1. خانه
  2. مقالات
  3. رهبری کسب و کار
  4. جلسات را چگونه بازسازی کنیم

جلسات را چگونه بازسازی کنیم

بازدید : 3,363

جلسات را چگونه بازسازی کنیم

5/5 - (1 امتیاز)

جلسات کمتری داشته باشید، بیشتر بر نتایج تمرکز کنید و کارهای بیشتری را انجام دهید

جلسات را چگونه بازسازی کنیم (کتابی که در سال ۲۰۲۱ منتشر شده است) راهنمای تبدیل جلسات طولانی و غیرمؤثر به جلسات با طراحی خوب است که همکاری را تشویق می‌کند و نتیجه می‌دهد. این کتاب از تعریف مقصود جلسه برای کمک به افراد در انجام وظایف آغاز می‌شود، و تا توضیح چگونگی رفع موانع به تشریح بهترین راه برای دریافت بیشتر از هر جلسه می‌پردازد.

 

این کتاب برای رهبرانی است که می‌خواهند فرهنگ جلسات سازمان‌های خود را تغییر دهند، تسهیل‌کنندگانی که می‌خواهند جلسات بهتری برگزار کنند، و هرکسی که از جلسات بی‌نتیجه خسته شده است.

 

گراهام آلکات کارآفرین و سخنران و هم‌چنین بنیانگذار شرکت تینک پروداکتیو [Think Productive] است – شرکتی که به بهبود بهره‌وری و رفاه در سازمان‌هایی مانند هاینکن و ای‌بی کمک کرده است. آلکات هم‌چنین میزبان پادکست تجاری بیزینس بیزی [Beyond Busy] و نویسنده چندین کتاب از جمله کتاب پرفروش چگونه یک نینجای بهره‌وری باشید است.

 

هایلی واتس یک نینجای بهره‌وری در شرکت تینک پروداکتیو [Think Productive] است، جایی که او مشتریان را آموزش می‌دهد تا از زمان خود بهتر استفاده کنند و روابط خود را با کار بهبود بخشند. قبل از پیوستن به تینک پروداکتیو، او با مشاغل مختلف و مؤسسات خیریه همکاری می‌کرد.

این کتاب چه فایده‌ای برای من دارد؟ نحوه‌ی طراحی جلسات کارآمد و مؤثر را بیاموزید!

به طور متوسط ​​یک کارمند تقریباً ۲۳ روز در سال را در جلسات می‌گذراند. این آمار خنده‌دار نیست؟! بدتر از آن، به گفته کارکنان، نیمی از این جلسات اتلاف وقت است.

 

لازم نیست این گونه باشد – جلسات فرصت‌های خوبی برای مشارکت در موضوعات مهم و ایجاد تأثیر هستند. مشکل این است که اکثر ما – و این احتمالاً شامل شما نیز می‌شود – در برنامه‌ریزی و اجرای جلسات بسیار ضعیف هستند. خوشبختانه، بخش‌های مختلف این یادداشت به کمک شما آمده است تا مراحل عملی و آسان برای طراحی جلسات مهم را به اشتراک بگذارند.

 

در این یادداشت، یاد خواهید گرفت

 

  • چرا باید با جلسه مانند یک قصه رفتار کنید؛
  • در جلسات خود با اسب آبی چه کار کنید؛ و
  • چگونه فلسفه باستانی چین می‌تواند بر جلسات تأثیر بگذارد.

برای طراحی یک جلسه پربار، ابتدا هدف آن را مشخص کنید.

در اینجا یک سناریو وجود دارد: گاوین باید یک جلسه تیمی ترتیب دهد. بنابراین، او زمان و مکان مناسب را مشخص و دعوت‌نامه‌ها را ارسال می‌کند. سپس او به سادگی منتظر ملاقات با شرکت‌کنندگان است. اما وقتی بالاخره روز به پایان می‌رسد، هیچ کس این جلسه را مفید یا پربار نمی‌داند.

