تعداد کلمات: ۱۱۳۳ واژه | زمان مطالعه: ۷ دقیقه | موضوع: حاکمیت داده

چگونه حاکمیت داده را برای شرکت یا سازمان خود برقرار کنیم

داده‌ها یکی از قدرتمندترین ابزارهایی هستند که کسب‌وکارهای مدرن در اختیار دارند. داده‌ها، چه توسط یک سازمان، چه توسط مشتریان آن یا توسط یک شخص ثالث ایجاد شوند، می‌توانند منجر به بینش‌های معناداری شوند که به صورت استفاده صحیح، به طور مثبت تصمیم‌گیری‌های تجاری را آگاه و تغییر می‌دهند. عکس این موضوع نیز صادق‌ست: وقتی داده‌ها به‌طور نادرست استفاده شوند، می‌توانند یک سازمان را درمعرض بدهی‌های قابل توجهی قرار دهند.

به همین دلیل‌ست که همه سازمان‌ها باید سیاست‌ها و شیوه‌نامه‌های واضحی برای حاکمیت داده داشته باشند. درحالی‌که همه کارمندان باید این سیاست‌ها را درک کنند، برای مدیران بسیار مهم‌ست که قوانین را بدانند. و فعالیت تیم‌شان را برای انطباق با آنها نظارت کنند.

در این یادداشت مروری بر چیستی حاکمیت داده و دلیل اهمیت آن برای سازمان‌های مدرن خواهیم داشت.

حاکمیت داده چیست؟

حاکمیت داده اصطلاحی‌ست که به چارچوب‌ها، فرایندها و شیوه‌هایی اشاره دارد که یک سازمان برای مدیریت رسمی دارایی‌های داده‌ای خودش استفاده می‌کند. هدف از حاکمیت داده، اطمینان از کیفیت بالا، دقت و امنیت داده‌های یک سازمان‌ست تا بتوان از آن به طور مؤثر در جهت اهداف تجاری استفاده کرد.

درحالی‌که هیچ دو سازمانی از الگو یا چارچوب حاکمیت داده یکسانی پیروی نمی‌کنند، اجزای مرتبط با موارد زیر بین کسب‌وکارها مشترک هستند:

• کیفیت داده: داده‌های سازمان چقدر کامل، دقیق و قابل اعتماد هستند؟ چه فرایندهایی را می‌توان برای اطمینان از بالاترین کیفیت ممکن پیاده‌سازی کرد؟ چه اقدامات حفاظتی را می‌توان برای شناسایی، پاک‌سازی یا حذف داده‌های بی‌کیفیت اعمال کرد؟

• امنیت داده: سازمان چه اقداماتی می‌تواند انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که داده‌ها فقط توسط طرف‌های تأییدشده قابل دسترسی هستند؟ چه نوع رمزگذاری، نظارت بر فعالیت، احراز هویت چند عاملی، کنترل دسترسی و سایر اقدامات امنیتی را می‌توان برای محافظت از داده‌ها برابر عوامل مخرب اعمال کرد؟

• حریم خصوصی داده: اگر دارایی‌های داده مورد نظر حاوی اطلاعات حساس (مانند اسناد منابع انسانی، سوابق پزشکی و اطلاعات مالی) باشند، سازمان چه اقداماتی می‌تواند انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که حق حریم خصوصی افراد رعایت و محافظت می‌شود؟ این امر چگونه بر نحوه جمع‌آوری، پردازش، مدیریت، ذخیره و استفاده از داده‌ها تأثیر می‌گذارد؟ سازمان هنگام ایجاد چارچوب‌ها و گردش‌های کاری خود باید به چه قوانین یا مقرراتی توجه داشته باشد؟
• نظارت بر داده: چه کسی مسئول نظارت بر فرایندهای داده‌های سازمان برای اطمینان از اجرای حاکمیت است؟

چرا حاکمیت داده مهم است؟

حاکمیت داده مهم‌ست زیرا تضمین می‌کند که داده‌های یک سازمان ظرفیت بیشتری برای تبدیل شدن به یک دارایی دارند تا یک بدهی. نحوه انجام این کار از سازمانی به سازمان دیگر و از صنعتی به صنعت دیگر متفاوت‌ست. در زیر به برخی از مزایایی اشاره می‌کنیم که سازمان‌ها می‌توانند از اجرای شیوه‌های دقیق حاکمیت داده به دست آورند.

۱. اعتماد بیشتر برای تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده

ایجاد شیوه‌نامه‌های شفاف حاکمیت داده به یک سازمان اجازه می‌دهد تا به دقت داده‌های خودش اعتماد بیشتری داشته باشد. این اعتماد، احتمال این موضوع افزایش می‌دهد که سازمان به جای استدلال ذهنی، فرایند تصمیم‌گیری خودش را با داده‌ها پشتیبانی کند. طبق برخی تخمین‌ها، سازمان‌های مبتنی بر داده سه برابر بیشتر از سازمان‌های دیگر که کمتر مبتنی بر داده هستند، احتمال بهبود در تصمیم‌گیری خودشان را گزارش می‌دهند. این می‌تواند در افزایش سود و موفقیت کلی کسب‌وکار نقش اساسی داشته باشد.

