1. خانه
  2. مقالات
  3. رهبری
  4. ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

برنامه‌ریزی
بازدید : 3,387

ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

Rate this post

انسان‌ها در زندگی اجتماعی خود همواره با دو پدیده ذاتاً متناقض مواجه بوده­‌اند. این دو پدیده عبارتند از: خواسته­‌ها یا نیازهای نامحدود و منابع یا امکانات محدود. به همین منظور به ابزاری نیاز است تا بتوان بین این دو پدیده آشتی برقرار نمود. برنامه­‌ریزی ابزاری است که می­‌تواند با اولویت­‌بندی نیازها و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود، بین این دو پدیده تعادل برقرار کند.

* برنامه­‌ریزی شامل تعیین اهداف و مقاصد سازمان، تعیین استراتژی­‌ها برای دستیابی به این اهداف و ایجاد سلسله مراتب جامع از برنامه­‌ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌هاست به عبارت دیگر، برنامه­‌ریزی هم با نتایج (چه کاری انجام شود) و هم راه­‌ها (چگونه انجام شود) سروکار دارد.

* برنامه­‌ریزی عبارتست از تعیین اهداف سازمان­‌ها و راه­‌های دستیابی به آنها، برنامه یک نقش‌ه­ای است که نحوه تخصیص منابع، برنامه­‌های اجرایی و سایر فعالیت‌های ضروری برای دستیابی به اهداف را روشن می­‌سازد.

* برنامه­‌ریزی، غلبه بر عدم اطمینان از طریق تنظیم رشته­‌های عملی برای دستیابی به نتایج مشخص شده است.

اهداف برنامه‌ریزی

به طور کلی می­‌توان اهداف برنامه­‌ریزی را در موارد ذیل بیان نمود:

  1. برنامه­‌ریزی، کوشش هماهنگی را ایجاد می­‌کند و به مدیران و کارکنان جهت می­‌دهد. وقتی کارکنان می­‌دانند که سازمان به کجا می­‌رود و باید چه کمکی برای رسیدن به اهداف انجام دهند، آنها می­‌توانند فعالیت­‌هایشان را هماهنگ کرده و با یکدیگر همکاری نموده و در تیم‌ها فعالیت نمایند. بدون برنامه­‌ریزی، واحدها با اهداف متقاطع کار می­‌کنند و سازمان از حرکت بسوی تحقق اهداف مؤثر باز خواهد ماند.
  2. برنامه­‌ریزی، مدیران را در نگاه به آینده یاری می­‌دهد، تغییر را پیش­‌بینی نموده، تأثیر واکنش‌های مناسب را در نظر گرفته و عدم اطمینان را کاهش می­‌دهد. برنامه­‌ریزی هم‌چنین پیامدهای اقدامات مدیران را که ممکن است در واکنش به تغییر نشان دهند، روشن می­سازد.
  3. برنامه­‌ریزی، هرز رفتن و «همپوشی» وظایف را کاهش می­‌دهد. وقتی نتایج و راه­‌ها روشن باشد، عدم کارآیی آشکار می‌شود.
  4. برنامه‌­ریزی، اهداف و استانداردهایی را تعیین می­‌کند که در کنترل مورد استفاده قرار می­‌گیرد. در برنامه­‌ریزی، اهداف تعیین می­‌شوند و در وظیفه کنترل، عملکرد واقعی با اهداف مقایسه می­‌گردند و هر انحراف معنی­‌داری شناسایی می­‌شود و اقدام اصلاحی ضروری انجام می­‌گیرد. بدون برنامه­‌ریزی راهی برای کنترل وجود ندارد.

سه سطح برنامه‌ها

در یک تقسیم­‌بندی کلی برنامه­‌ها را می­توان به سه سطح تقسیم نمود:

  1. برنامه­‌های استراتژیک با بلندمدت
  2. برنامه­‌های میانی یا میان مدت
  3. برنامه­‌های عملیاتی یا کوتاه مدت

ویژگی‌ها سه سطح برنامه‌ها

برای تبیین ویژگی­‌های این برنامه­‌ها، جدولی مقایسه­‌ای بوسیله «جان نایلور» تنظیم گردیده است.

برنامه­‌ریزی اثربخش زمانی تحقق می­‌یابد که هماهنگی و ارتباط منطقی و مناسبی بین سطوح مختلف برنامه­‌ها ایجاد شود. این هماهنگی می­‌تواند «از بالا به پایین» یا «از پایین به بالا» باشد. ارتباط و هماهنگی از بالا به پایین زمانی رخ می­‌دهد که مدیران در هر سطح، خطوط راهنمایی را برای زیردستان خود روشن می­‌سازند؛ ضمن آنکه این هماهنگی با سایر برنامه­‌ها، همچون بیانیه­‌های اهداف یا ماموریت و دسترسی به منابع برای دستیابی به موفقیت صورت می­‌گیرد. علاوه بر آن، یک زنجیره هدف- وسیله ایجاد می­‌شود که هر سطح وسیله­‌ای برای دستیابی به اهداف سطح بالاتر تلقی می­‌شود. ارتباطات و هماهنگی از پایین به بالا نیز روشی است که مدیران اطلاعات را با توجه به ظرفیت و توانایی واحدهای سازمانی خود در تنظیم برنامه­‌ها مورد استفاده قرار می­‌دهند.

