Clicky
  1. خانه
  2. مقالات
  3. رهبری
  4. برنامه ریزی و تصمیم گیری

برنامه ریزی و تصمیم گیری

برنامه ریزی و تصمیم گیری
بازدید : 3,520

برنامه ریزی و تصمیم گیری

5/5 - (2 امتیاز)

ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

برنامه ریزی و تصمیم گیری از ارکان وظایف مدیران و رهبران در تمامی سطوح سازمانی است. انسان‌ها در زندگی اجتماعی خود همواره با دو پدیده ذاتاً متناقض مواجه بوده­‌اند. این دو پدیده عبارتند از: خواسته­‌ها یا نیازهای نامحدود و منابع یا امکانات محدود. به همین منظور به ابزاری نیاز است تا بتوان بین این دو پدیده آشتی برقرار نمود. برنامه­‌ریزی ابزاری است که می­‌تواند با اولویت­‌بندی نیازها و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود، بین این دو پدیده تعادل برقرار کند.

 

برنامه­ ریزی شامل تعیین اهداف و مقاصد سازمان، و تعیین استراتژی­‌ها برای دستیابی به این اهداف است. هم‌چنین ایجاد سلسله مراتب جامع از برنامه­‌ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌هاست. به عبارت دیگر، برنامه ریزی هم با نتایج (چه کاری انجام شود) و هم راه­‌ها (چگونه انجام شود) سروکار دارد.

 

برنامه­ ریزی عبارت از تعیین اهداف سازمان­‌ها و راه­‌های دستیابی به آن‌ها است. برنامه نقش‌ه­ایی است که نحوه تخصیص منابع، برنامه­‌های اجرایی و سایر فعالیت‌های ضروری برای دستیابی به اهداف را روشن می­‌سازد.

 

برنامه ریزی، غلبه بر عدم اطمینان از طریق تنظیم رشته­‌های عملی برای دستیابی به نتایج مشخص شده است.

اهداف برنامه ریزی

به طور کلی می­‌توان اهداف برنامه­‌ریزی را در موارد زیر برشمرد.

کوشش هماهنگ

برنامه­‌ریزی، کوشش هماهنگی را ایجاد می­‌کند و به مدیران و کارکنان جهت می­‌دهد. وقتی کارکنان می­‌دانند که سازمان به کجا می­‌رود و باید چه کمکی برای رسیدن به اهداف انجام دهند، آنها می­‌توانند فعالیت­‌هایشان را هماهنگ کرده و با یکدیگر همکاری نموده و در تیم‌ها فعالیت نمایند. بدون برنامه­‌ریزی، واحدها با اهداف متقاطع کار می­‌کنند و سازمان از حرکت بسوی تحقق اهداف مؤثر باز خواهد ماند.

آینده‌نگری

برنامه­‌ریزی، مدیران را در نگاه به آینده یاری می­‌دهد، تغییر را پیش­‌بینی نموده، تأثیر واکنش‌های مناسب را در نظر گرفته و عدم اطمینان را کاهش می­‌دهد. برنامه­‌ریزی هم‌چنین پیامدهای اقدامات مدیران را که ممکن است در واکنش به تغییر نشان دهند، روشن می‌­سازد.

کاهش اتلاف

برنامه­‌ریزی، هرز رفتن و «همپوشی» وظایف را کاهش می­‌دهد. وقتی نتایج و راه­‌ها روشن باشد، عدم کارآیی آشکار می‌شود.

نظارت استاندارد

برنامه‌­ریزی، اهداف و استانداردهایی را تعیین می­‌کند که در کنترل مورد استفاده قرار می­‌گیرد. در برنامه­‌ریزی، اهداف تعیین می­‌شوند و در وظیفه کنترل، عملکرد واقعی با اهداف مقایسه می­‌گردند و هر انحراف معنی­‌داری شناسایی می­‌شود و اقدام اصلاحی ضروری انجام می­‌گیرد. بدون برنامه­‌ریزی راهی برای کنترل وجود ندارد.

سه سطح برنامه‌ها وویژگی‌های آن‌ها

در یک تقسیم­‌بندی کلی برنامه­‌ها را می‌­توان به سه سطح تقسیم نمود. برای تبیین ویژگی­‌های این برنامه­‌ها، می‌توانیم مقایسه­‌ای بین آن‌ها انجام داد.

 

برنامه­ ریزی اثربخش زمانی تحقق می­‌یابد که هماهنگی و ارتباط منطقی و مناسبی بین سطوح مختلف برنامه­‌ها ایجاد شود. این هماهنگی می­‌تواند «از بالا به پایین» یا «از پایین به بالا» باشد. ارتباط و هماهنگی از بالا به پایین زمانی رخ می­‌دهد که مدیران در هر سطح، خطوط راهنمایی را برای زیردستان خود روشن می­‌سازند؛ ضمن آنکه این هماهنگی با سایر برنامه­‌ها، همچون بیانیه­‌های اهداف یا ماموریت و دسترسی به منابع برای دستیابی به موفقیت صورت می­‌گیرد.

 

علاوه بر آن، یک زنجیره هدف- وسیله ایجاد می­‌شود که هر سطح وسیله­‌ای برای دستیابی به اهداف سطح بالاتر تلقی می­‌شود. ارتباطات و هماهنگی از پایین به بالا نیز روشی است که مدیران اطلاعات را با توجه به ظرفیت و توانایی واحدهای سازمانی خود در تنظیم برنامه­‌ها مورد استفاده قرار می­‌دهند.