۲. مدیریت آسان‌تر الزامات نظارتی

تقریباً در هر صنعتی که اطلاعات و داده‌های مصرف‌کننده را جمع‌آوری و ذخیره می‌کند، قوانین و مقرراتی وجود دارد که نحوه محافظت از آن را راهنمایی می‌کند. مراقبت‌های بهداشتی، خدمات مالی و تجارت الکترونیک تنها چند نمونه از این موارد هستند. ایجاد شیوه‌نامه‌های حاکمیت داده می‌تواند رعایت چنین قوانین و مقرراتی را آسان‌تر کند.

۳. افزایش ارزش برای مصرف‌کنندگان

توانایی اشاره به اجزای مختلف شیوه‌های حاکمیت داده شما می‌تواند به شما در ایجاد اعتماد مصرف‌کننده به محصولات و خدماتتان کمک کند. این امر به‌ویژه در صنایع حساس، مانند مراقبت‌های بهداشتی و مالی صادق‌ست که در آن مصرف‌کنندگان سهم شخصی در توانایی شما برای حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌هایشان دارند. به این ترتیب، حاکمیت داده به یک ارزش‌افزوده برای مصرف‌کنندگان تبدیل می‌شود.

۴. افزایش کارایی در سازمان

یکی از مشکلات رایج سازمان‌هایی که شیوه‌های حاکمیت داده را ندارند، داده‌های تکراری‌ست، که در آن نسخه‌های متعددی از یک مجموعه داده یا فایل وجود دارد. وقتی کارمندان مطمئن نیستند که از به‌روزترین داده‌ها استفاده می‌کنند، ممکن‌ست سردرگمی، عدم دقت و ناکارآمدی رخ دهد. عکس این قضیه نیز صادق‌ست: وقتی کارمندان به منابع داده‌شان اطمینان دارند، این می‌تواند منجر به استفاده مؤثرتر از آن داده‌ها شود. صرف وقت برای ایجاد قوانینی درباره نحوه مدیریت و برخورد با داده‌ها می‌تواند منابع ناکارآمدی و سردرگمی را از بین ببرد و کاهش دهد.

۵. پاسخگویی داخلی بیشتر

داشتن قوانین و رویه‌های واضح و مشخص درباره حاکمیت داده، پاسخگویی کارکنان را در قبال اقدامات‌شان برای سازمان آسان‌تر می‌کند. به‌عنوان مثال، اگر کارمندی به داده‌هایی دسترسی پیدا کند که نباید به آنها دسترسی داشته باشد یا قوانین بهداشت داده‌های سازمان را زیر پا بگذارد، ابزار روشنی برای شناسایی مشکلات و رفع آنها وجود دارد.

۶. افزایش شفافیت

هنگامی‌که شیوه‌های حاکمیت داده برقرار شوند، شفاف بودن با ذینفعان داخلی و خارجی بسیار آسان‌تر می‌شود. به‌عنوان مثال، گزارش‌های دسترسی به سازمان اجازه می‌دهد تا دقیقاً بداند چه کسی به فایل‌های خاص دسترسی داشته‌ست. این اطلاعات می‌تواند برای پاسخ به سؤالات مطرح‌شده توسط مصرف‌کنندگان یا تنظیم‌کنندگان استفاده شود.

۷. هزینه‌های کمتر برای سایر حوزه‌های حاکمیت داده

تمام مزایای مستقیم ذکرشده در بالا منجر به یک مزیت غیرمستقیم نیز می‌شوند: کاهش هزینه‌ها در سایر حوزه‌های حاکمیت داده. هنگامی‌که شیوه‌نامه‌های حاکمیت داده را در سازمان‌تان ایجاد می‌کنید، چندین اقدام انجام می‌دهید که به طور غیرمستقیم از هزینه‌های آینده جلوگیری می‌کند. به‌عنوان مثال، امنیت دقیق داده‌ها احتمال نقض داده‌ها را کاهش می‌دهد، که در نتیجه شانس اصلاح در آینده را کاهش می‌دهد. از طرف دیگر، رعایت قوانین و مقررات خطر جریمه‌ها را کاهش می‌دهد.

ایجاد یک چارچوب حاکميت داده

هیچ دو سازمانی هرگز چارچوب‌های حاکميت داده‌ای یکسانی نخواهند داشت. دلیل این امر این‌ست که چارچوب‌ها باید منحصر به نوع داده‌هایی باشند که یک سازمان از آنها استفاده می‌کند، روش‌های استفاده از آنها و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند.

هنگام تصمیم‌گیری برای ایجاد یک چارچوب حاکميت داده، با شناسایی اهداف خود شروع کنید. و ابزاری برای اندازه‌گیری پیشرفت به سمت آنها پیاده‌سازی کنید. این می‌تواند سیاست‌ها، فرایندها، فناوری و ساختار تیمی را آگاه کند که برای دستیابی به اهداف‌تان استفاده می‌کنید. چارچوب نهایی باید مستندسازی‌شده و به صورت داخلی بین تمام طرف‌هایی توزیع شود که ممکن‌ست با داده‌ها تعامل داشته باشند.

از آنجا که داده‌ها توسط متخصصان در اکثر سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، افزایش دانش شما درباره حاکمیت داده می‌تواند برای حرفه شما مفید باشد. حتی اگر قصد ندارید روی پروژه‌های داده کار کنید یا با تیم داده شرکت‌تان تعامل داشته باشید. درک حاکمیت داده به ویژه برای هر کسی مهم‌ست که به سمت‌های مدیریتی یا رهبری علاقه‌مندست.