 

بعد چه اتفاقی می‌افتد؟ خب، مانند بسیاری از مردم، گاوین فقط بر خود جلسه تمرکز کرد. کاری که او باید انجام می‌داد توجه به اتفاقاتی است که در خارج از اتاق جلسات رخ داده است. با توجه به قاعده ۴۰-۴۰-۴۰ نویسندگان مقاله، هم سازمان‌دهندگان و هم شرکت‌کنندگان باید ۴۰ درصد زمان و انرژی مربوط به جلسه را برای آماده‌سازی جلسه و ۲۰ درصد را در خود جلسه صرف کنند. ۴۰ درصد باقی‌مانده برای پیگیری مولد است.

 

این ۴۰ درصد اولیه پایه و اساس بهره‌وری را ایجاد می‌کند. و اولین آجر این بنا چیست؟ هدف.

 

هدف، خروجی یک جلسه را روشن می‌کند و نه تنها افرادی که باید در آن جلسه شرکت کنند، بلکه آنچه را مشخص می‌کند که از آن‌ها انتظار می‌رود. هم‌چنین باعث می‌شود که مکالمه را در جهت درست هدایت کنید. حتی جلسات منظم، مانند گردهمایی‌های هفتگی تیم‌ها، باید هر بار هدف متفاوتی داشته باشند.

 

برای تعیین هدف جلسه، با شرکت‌کنندگان بالقوه در مورد موضوعاتی صحبت کنید که باید مورد بحث قرار گیرد. سپس از این اطلاعات برای نوشتن بیانیه هدف استفاده کنید – یک یا دو جمله توضیح می‌دهد که این جلسه باید در مورد چه جیزی برگزار شود. به عنوان مثال، در پایان این جلسه، ما در مورد اولویت‌های اصلی کمپین ماه آینده تصمیم‌گیری کرده‌ایم. «بیانیه هدف را زودتر به اشتراک بگذارید تا افراد بفهمند جلسه در مورد چیست و بتوانند در مورد حضور یا عدم حضور در آن تصمیم بگیرند».

 

بعد، جلسه را طوری برنامه‌ریزی کنید که در واقع به هدفش برسد. برای انجام این کار، یک دستور کار تهیه کنید که شامل موضوعات مورد بحث، زمان اختصاص داده‌شده برای هر یک و شخص مسئول باشد. هرچه جزئیات بیشتری ارائه دهید، آمادگی برای افراد راحت‌تر خواهد بود.

 

اگر مطمئن نیستید که دستور کار باید شامل چه مواردی باشد، چند روش وجود دارد که می‌توانید امتحان کنید. یکی این است که تصور کنید دستور کار داستانی با شروع، میانه و پایان است. در ابتدا مسائل مورد بحث و زمینه آن‌ها را بررسی کنید. سپس، در وسط، به راه‌حل‌ها یا مسیرهای رو به جلو بروید. پایان برای تعیین مراحل بعدی است. رویکرد دیگر این است که دستور کار را پیرامون سؤالات، چرایی، چه زمانی، چگونه، کجا و چه کسی تنظیم کنیم. سپس جلسه را صرف پاسخگویی به هر سؤالی کنید که مربوط به بیانیه هدف است.

 

مانند بیانیه هدف، دستور جلسه باید قبل از جلسه به همراه هرگونه اطلاعات مربوطه ارسال شود تا به آمادگی شرکت‌کنندگان کمک کند.

شیوه‌نامه‌ها کمک می‌کنند تا جلسات به صورت روان و مؤثر اجرا شوند.

تصور کنید روزی را با رانندگی آغاز می‌کنید و متوجه شدید که ناگهان هیچ قانون راهنمایی و رانندگی وجود ندارد. هیچ قانونی وجود ندارد و چراغ راهنمایی یا علامت جاده‌ای در چشم نیست.

 

به احتمال زیاد، شما یک صحنه بسیار آشفته را به تصویر می‌کشید، با بوق زدن زیاد و تصادفات متعدد در هر لحظه. خوشبختانه اکثر جاده‌ها دارای قوانین و نشانه‌هایی هستند و وقتی مردم از آن‌ها پیروی می‌کنند، تردد به صورت روان انجام می‌شود.

