تا ده سال یا بیش از ده سال است.
برنامه‌های میانی یا میان مدت
جهت دادن و تخصیص منابع میان واحدهای اصلی و فرعی برای شفافیت اهداف و ایجاد هماهنگی است. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران میانی است که با یکدیگر و هم‌چنین با تیم‌های واحدشان کار می‌کنند. افق زمانی این برنامه‌ها شش ماه تا دو سال است.
برنامه‌های عملیاتی یا کوتاه مدت
انجام وظایف با استفاده از منابع در دسترس برای کمک به اهداف واحد سازمانی است. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران واحد عملیاتی و سرپرستان خواهد بود. افق زمانی این برنامه‌ها از چند ساعت تا یک سال است.
دو عنصر مهم برنامه ریزی و تصمیم گیری
با توجه به دیدگاه‌های ارائه شده، عناصر مختلفی را می‌توان برای برنامه ریزی بیان کرد که در این میان دو عنصر مهم در برنامه‌ریزی از اهمیت بیشتری برخوردارند.
هدف
هدف، خروجی‌های (نتایج) مطلوب برای افراد، گروه‌ها و کل سازمان است. جهت کلی و معیارهای ارزیابی عملکرد کسب و کار را فراهم می‌کند.
برنامه‌ها
مستنداتی که نحوه دسترسی به اهداف را به طور فهرست‌وار بیان می‌کنند. این که منابع به طور مطلوب تخصیص داده شوند. و برنامه زمان‌بندی شده برای انجام فعالیت‌ها تدوین گردد.
سه مرحله برنامه ریزی و تصمیم گیری
در مجموع، فرایند برنامه ریزی و تصمیم گیری با توجه به عناصر بیان شده دارای سه مرحله به شرح زیر است.
مأموریت سازمانی
بیانیه‌ای کلی که فلسفه‌های وجودی کسب‌وکار را تشریح می‌کند و اهداف سازمان باید براساس آن بنا شود (عنوان هر سازمان بیانگر ماموریت هر سازمان است). بیانیه مأموریت مشخص می‌کند که محصولات و مشتریان چه هستند و چگونه شرکت یا سازمان مورد نظر از سایر رقبا یا سازمان‌ها متمایز می‌شود.
شکل‌دهی استراتژی
مدیران در این مرحله ضمن تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان و تهدیدات و فرصت‌های محیطی، استراتژی‌هایی را مشخص می‌سازند که برای دستیابی به مأموریت تعیین شده مورد نیاز است.
اجرای استراتژی
مدیران باید تصمیم بگیرند که چگونه منابع سازمان را بین گروه‌ها و واحدهای مختلف سازمانی تخصیص دهند. به گونه‌ای که از دستیابی به استراتژی موردنظر اطمینان حاصل شود.
براساس این مراحل سه‌گانه ابتدا بایستی مأموریت سازمان تدوین شود. و سپس استراتژی متناسب با آن مشخص گردد. و با استفاده از شیوه‌های برنامه‌ریزی، این استراتژی‌ها به اجرا درآید.
مدیر در نقش یک برنامه‌ریز
مدیر در نقش یک برنامه‌ریز بایستی اهداف سازمانی را تعریف نموده و استراتژی‌های کلی برای دستیابی به این اهداف را مشخص کند و نهایتاً یک مجموعه‌ای از برنامه‌ها را برای تلفیق و هماهنگی فعالیت‌های سازمانی به طور جامع ایجاد کند. بنابراین مدیران همواره باید نسبت به انتخاب گزینه‌ها و برنامه‌ها اقدام به تصمیم‌گیری نمایند.
افراد دارای پنج سبک اساسی تصمیم‌گیری هستند. این سبک‌ها عبارتند از: قاطع، سلسله‌مراتبی، منعطف، ترکیبی و نظام‌یافته. این سبک‌های پنج‌گانه تصمیم گیری را می‌توان در قالب دو گروه تقسیم‌بندی کرد.
سبک تصمیم‌گیری محدود شده
تصمیم‌گیرنده تعداد منابع ورودی (گردآوری داده‌ها) و تعداد راهکارهای ممکن برای حل مشکل را در قالب مواردی محدود مورد ملاحظه قرار می‌دهد.
سبک تصمیم‌گیری جامع
تصمیم‌گیرنده تلاش‌هایی می‌کند تا از منابع ورودی بسیار زیاد (منابع اطلاعاتی متنوع) تا حدی که امکان آن وجود داشته باشد، استفاده نماید. و طیف وسیعی از راهکارهای بالقوه برای حل مشکل را مورد توجه قرار دهد.
