۵ اصل در برگزاری جلسات مؤثر را بیاموزید
آیا در جلسات از اتلاف وقت خسته شده‌اید؟ در این مقاله به ۵ راه برای برگزاری جلسات اشاره خواهیم کرد که آنها را از ابهام خارج کرده، مؤثر خواهد کرد.
رهبران عالی می‌خواهند از زمان کارکنان خود استفاده مؤثر کنند و یک راه برای انجام این کار محدود کردن جلسات غیرضروری است. به نظر می‌رسد این منطق محکم و بدیهی است، اما رهبران باید مراقب باشند که خیلی از این مسئله غفلت نکنند.
من اخیراً با رهبر کاروکسبی ملاقات کردم که اصرار داشت تا هرگز در جلسات تیمی شرکت نکند و جلسه‌ای نداشته باشد و هر کارمندی به تنهایی به او گزارش دهد. ادعای وی این بود که هر جلسه‌ای شامل مجموعه‌ای از گزارش‌های مستقیمی است که باید به او ارسال شود، و بالتبع، این گونه جلسات هدررفت و اتلاف وقت آنها خواهد بود.
در حالی که نیت وی خوب و اینکه نام جلسات بد در رفته است، درک این مسئله مهم است که می‌توانند در ایجاد انگیزه برای عملکرد عالی کارکنان در جلسه بسیار مؤثر باشند. چهره به چهره، چه حضوری و چه مجازی، اغلب بهترین حالت است، و فرصتی را برای گردهمایی افراد در یک مکان و زمان فراهم می‌کند و روشی قدرتمند برای تقویت اثربخشی برای یک تیم است. راه‌هایی برای برگزاری جلسات ارزشمند بدون اتلاف خواهد بود. به همین دلیل است که نباید جلسات کاری خود را به طور کامل تعطیل کنید. اکنون این روش‌ها را با هم مرور می‌کنیم.
افراد نیاز به زمینه‌سازی دارند
برای انجام بهترین کارها، افراد به یک حس هدفمندی و درکی از تصویر کلان مربوط به کارشان احتیاج دارند. این امر مستلزم زمینه‌سازی است. آنها باید وضعیت وسیع‌تری را ببینند که مرتبط با بازار، مشتریان و رقابت است. این نوع اطلاعات موقعیتی را می‌طلبد که به راحتی در یک جلسه بزرگتر می‌تواند پیدا و به اشتراک گذاشته شود. این به افراد کمک می‌کند تا ارتباط خود را با تصویر کلان و همچنین ارتباط همقطاران خود و تیم به طور کلی مشاهده کنند.
افراد به گفت‌وگو نیاز دارند
هنگامی که افراد احساس شبکه‌سازی و اعتماد دارند، تمایل دارند تا بیشتر از آنها قدردانی و تشکر کنند. هیچ چیزی کم‌ارزش‌تر از احساس بی‌ربط یا غیرضروری نیست. اطلاعات به اشتراک گذاشته‌شده به اطمینان از وقوع این رویداد کمک می‌کند. ژنرال استنلی مک کریستال در کتاب خود، تیمی از تیم‌ها، این قضیه را مطرح می‌کند که افراد با ارتباط بیشتر خود همزمان اطلاعات بیشتری را کسب می‌کنند – و این به تصمیم‌گیری مؤثر آنها کمک می‌کند. جلسات تضمین می‌کند تا افراد از اطلاعات لازم برخوردار شده، بخشی از حلقه درونی خود را احساس می‌کنند و از این طریق به آنها آگاهی‌هایی در موقعیت‌شان می‌دهند تا بتوانند بهترین تصمیم را بگیرند.
افراد به شفافیت نیاز دارند
جلسات همچنین مفید است زیرا به افراد امکان می‌دهد تا اطلاعات را با یکدیگر مبادله کنند. بدترین جلسات، جلساتی است که ارتباطات یک طرفه است – با یک رهبر اطلاعاتی را که می‌توانستید در یک ایمیل به اشتراک بگذارید به سادگی رودررو ارائه می‌دهید. از طرف دیگر، جلسات مؤثر شامل گفت‌وگو، پرسش و پاسخ و ارتباطات فراوانی است که به روشن شدن مباحث و موضوعات کمک کند. به اشتراک گذاشتن در یک تیم به ویژه زمانی ارزشمند می‌شود که یک همکار به سؤالی که دیگران نمی‌دانند فکر کند، و تجربه گروهی یادگیری همه را تقویت کند.
افراد به اجتماعات احتیاج دارند
ارزش جلسات فقط در محتوای موجود آن نیست، بلکه در فرصتی است که افراد باید در کنار هم دست یکدیگر را بگیرند و رفاقت‌ها را گسترش دهند. ارتباط با دیگران یکی از مهم‌ترین عناصر محیط کاری است و اینکه کارمندان شما درون‌گرا یا برون‌گرا هستند مهم نیست، بلکه همه آنها به روابط گرم و نزدیک با همکاران‌ش احتیاج دارند. از این گذشته، کار اساساً یک موضوع اجتماعی است و اهداف مشترک، زبان مشترک و تلاش‌های مشترک به یک تجربه کاری مثبت کمک خواهد کرد.
افراد به یک دوره عمل نیاز دارند
به عنوان مطلب آخر، اگرچه افراد باید در تصمیم‌گیری و انجام کار خود به گونه‌ای که می‌دانند بهترین است، توانمند باشند، اما باید نظرات و دیدگاه رهبر را نیز بدانند. جلسات یک راه کلیدی برای فراهم کردن مسیر، مرزها و انگیزه‌ها در جهت یک دوره آینده‌ای مشترک فراهم می‌کند.
مسلماً پنهان نیست که جلسات ناکارآمد طراحی‌شده و ضعیف می‌تواند هدررفت زمان را به طرز وحشتناک در پی داشته باشد، اما وقتی جلسات مؤثر است، می‌توانند عناصر اصلی و مهم را در موفقیت کار فراهم آورند. رمینه‌سازی، ارتباطات، وضوح، اجتماع و یک حرکت عملی روشن، همه راه‌های قدرتمند برای اطمینان از این است که نه تنها جلسات به خوبی برگزار شود، بلکه در مجموع کار را درخشان و مؤثر کند.
مشق تغییر
این ۵ اصل مهم را در جلسات خود ارزیابی کنید: زمینه‌سازی، ارتباطات، وضوح، اجتماع و عمل. در کدامیک ضعیف هستید و در کدامیک قوی. چرا این گونه است. چگونه می‌توانید این ۵ اصل را برای برگزاری مؤثرتر جلسات به کار بگیرید.