 

اگر راه‌ها را مشخص نکنید، جلسات نیز مانند جاده‌ها می‌توانند آشفته یا حداقل بی‌ثمر باشند. به همین دلیل است که بخشی از طراحی یک جلسه شامل فکر کردن در مورد شیوه‌نامه‌ها است.

 

در جلسات، شیوه‌نامه‌ها انتظارات را تعیین و نحوه‌ی رفتار و تعامل شرکت‌کنندگان با یکدیگر را هدایت می‌کنند. آن‌ها شامل قوانین اساسی در مورد پرسیدن سؤالات، به اشتراک گذاشتن نظرات و جلب توجه فردی است که جلسه را اداره می‌کند. خُب، قبل از جلسه، باید به این شیوه‌نامه‌ها فکر کنید. سپس، هنگامی که شرکت‌کنندگان وارد می‌شوند، مطمئن شوید که آن‌ها را به وضوح با آن‌ها در میان می‌گذارید.

 

یکی از شیوه‌نامه‌های کلیدی که باید مورد توجه قرار گیرد، استفاده از تلفن همراه در طول جلسه است. تلفن همراه از نظر طراحی اعتیادآور هستند. اعلان‌هایی که مردم هنگام دریافت پیام‌های جدید می‌شنوند یا می‌بینند باعث ترشح دوپامین می‌شود، یک ماده شیمیایی مغز که باعث ایجاد لذت می‌شود. این امر افراد را تشویق می‌کند که تلفن‌های خود را به طور مداوم چک کنند، و در جلسات، آن‌ها را منحرف می‌کند و از شرکت کامل آن‌ها جلوگیری می‌کند.

 

چندین راه برای جلوگیری از اختلال تلفن‌ها در جلسات وجود دارد. یکی از شرکت‌کنندگان می‌خواهد تلفن‌های خود را تا زمان استراحت یا پایان جلسه کنار بگذارند. ممکن است بخواهید یک جعبه کوچک به طور خاص برای این منظور در دست داشته باشید. اگر جلسه آنلاین است، از افراد بخواهید تلفن‌های خود را در اتاق دیگری بگذارند. همچنین برنامه‌هایی وجود دارد که به افراد کمک می‌کند از تلفن‌های خود دور شوند، مانند برنامه فورست [Forest]. می‌توانید افراد را تشویق کنید تا در ابتدای جلسه یکی از این موارد را انجام دهند.

 

و از آنجا که جلسات بیشتر و بیشتر بصورت آنلاین برگزار می‌شود، مهم است که در مورد شیوه‌نامه‌ها در مورد مسائل مربوط به فناوری فکر کنیم. اینها شامل روشن نگه داشتن دوربین‌ها برای تعامل بهتر هستند، و آنچه مردم می‌توانند برای برطرف کردن اشکالات انجام دهند. اگر افراد خارجی با مسائل فنی برخورد می‌کنند، شیوه‌نامه‌های شما باید شامل آگاهی از آن‌ها و فرایند تماس با آن‌ها باشد.

برای تحقق هدف یک جلسه، افراد مناسب را دعوت کنید و آن‌ها را در نقش‌های مناسب قرار دهید.

آیا تا به حال به این نتیجه رسیده‌اید که در جلسه‌ای نشسته‌اید و می‌پرسید چرا از شما خواسته شده است که شرکت کنید؟ شاید بحث مهم بود، اما هیچ ارتباطی با حوزه‌ی شما نداشت – بنابراین شما هیچ مشارکتی نداشتید.

 

دعوت افراد اشتباه به جلسات بیشتر از آنچه باید اتفاق بیافتد رخ می‌دهد. و فقط وقت افراد را هدر نمی‌دهد. بلکه باعث می‌شود که یک جلسه غیرمولد برگزار شود. در مورد آن فکر کنید: شما می‌توانید یک بیانیه هدف عالی داشته باشید، اما اگر افراد مناسب در جلسه نباشند، نمی‌توانید آن را محقق کنید.

 

یک روش انتخاب خوب این است که افرادی را که تجربه یا دیدگاه‌های متفاوتی در مورد موضوع مورد نظر دارند، در نظر بگیریم. برای هر فردی که انتخاب می‌کنید، دلیل این کار را واضح بیان کنید. وقتی آن‌ها را دعوت می‌کنید، توضیح دهید که چرا به مشارکت آن‌ها نیاز است.