جدول شماره ۱: سطوح مختلف برنامه­‌ریزی

سطوح

برنامه­‌ریزی

هدف برنامه­‌ریزی

مدیران برنامه­‌ریز

افق زمانی

برنامه­‌های استراتژیک دستیابی به اهداف سازمان از طریق روابط بلندمدت بین سازمان و محیطش- دستیابی به منابع کلیدی مدیران کل و روسای واحدها یک تا ده سال یا بیش از ده سال
برنامه­‌های میانی جهت دادن و تخصیص منابع در میان واحدهای اصلی و فرعی- شفاف نمودن اهداف و ایجاد هماهنگی مدیران میانی که یا بکدیگر و همچنین با تیم­‌های واحدشان کار می­‌کنند شش ماه تا دو سال
برنامه­‌های عملیاتی انجام وظایف با استفاده از منابع در دسترس برای کمک به اهداف واحد سازمانی مدیران واحد عملیاتی و سرپرستان از چند ساعت تا یکسال

دو عنصر مهم برنامه‌ریزی

با توجه به دیدگاه­‌های ارائه شده، عناصر مختلفی را می­‌توان برای برنامه­‌ریزی بیان کرد که در این میان دو عنصر مهم در برنامه‌ریزی از اهمیت بیشتری برخوردارند.

* هدف:

هدف، خروجی­‌های (نتایج) مطلوب برای افراد، گروه­‌ها و کل سازمان است.

هدف، جهت کلی و معیارهای ارزیابی عملکرد کسب‌وکار را فراهم می­‌کند.

* برنامه­‌ها:

مستنداتی که نحوه دسترسی به اهداف را به طور فهرست­‌وار بیان می­‌کنند. این که منابع به طور مطلوب تخصیص داده شوند و برنامه­‌ی زمان­‌بندی شده برای انجام فعالیت­‌ها تدوین گردد.

سه مرحله برنامه‌ریزی

در مجموع، فرایند برنامه­‌ریزی با توجه به عناصر بیان شده دارای سه مرحله به شرح زیر است:

۱- مأموریت سازمانی: بیانیه­‌ای کلی که فلسفه­‌های وجودی کسب‌وکار را تشریح می­‌کند و اهداف سازمان باید براساس آن بنا شود (عنوان هر سازمان بیانگر ماموریت هر سازمان است). بیانیه مأموریت مشخص می­‌کند که محصولات و مشتریان چه هستند و چگونه شرکت یا سازمان مورد نظر از سایر رقبا یا سازمان­‌ها متمایز می­‌شود.

۲- شکل‌دهی استراتژی: مدیران در این مرحله ضمن تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان و تهدیدات و فرصت‌های محیطی، استراتژی‌هایی را مشخص می­‌سازند که برای دستیابی به مأموریت تعیین شده مورد نیاز است.

۳. اجرای استراتژی: مدیران باید تصمیم بگیرند که چگونه منابع سازمان را بین گروه‌ها و واحدهای مختلف سازمانی تخصیص دهند، به گونه­‌ای که از دستیابی به استراتژی موردنظر اطمینان حاصل شود.

براساس این مراحل سه‌گانه ابتدا بایستی مأموریت سازمان تدوین شود و سپس استراتژی متناسب با آن مشخص گردیده و با استفاده از تکنیک­‌های برنامه­‌ریزی، این استراتژی­‌ها به اجرا درآید.

مدیر در نقش یک برنامه­‌ریز بایستی اهداف سازمانی را تعریف نموده و استراتژی­‌های کلی برای دستیابی به این اهداف را مشخص کند و نهایتاً یک مجموعه­‌ای از برنامه­‌ها را برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌های سازمانی به طور جامع ایجاد کند. بنابراین مدیران همواره باید نسبت به انتخاب گزینه­‌ها و برنامه­‌ها اقدام به تصمیم­‌گیری نمایند. «درایور» و همکاران (۱۹۹۰ میلادی)  استدلال نمودند که افراد دارای پنج سبک اساسی تصمیم­‌گیری هستند. این سبک­‌ها عبارتند از: قاطع، سلسله‌مراتبی، منعطف، ترکیبی و نظام یافته. «تاتوم» و همکارانش (۲۰۰۳ میلادی) سبک­‌های پنج‌گانه تصمیم‌گیری درایور و همکارانش را در قالب دو گروه تقسیم­‌بندی نموده­‌اند:

۱- سبک تصمیم­‌گیری محدود شده: تصمیم‌گیرنده تعداد منابع ورودی (گردآوری داده­‌ها) و تعداد راهکارهای ممکن برای حل مشکل را در قالب مواردی محدود مورد ملاحظه قرار می­‌دهد.

۲- سبک تصمیم­‌گیری جامع: تصمیم‌گیرنده تلاش­‌هایی می­‌کند تا از منابع ورودی بسیار زیاد (منابع اطلاعاتی متنوع) تا حدی که امکان آن وجود داشته باشد، استفاده نماید؛ و طیف وسیعی از راهکارهای بالقوه برای حل مشکل را مورد توجه قرار دهد.
دانلود PDF این مقاله

امتیاز به این مطلب

Rate this post

مطالب بیشتر

برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
برنامه‌ریزی
بازدید : 3,387

با دوستانتان به اشتراک بگذارید

کلاس کار و زندگی‌ت رو بالاتر ببر!اطلاعات بیشتر
+