برنامه­‌های استراتژیک یا بلندمدت

دستیابی به اهداف سازمان از طریق روابط بلندمدت بین سازمان و محیط آن و دستیابی به منابع کلیدی را در بر دارد. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران کل و رؤسای واحدها است. افق زمانی این گونه برنامه‌ها یک تا ده سال یا بیش از ده سال است.

برنامه­‌های میانی یا میان مدت

جهت دادن و تخصیص منابع میان واحدهای اصلی و فرعی برای شفافیت اهداف و ایجاد هماهنگی است. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران میانی است که با یکدیگر و هم‌چنین با تیم­‌های واحدشان کار می­‌کنند. افق زمانی این برنامه‌ها شش ماه تا دو سال است.

برنامه­‌های عملیاتی یا کوتاه مدت

انجام وظایف با استفاده از منابع در دسترس برای کمک به اهداف واحد سازمانی است. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران واحد عملیاتی و سرپرستان خواهد بود. افق زمانی این برنامه‌ها از چند ساعت تا یک سال است.

دو عنصر مهم برنامه ریزی و تصمیم گیری

با توجه به دیدگاه­‌های ارائه شده، عناصر مختلفی را می­‌توان برای برنامه­ ریزی بیان کرد که در این میان دو عنصر مهم در برنامه‌ریزی از اهمیت بیشتری برخوردارند.

هدف

هدف، خروجی­‌های (نتایج) مطلوب برای افراد، گروه­‌ها و کل سازمان است. جهت کلی و معیارهای ارزیابی عملکرد کسب و کار را فراهم می­‌کند.

برنامه­‌ها

مستنداتی که نحوه دسترسی به اهداف را به طور فهرست­‌وار بیان می­‌کنند. این که منابع به طور مطلوب تخصیص داده شوند. و برنامه­ زمان­‌بندی شده برای انجام فعالیت­‌ها تدوین گردد.

سه مرحله برنامه ریزی و تصمیم گیری

در مجموع، فرایند برنامه­ ریزی و تصمیم گیری با توجه به عناصر بیان شده دارای سه مرحله به شرح زیر است.

مأموریت سازمانی

بیانیه­‌ای کلی که فلسفه­‌های وجودی کسب‌وکار را تشریح می­‌کند و اهداف سازمان باید براساس آن بنا شود (عنوان هر سازمان بیانگر ماموریت هر سازمان است). بیانیه مأموریت مشخص می­‌کند که محصولات و مشتریان چه هستند و چگونه شرکت یا سازمان مورد نظر از سایر رقبا یا سازمان­‌ها متمایز می­‌شود.

شکل‌دهی استراتژی

مدیران در این مرحله ضمن تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان و تهدیدات و فرصت‌های محیطی، استراتژی‌هایی را مشخص می­‌سازند که برای دستیابی به مأموریت تعیین شده مورد نیاز است.

اجرای استراتژی

مدیران باید تصمیم بگیرند که چگونه منابع سازمان را بین گروه‌ها و واحدهای مختلف سازمانی تخصیص دهند. به گونه­‌ای که از دستیابی به استراتژی موردنظر اطمینان حاصل شود.

 

براساس این مراحل سه‌گانه ابتدا بایستی مأموریت سازمان تدوین شود. و سپس استراتژی متناسب با آن مشخص گردد. و با استفاده از شیوه‌های برنامه­‌ریزی، این استراتژی­‌ها به اجرا درآید.

مدیر در نقش یک برنامه­‌ریز

مدیر در نقش یک برنامه­‌ریز بایستی اهداف سازمانی را تعریف نموده و استراتژی­‌های کلی برای دستیابی به این اهداف را مشخص کند و نهایتاً یک مجموعه­‌ای از برنامه­‌ها را برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌های سازمانی به طور جامع ایجاد کند. بنابراین مدیران همواره باید نسبت به انتخاب گزینه­‌ها و برنامه­‌ها اقدام به تصمیم­‌گیری نمایند.

 

افراد دارای پنج سبک اساسی تصمیم­‌گیری هستند. این سبک­‌ها عبارتند از: قاطع، سلسله‌مراتبی، منعطف، ترکیبی و نظام‌یافته. این سبک­‌های پنج‌گانه تصمیم گیری را می‌توان در قالب دو گروه تقسیم­‌بندی کرد.‌

سبک تصمیم­‌گیری محدود شده

تصمیم‌گیرنده تعداد منابع ورودی (گردآوری داده­‌ها) و تعداد راهکارهای ممکن برای حل مشکل را در قالب مواردی محدود مورد ملاحظه قرار می­‌دهد.

سبک تصمیم­‌گیری جامع

تصمیم‌گیرنده تلاش­‌هایی می­‌کند تا از منابع ورودی بسیار زیاد (منابع اطلاعاتی متنوع) تا حدی که امکان آن وجود داشته باشد، استفاده نماید. و طیف وسیعی از راهکارهای بالقوه برای حل مشکل را مورد توجه قرار دهد.

 

امتیاز به این مطلب

5/5 - (2 امتیاز)

مطالب بیشتر

برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
برنامه ریزی و تصمیم گیری
بازدید : 3,520

با دوستانتان به اشتراک بگذارید

کلاس کار و زندگی‌ت رو بالاتر ببر!اطلاعات بیشتر
+