 

هم‌چنین تفکر دقیق در مورد شرکت‌کنندگان به کاهش تعداد افراد در جلسه کمک می‌کند. اگر تعداد زیادی از افراد شرکت کنند، انجام یک گفت‌وگوی سازنده دشوار است. این به این دلیل است که کانال‌های ارتباطی به طور تصاعدی هر چه تعداد بیشتری از افراد را شامل می‌شود افزایش می‌یابد. به عنوان مثال، وقتی دو نفر همدیگر را ملاقات می‌کنند، فقط باید ایده‌های خود را به یکدیگر منتقل و یک کانال ارتباطی واحد ایجاد کنند. هنگامی که بیش از دو نفر همدیگر را ملاقات می‌کنند، کانال‌های ارتباطی چند برابر می‌شود. بنابراین هرچه تعداد شرکت‌کنندگان در جلسه کمتر باشد، برقراری ارتباط راحت‌تر خواهد بود.

 

اکنون، فکر کردن در مورد افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند تنها به این نیست که افراد چه چیزی را روی میز می‌آورند یا چگونه به راحتی با افراد ارتباط برقرار می‌کنند. بلکه شامل اختصاص نقش‌های خاص برای کمک به هموار بودن جلسه است.

 

مهم‌ترین نقش ریاست جلسه است. این شخص گفت‌وگو را مطابق بیانیه هدف و دستور کار نگه می‌دارد و اطمینان می‌دهد که افکار همه‌ی افراد شنیده می‌شود. اگر درخواست جلسه دارید، ممکن است ریاست آن طبیعی باشد، اما این همیشه بهترین گزینه نیست. ممکن است بخواهید به طور فعال در بحث شرکت کنید، در این صورت، از شخص دیگری بخواهید که ریاست آن را بر عهده بگیرد. هر کسی را که انتخاب می‌کنید باید هدف جلسه را بفهمد و مهارت‌های خوب گوش دادن و تسهیل‌گری را داشته باشد.

 

نقش‌های مهم دیگر نقش دبیری و زمان‌دار است. زمان‌دار بحث را به زمان اختصاص داده شده محدود می‌کند، به عنوان مثال، هنگام فرا رسیدن زمان جمع‌بندی یک دستور کار، هشدارهای پنج دقیقه‌ای می‌دهد. دبیر خلاصه‌ای از بحث یا جزئیات مشارکت هر یک از شرکت‌کنندگان را یادداشت و نکات عملی را از جلسه یادداشت می‌کند. برای هر نقش، از قبل با افراد تماس بگیرید و به آن‌ها اطلاع دهید که دوست دارید آن‌ها چه کار کنند.

در طول جلسات، در صورت لزوم تنفس و مشارکت‌کنندگان غالب را مدیریت کنید.

بنابراین شما به بیانیه‌ی هدف فکر کرده‌اید. شما دستور کار را برنامه‌ریزی کرده‌اید، شیوه‌نامه‌هایی ایجاد کرده‌اید و شرکت‌کنندگان را با دقت انتخاب کرده‌اید. حالا نوبت جلسه است! اما قبل از شروع، به قاعده ۴۰-۲۰-۴۰ فکر کنید. در این مرحله، شما باید ۲۰ درصد از توجهی را به کار بگیرید که به طور کلی به جلسه اختصاص می‌دهید.

 

وقتی جلسه شروع می‌شود، هدف را به همه یادآوری کنید و شیوه‌نامه‌ها را به اشتراک بگذارید. این را با دور معرفی دنبال کنید، که طی آن شرکت‌کنندگان توضیح می‌دهند که آن‌ها کی هستند و دلایل حضورشان چیست. درخواست از افراد برای به اشتراک گذاشتن چیزهای مثبت – حتی اگر غیر مرتبط باشد – می‌تواند به تعیین لحن جلسه کمک کند. و همانطورکه وارد جلسه می‌شوید، رعایت چند نکته باعث می‌شود که جلسه بدون مشکل پیش برود.

