شما کسب‌وکارتان را چگونه کنترل و نظارت می‌کنید
کنترل و نظارت، و برنامه‌ریزی دو وظیفه مهم مدیریتی هستند که مکمل یکدیگرند. اگر بهترین برنامه‌ریزی‌ها صورت بگیرد ولی نظارتی بر آن نباشد، دستیابی به اهداف، با مخاطره مواجه خواهد شد و هیچ اطمینانی وجود ندارد که منابع سازمانی در جهت صحیح بکار برده شود. از طرف دیگر، اگر بهترین سیستم‌ها و اثربخش‌ترین فرایندهای نظارتی در سازمان وجود داشته باشند، اما برنامه‌ریزی مناسبی صورت نگرفته باشد، عملاً کنترل و نظارت مفهومی نخواهد داشت.
کنترل، فرایندی است که از طریق آن اطمینان حاصل می‌شود اهداف سازمانی مطابق با برنامه در حال انجام است که فرایند بوسیله مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده با اهداف مورد نظر، انجام می‌گیرد و سپس برای هر انحرافی که بوجود می‌آید، اقدامی اصلاحی صورت می‌گیرد.
هر چند کنترل به عنوان آخرین کارکرد مدیریت مطرح است، ولی این بدان معنا نیست که کنترل صرفاً در پایان فرایند هر عملیات و یا پایان دوره مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. کنترل و نظارت وظیفه‌ای است مستمر و همیشگی که در هر مرحله از عملیات سازمانی می‌تواند بکار گرفته شود.
وظیفه کنترل، شامل تعیین سازوکارهای کنترلی است که از اجرای واقعی برنامه استراتژیک بازخور بدهد، بدانگونه که در هر مرحله بتواند مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرد. سیستم نظارتی باید هم‌چنین، انحراف از انتظارات واقعی را نشان دهد و علاوه بر آن دلایل این انحرافات را مورد بررسی قرار داده و معیارهای مناسب برای اصلاح انحرافات را بکار بندد. نمودار ۱ فرایند کنترل را بصورت سیستمی به تصویر می‌کشد:
نمودار ۱: فرآیند کنترل و نظارت
سه حوزه کنترل و نظارت
بطور کلی فرایند کنترل در سه حوزه‌ی سازمانی قابل اعمال است که این کنترل‌ها عبارتند از:
۱- کنترل قبل از عمل (کنترل‌های پیش از استخدام کارگزاران، بازرسی مواد اولیه در انجام طرح‌های عمرانی همچون خیابان‌کشی و …)
۲- کنترل حین عمل (مدیریت کیفیت جامع؛ خود کنترلی کارگزاران و …)
۳- کنترل پس از عمل (بازرسی کیفیت نهایی؛ تحقیق میدانی از شهروندان و …)
کنترل قبل از عمل، به منظور کنترل ورودی‌ها یا داده‌های سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که شرایط برای اجرای عملیات آماده است. کنترل حین عمل، فرایند عملیات را در زمان اجراء مورد ارزیابی قرار می‌دهد تا قبل از اینکه عملیات یا خدمات ارائه شود، نواقص احتمالی آن برطرف گردد. کنترل پس از عمل نیز خروجی‌های سیستم را ارزیابی کرده و با ارائه بازخور به سیستم، از تکرار انحرافات و نواقص در آینده جلوگیری می‌نماید. برای اینکه کنترل و نظارت اثربخش باشد، سیستم سازمانی باید ضمن رعایت مراحل منطقی فرایند کنترل، از هر سه نوع کنترل (قبل، حین، و پس از عمل) استفاده لازم به عمل آورد.
مهم‌ترین اشکال کنترل سازمانی
کنترل‌های سازمانی می‌توانند در قالب اشکال مختلفی صورت پذیرند، که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
- سیستم کنترلی می‌تواند بر روی سنجش ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرایندها یا رفتار کارکنان و مدیران متمرکز باشد.
- کنترل می‌تواند با نتایج کلی یا اقدامات ویژه مرتبط باشد.
- کنترل‌ها باید با ارزیابی عملکرد کلی سازمان یا بخش‌های مهمی از آن مرتبط باشد.
- کنترل‌ها می‌توانند با سنجش عملکرد روزمره فعالیت‌های عملیاتی مرتبط باشند.
ویژگیهای سیستم کنترل اثربخش
«هیکس» و «گولت» ویژگیهای سیستم کنترل اثربخش را در قالب مواردی مطرح میکنند که با توجه به برخی تعدیلات صورت گرفته، این ویژگیها بیان میگردند:
۱- سیستم کنترل باید پرمعنی بوده و باید بوسیله کسانی که در عملیات هستند، بخوبی درک شود.
۲- کنترل‌ها باید با ساختار سازمان سازگار باشد و با مراکز تصمیمگیری که مسئول عملکرد هستند، مرتبط باشند.
۳- یک سیستم کنترلی اثربخش باید انحرافات صورت گرفته از استانداردهای مطلوب عملکرد را در سریع‌ترین زمان ممکن گزارش دهد.
۴- سیستم کنترلی باید توجه به فعالیت‌های حیاتی که برای موفقیت سازمان حایز اهمیت هستند را در سرلوحه اقدامات خود قرار دهد.
۵- یک سیستم کنترلی برای اثربخش بودن باید منعطف باشد.
۶- سیستم کنترلی باید با هدف فعالیتی که با آن مرتبط است، سازگاری داشته باشد.
۷- سیستم کنترلی باید خودش را بطور مستمر مورد بازنگری قرار دهد تا اطمینان حاصل شود که در راستای نتایجی که ایجاد میکند، مناسب و اثربخش است.
