1. خانه
  2. مقالات
  3. رهبری کسب و کار
  4. ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

برنامه‌ریزی
بازدید : 551

ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

انسان‌ها در زندگی اجتماعی خود همواره با دو پدیده ذاتاً متناقض مواجه بوده­‌اند. این دو پدیده عبارتند از: خواسته­‌ها یا نیازهای نامحدود و منابع یا امکانات محدود. به همین منظور به ابزاری نیاز است تا بتوان بین این دو پدیده آشتی برقرار نمود. برنامه­‌ریزی ابزاری است که می­‌تواند با اولویت­‌بندی نیازها و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود، بین این دو پدیده تعادل برقرار کند.

* برنامه­‌ریزی شامل تعیین اهداف و مقاصد سازمان، تعیین استراتژی­‌ها برای دستیابی به این اهداف و ایجاد سلسله مراتب جامع از برنامه­‌ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌هاست به عبارت دیگر، برنامه­‌ریزی هم با نتایج (چه کاری انجام شود) و هم راه­‌ها (چگونه انجام شود) سروکار دارد.

* برنامه­‌ریزی عبارتست از تعیین اهداف سازمان­‌ها و راه­‌های دستیابی به آنها، برنامه یک نقش‌ه­ای است که نحوه تخصیص منابع، برنامه­‌های اجرایی و سایر فعالیت‌های ضروری برای دستیابی به اهداف را روشن می­‌سازد.

* برنامه­‌ریزی، غلبه بر عدم اطمینان از طریق تنظیم رشته­‌های عملی برای دستیابی به نتایج مشخص شده است.

اهداف برنامه‌ریزی

به طور کلی می­‌توان اهداف برنامه­‌ریزی را در موارد ذیل بیان نمود:

  1. برنامه­‌ریزی، کوشش هماهنگی را ایجاد می­‌کند و به مدیران و کارکنان جهت می­‌دهد. وقتی کارکنان می­‌دانند که سازمان به کجا می­‌رود و باید چه کمکی برای رسیدن به اهداف انجام دهند، آنها می­‌توانند فعالیت­‌هایشان را هماهنگ کرده و با یکدیگر همکاری نموده و در تیم‌ها فعالیت نمایند. بدون برنامه­‌ریزی، واحدها با اهداف متقاطع کار می­‌کنند و سازمان از حرکت بسوی تحقق اهداف مؤثر باز خواهد ماند.
  2. برنامه­‌ریزی، مدیران را در نگاه به آینده یاری می­‌دهد، تغییر را پیش­‌بینی نموده، تأثیر واکنش‌های مناسب را در نظر گرفته و عدم اطمینان را کاهش می­‌دهد. برنامه­‌ریزی هم‌چنین پیامدهای اقدامات مدیران را که ممکن است در واکنش به تغییر نشان دهند، روشن می­سازد.
  3. برنامه­‌ریزی، هرز رفتن و «همپوشی» وظایف را کاهش می­‌دهد. وقتی نتایج و راه­‌ها روشن باشد، عدم کارآیی آشکار می‌شود.
  4. برنامه‌­ریزی، اهداف و استانداردهایی را تعیین می­‌کند که در کنترل مورد استفاده قرار می­‌گیرد. در برنامه­‌ریزی، اهداف تعیین می­‌شوند و در وظیفه کنترل، عملکرد واقعی با اهداف مقایسه می­‌گردند و هر انحراف معنی­‌داری شناسایی می­‌شود و اقدام اصلاحی ضروری انجام می­‌گیرد. بدون برنامه­‌ریزی راهی برای کنترل وجود ندارد.

سه سطح برنامه‌ها

در یک تقسیم­‌بندی کلی برنامه­‌ها را می­توان به سه سطح تقسیم نمود:

  1. برنامه­‌های استراتژیک با بلندمدت
  2. برنامه­‌های میانی یا میان مدت
  3. برنامه­‌های عملیاتی یا کوتاه مدت

ویژگی‌ها سه سطح برنامه‌ها

برای تبیین ویژگی­‌های این برنامه­‌ها، جدولی مقایسه­‌ای بوسیله «جان نایلور» تنظیم گردیده است.

برنامه­‌ریزی اثربخش زمانی تحقق می­‌یابد که هماهنگی و ارتباط منطقی و مناسبی بین سطوح مختلف برنامه­‌ها ایجاد شود. این هماهنگی می­‌تواند «از بالا به پایین» یا «از پایین به بالا» باشد. ارتباط و هماهنگی از بالا به پایین زمانی رخ می­‌دهد که مدیران در هر سطح، خطوط راهنمایی را برای زیردستان خود روشن می­‌سازند؛ ضمن آنکه این هماهنگی با سایر برنامه­‌ها، همچون بیانیه­‌های اهداف یا ماموریت و دسترسی به منابع برای دستیابی به موفقیت صورت می­‌گیرد. علاوه بر آن، یک زنجیره هدف- وسیله ایجاد می­‌شود که هر سطح وسیله­‌ای برای دستیابی به اهداف سطح بالاتر تلقی می­‌شود. ارتباطات و هماهنگی از پایین به بالا نیز روشی است که مدیران اطلاعات را با توجه به ظرفیت و توانایی واحدهای سازمانی خود در تنظیم برنامه­‌ها مورد استفاده قرار می­‌دهند.