 

جلسات برای صحبت در مورد مسائل یا ایده‌های طوفان مغزی است. با این حال، توقف گفت‌وگو می‌تواند به همان اندازه مفید و مؤثر باشد.

 

از سه نوع تنفس می‌توان در جلسات استفاده کرد. تنفس‌های عملی به شرکت‌کنندگان این فرصت را می‌دهد تا دوباره انرژی خود را بازایابی کنند. یک جلسه طولانی مانند یک روز استراتژی باید شامل تنفس‌های عملی در هر ساعت باشد. اگر اطلاعات زیادی به اشتراک گذاشته می‌شود، اجرای یک تنفس بازتابی به افراد امکان می‌دهد یادداشت کنند، فکر کنند یا به سادگی به ذهن خود استراحت دهند. در نهایت، تنفس‌های راهبردی برای کمک به افراد در شرایط تنش‌زا، یا شرکت‌کنندگان در بحث‌های گروهی کوچک‌تر بسیار مناسب است. آن‌ها هم‌چنین می‌توانند از مراقبه استفاده کنند.

 

گاهی اوقات، افراد نیاز به استراحت بیشتری نسبت به سایر شرکت‌کنندگان دارند. وقتی یک نفر وارد بحث و گفت‌وگو می‌شود، برای به اشتراک گذاشتن افکارش برای بقیه به سختی می‌افتد. خوشبختانه راه‌هایی برای حل این مشکل وجود دارد. می‌توانید در حاشیه میز جلسات در اتاق کار کنید و از افراد بخواهید به نوبت کمک کنند. یا افراد می‌توانند ایده‌های خود را بر روی یک یادداشت چسبان بنویسند و از دیگران بخواهید نظرات خود را به آن اضافه کنند. گزینه دیگر این است که شرکت‌کنندگان را گروه‌بندی کرده و از آن‌ها بخواهید در مورد مسائل خاص‌تری بحث کنند.

 

اما اگر مشارکت‌کننده بیشتر از تسلط داشتن، چه می‌شود؟ این می‌تواند زمانی اتفاق بیفتد که شخصی دارای موقعیت یا تجربه زیادی باشد، و در نتیجه، دیگران به سادگی با ایده‌های آن‌ها موافق هستند. حتی یک اصطلاح برای آن وجود دارد که توسط کارآفرین آویناش کاوشیک ابداع شده است. این بالاترین اثر نظر شخص پرداخت شده است – یعنی اثر های‌پو [HiPPO].

 

برای مقابله با اثر های‌پو [HiPPO]، از شخص مورد نظر بخواهید آخر از همه صحبت کند. این احتمال تأثیرگذاری او بر سایر شرکت‌کنندگان را کاهش می‌دهد. اگر های‌پو [HiPPO] در جلسه شما هستید، سعی کنید زمان بیشتری را صرف پرسیدن سؤالات کنید تا پاسخ دادن.

پیگیری مفید چیزی است که یک جلسه را ارزشمند می‌کند.

بارها و بارها، رهبران جهانی گرد هم می‌آیند و در مورد یک موضوع مهم – به عنوان مثال تغییرات آب و هوا، بحث می‌کنند. آن‌ها روزها را به گوش دادن به متخصصان، به اشتراک گذاشتن نظرات و بحث در مورد راه‌حل‌های ممکن اختصاص می‌دهند. در حالت ایده‌آل، رهبران با برنامه عملیاتی ترک می‌کنند که می‌توانند اجرا کنند.

 

اما اگر پس از اجلاس سران به سادگی به خانه بروند و برای مقابله با آنچه در مورد آن بحث می‌کردند، کاری انجام ندهند، چه می‌شود؟ تمام تلاش برای برنامه ریزی و حضور در اجلاس بی معنی خواهد بود. اما این تنها در مورد مسائل بزرگ و مهم جهانی صدق نمی‌کند. در واقع، همین اصل در مورد هر جلسه‌ای صدق می‌کند: اگر به دنبال آن اقدامی صورت نگیرد، بنابراین اتلاف وقت است.

 

پیگیری مؤثر ۴۰ درصد نهایی پیوستار ۴۰-۲۰-۴۰ است. و تحقق بخشیدن به آن با اطمینان از این است که صورت جلسه دقیقاً نشان می‌دهد که چه اتفاقی باید بیفتد و چه کسی مسئول آن است.

 

کارهای بعدی پس از جلسه به دو صورت انجام می‌شود – اقدامات فیزیکی بعدی و نتایج تفویض شده. اقدامات فیزیکی بعدی وظایف واضح و مشخصی هستند که انتظارات آن‌ها مشخص شده است، مانند پیدا کردن مقداری پول در بودجه شرکت و به اشتراک گذاشتن این اطلاعات با همکاران از طریق ایمیل. نتایج تفویض شده نتایجی هستند که افراد خاصی مسئول آن هستند – و این افراد مختارند که بهترین راه را برای دستیابی به آن نتایج تعیین کنند. به عنوان مثال، اگر مدیری مجبور باشد یک استراتژی بازاریابی برای یک محصول تدوین کند، تعیین اقدامات مربوط به آن کاملاً به عهده او است.

 

روش‌های متعددی وجود دارد که افراد را در تکمیل اقدامات فیزیکی بعدی و نتایج تفویض شده آسان‌تر می‌کند. یکی این است که آن‌ها را در طول جلسه واقعی شروع کنید. شما می‌توانید ده دقیقه آخر جلسه را به شروع کارهای مختلف اختصاص دهید، چه این به معنای برقراری تماس تلفنی باشد یا نحوه انجام کار را روشن کند.

 

شیوه‌ی دیگر سازماندهی ساعت قدرت است. این یک جلسه است که به طور خاص برای کار بر روی موارد عملی از جلسات کار می‌کند. نحوه کار در اینجا این است: گروه چند دقیقه‌ای را صرف بررسی می‌کند و همه آن‌ها می‌گویند که قصد دارند روی چه چیزی کار کنند. پس از آن یک ساعت کار فردی شدید انجام می‌شود. و قسمت بزرگ این است که شرکت‌کنندگان مجبور نیستند روی موارد عملی همان جلسات کار کنند. ساعت قدرت می‌تواند یک گردهمایی منظم باشد تا به همه در انجام وظایف جلسات مختلف خود سرعت بیشتری ببخشد.

 

تسهیل پیگیری‌های سازنده مانند این بدان معناست که جلسات شما فقط برنامه‌ریزی و اجرا نمی‌شوند، بلکه تأثیر خود را نیز خواهند داشت.

ایجاد عادات خوب جلسه نیاز به تعادل بین رفتارهای یین و یانگ دارد.

آیا تا به حال در مورد مفهوم یین و یانگ چیزی شنیده‌اید؟ این برگرفته از فلسفه چین باستان است و می‌آموزد که جهان از دو انرژی متضاد تشکیل شده است. یین انرژی نرم، پذیرنده و منفعل‌تر است، در حالی که یانگ تهاجمی و عمل‌گرا است.

 

هر دو انرژی یین و یانگ در محیط های کاری وجود دارد. نکته جالب در مورد آن‌ها این است که، اگرچه متضاد یکدیگر هستند، اما یکدیگر را تکمیل می‌کنند. بنابراین هرجا که انرژی یین وجود دارد، کمی یانگ باید معرفی شود و بالعکس. این امر در مورد نحوه برخورد و اداره جلسات نیز صدق می‌کند.

 

بیایید با انرژی یین شروع کنیم. آوردن این موضوع در جلسات به معنی گوش دادن به همکاران، بررسی ایده‌های جدید و کار هماهنگ است. و چند روش وجود دارد که می‌تواند به شما در انجام این کار کمک کند.

 

اولین مورد این است که تا آنجا که ممکن است آرام باشید. این به شما این امکان را می‌دهد که به طور کامل در جلسات حضور داشته باشید تا بتوانید شرکت کرده و به نظرات و مشارکت دیگران گوش دهید. تمرین بعدی ذهن‌آگاهی است، به این معنی که از احساسات خود آگاه باشید تا درگیر آن‌ها نشوید و به طور بالقوه مکالمات را از خط خارج کنید. آخرین تمرینی که انرژی یین را تقویت می‌کند، ارزش‌گذاری افراد در جلسات شما است. و این کار را با توجه به آن‌ها و نشان دادن قدردانی از نظرات آن‌ها انجام می‌دهید.