جدول شماره ۱: سطوح مختلف برنامه­‌ریزی

سطوح

برنامه­‌ریزی

هدف برنامه­‌ریزی

مدیران برنامه­‌ریز

افق زمانی

برنامه­‌های استراتژیک دستیابی به اهداف سازمان از طریق روابط بلندمدت بین سازمان و محیطش- دستیابی به منابع کلیدی مدیران کل و روسای واحدها یک تا ده سال یا بیش از ده سال
برنامه­‌های میانی جهت دادن و تخصیص منابع در میان واحدهای اصلی و فرعی- شفاف نمودن اهداف و ایجاد هماهنگی مدیران میانی که یا بکدیگر و همچنین با تیم­‌های واحدشان کار می­‌کنند شش ماه تا دو سال
برنامه­‌های عملیاتی انجام وظایف با استفاده از منابع در دسترس برای کمک به اهداف واحد سازمانی مدیران واحد عملیاتی و سرپرستان از چند ساعت تا یکسال

دو عنصر مهم برنامه‌ریزی

با توجه به دیدگاه­‌های ارائه شده، عناصر مختلفی را می­‌توان برای برنامه­‌ریزی بیان کرد که در این میان دو عنصر مهم در برنامه‌ریزی از اهمیت بیشتری برخوردارند.

* هدف:

هدف، خروجی­‌های (نتایج) مطلوب برای افراد، گروه­‌ها و کل سازمان است.

هدف، جهت کلی و معیارهای ارزیابی عملکرد کسب‌وکار را فراهم می­‌کند.

* برنامه­‌ها:

مستنداتی که نحوه دسترسی به اهداف را به طور فهرست­‌وار بیان می­‌کنند. این که منابع به طور مطلوب تخصیص داده شوند و برنامه­‌ی زمان­‌بندی شده برای انجام فعالیت­‌ها تدوین گردد.

سه مرحله برنامه‌ریزی

در مجموع، فرایند برنامه­‌ریزی با توجه به عناصر بیان شده دارای سه مرحله به شرح زیر است:

۱- مأموریت سازمانی: بیانیه­‌ای کلی که فلسفه­‌های وجودی کسب‌وکار را تشریح می­‌کند و اهداف سازمان باید براساس آن بنا شود (عنوان هر سازمان بیانگر ماموریت هر سازمان است). بیانیه مأموریت مشخص می­‌کند که محصولات و مشتریان چه هستند و چگونه شرکت یا سازمان مورد نظر از سایر رقبا یا سازمان­‌ها متمایز می­‌شود.

۲- شکل‌دهی استراتژی: مدیران در این مرحله ضمن تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان و تهدیدات و فرصت‌های محیطی، استراتژی‌هایی را مشخص می­‌سازند که برای دستیابی به مأموریت تعیین شده مورد نیاز است.

۳. اجرای استراتژی: مدیران باید تصمیم بگیرند که چگونه منابع سازمان را بین گروه‌ها و واحدهای مختلف سازمانی تخصیص دهند، به گونه­‌ای که از دستیابی به استراتژی موردنظر اطمینان حاصل شود.

براساس این مراحل سه‌گانه ابتدا بایستی مأموریت سازمان تدوین شود و سپس استراتژی متناسب با آن مشخص گردیده و با استفاده از تکنیک­‌های برنامه­‌ریزی، این استراتژی­‌ها به اجرا درآید.

مدیر در نقش یک برنامه­‌ریز بایستی اهداف سازمانی را تعریف نموده و استراتژی­‌های کلی برای دستیابی به این اهداف را مشخص کند و نهایتاً یک مجموعه­‌ای از برنامه­‌ها را برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌های سازمانی به طور جامع ایجاد کند. بنابراین مدیران همواره باید نسبت به انتخاب گزینه­‌ها و برنامه­‌ها اقدام به تصمیم­‌گیری نمایند. «درایور» و همکاران (۱۹۹۰ میلادی)  استدلال نمودند که افراد دارای پنج سبک اساسی تصمیم­‌گیری هستند. این سبک­‌ها عبارتند از: قاطع، سلسله‌مراتبی، منعطف، ترکیبی و نظام یافته. «تاتوم» و همکارانش (۲۰۰۳ میلادی) سبک­‌های پنج‌گانه تصمیم‌گیری درایور و همکارانش را در قالب دو گروه تقسیم­‌بندی نموده­‌اند:

۱- سبک تصمیم­‌گیری محدود شده: تصمیم‌گیرنده تعداد منابع ورودی (گردآوری داده­‌ها) و تعداد راهکارهای ممکن برای حل مشکل را در قالب مواردی محدود مورد ملاحظه قرار می­‌دهد.

۲- سبک تصمیم­‌گیری جامع: تصمیم‌گیرنده تلاش­‌هایی می­‌کند تا از منابع ورودی بسیار زیاد (منابع اطلاعاتی متنوع) تا حدی که امکان آن وجود داشته باشد، استفاده نماید؛ و طیف وسیعی از راهکارهای بالقوه برای حل مشکل را مورد توجه قرار دهد.
دانلود PDF این مقاله
[products ids=”2119, 2894″]

امتیاز به این مطلب

مطالب بیشتر

برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
برنامه‌ریزی
بازدید : 551

با دوستانتان به اشتراک بگذارید

فهرست
خدمات مشتریان
ارسال پیام
تغییر و دگرگونی را با جعبه‌ابزار تغییر سطح مقدماتی و تخفیف شگفت‌انگیز ۸۱٪ آغاز کنیدآغاز می‌کنم
+