 

در حال حاضر، اگر فقط انرژی یین را در جلسات به ارمغان بیاورید، آن‌ها خوشایند و مشارکتی هستند، اما چندان مولد نیستند. به همین دلیل شما نیز به دوز کافی انرژی یانگ نیاز دارید.

 

انرژی یانگ به شما این امکان را می‌دهد که چشم‌انداز خود را بر روی یک هدف قرار دهید و به طور جدی بر اقدامات مورد نیاز برای رسیدن به آن تمرکز کنید. برای استناد به آن، با شرکت در جلسات کمتری شروع کنید تا زمان، انرژی و توجه خود را حفظ کنید. به جای رفتن به هر جلسه‌ای که به آن دعوت شده‌اید، سعی کنید فقط از هر سه جلسه یک جلسه شرکت کنید یا در صورت امکان یک همکار خود را بفرستید. همچنین می‌توانید خط‌مشی‌های شخصی مانند تعداد مشخصی از ساعات جلسه در هفته یا عدم ملاقات در روزهای خاص ایجاد کنید.

 

در جلساتی که برای شرکت در آن‌ها انتخاب می‌کنید، با تمرکز بر بهره‌وری، انرژی یانگ را ارائه کنید. یک راه برای انجام این کار تشویق جلسات کوتاه‌تر است. به جای یک ساعت جلسه کامل، پیشنهاد کنید که بحث را در حدود ۴۰ دقیقه به پایان برسانید. و در پایان هر جلسه، همیشه بپرسید که چه اقداماتی برای پیشرفت لازم است و تعیین کنید که چه کسی مسئول تکمیل آن‌ها خواهد بود.

خلاصه نهایی

پیام کلیدی در این یادداشت این است که:

جلسات مؤثر مستلزم برنامه‌ریزی متفکرانه از قبل و اقدامات متمرکز پس از آن است. با تعیین هدف مشخص برای جلسه و ایجاد دستور کار جهت دستیابی به آن هدف شروع کنید. با در دست داشتن این موارد، افرادی را دعوت کنید که ارزشمندترین مشارکت را خواهند داشت. به همه فرصتی عادلانه بدهید تا افکار خود را در طول جلسه به اشتراک بگذارند و موارد عملی دقیق را ثبت کنند. و برای اطمینان از تکمیل این موارد، ساعت‌های قدرت را سازماندهی کنید که به افراد اجازه می‌دهد تا بر روی وظایف فردی خود کار کنند.

تمرین تغییر

تجربه‌ی خود را در جلسات اجباری ارتقاء دهید.هنگامی که در طرف دیگر درخواست جلسه قرار می‌گیرید، هنوز راه‌هایی وجود دارد که بتوانید از وقت باارزش خود استفاده کنید. اگر دستور جلسه نامشخص به نظر می‌رسد، از سازمان‌دهنده جلسه اطلاعات بیشتری بخواهید تا بتوانید از قبل آماده شوید و تا آنجا که می‌توانید مشارکت کنید. شفاف‌سازی دستور کار حتی ممکن است به شما کمک کند فرد مناسب‌تری را برای حضور در جلسه شناسایی کنید. و اگر موظف هستید به جلسه‌ای بروید که احساس می‌کنید بی‌ربط است، چند دقیقه قبل از آن را صرف پاک‌سازی افکار خود کنید و تا جایی که می‌توانید تمرکز خود را بالا ببرید.

 

شما می‌توانید این کتاب را از سایت آمازون تهیه کنید.

امتیاز به این مطلب

5/5 - (1 امتیاز)

مطالب بیشتر

برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
بازدید : 3,363

با دوستانتان به اشتراک بگذارید

فهرست
خدمات مشتریان
ارسال پیام
تغییر و دگرگونی را با جعبه‌ابزار تغییر سطح مقدماتی آغاز کن!آغاز می‌کنم
+