زمان خودتان را مانند یک تنبل نابغه مدیریت کنید

طرح (۲۰۲۴) دیدگاهی تازه و دلسوزانه درباره مدیریت زمان ارائه می‌دهد. و بر یکپارچگی و هدف‌مندی بیش از بهینه‌سازی و بهره‌وری بی‌فکر تأکید می‌کند. با استفاده از رویکرد طرح [PLAN] – آمادگی[Prepare]، زنده[Live]، تنظیم[Adjust] و توجه[Notice] – خوانندگان مجهز هستند تا آنچه را که در هر فصل از زندگی مهم‌ترست به انجام برسانند.

کندرا آداچی نویسنده و سخنران‌ست که به خاطر برداشت تازه و مهربانش در زمینه بهره‌وری و مدیریت زمان شناخته شده‌ست. آداچی میزبان پادکست تنبل نابغه [The Lazy Genius]ست. دو کتاب پرفروش قبلی نیویورک تایمز، راه تنبل نابغه و آشپزخانه تنبل نابغه را نوشته‌ست.

این کتاب چه‌چیزی برای من دارد؟ رویکردتان را به مدیریت زمان با طرح [PLAN] تغییر دهید!

اگر با توصیه‌های معمول مدیریت زمان مشکل داشتید، دست‌تان را بالا ببرید. اگر دست‌تان در هواست، تنها نیستید و تلاش‌های ناموفق شما احتمالاً تقصیر شما نیست.

اکثر سیستم‌های بهره‌وری محبوب بر «دستیابی به هر قیمتی» با ذهنیتی یکسان تأکید می‌کنند. و اغلب نادیده می‌گیرند که این روش‌ها برای همه واقع‌بینانه و یا حتی مطلوب نیستند. این امر به‌ویژه درباره زنان و کسانی که از گروه‌های به‌حاشیه رانده‌شده تاریخی هستند، صادق‌ست. که ممکن‌ست به دلیل «خرد» غالب احساس ناکافی یا قطع ارتباط کنند.

در دنیای بدون وقفه امروزی، در تمام ساعات شبانه‌روز، فشار برای دنبال‌کنندگان، متخصصان، والدین و دانش‌آموزان را به طور یکسان بیش از حد کار کرده و از کار می‌اندازد. نیاز به یک رویکرد متعادل و سازگار برای مدیریت زمان هرگز بیشتر از این نبوده‌ست. اینجاست که چارچوب چهار قسمتی طرح [PLAN] – آمادگی[Prepare]، زنده[Live]، تنظیم[Adjust] و توجه[Notice] – وارد می‌شود. این چارچوب برای کمک به شما در ایجاد زندگی‌ای طراحی شده‌ست که بهره‌وری و رفاه را متعادل می‌کند.

در این خلاصه‌کتاب، خواهید فهمید که چگونه زمان خودتان را با انرژی و اولویت‌های‌تان هماهنگ کنید. و ریتم‌های طبیعی مانند چرخه‌های هورمونی یا انرژی را در نظر بگیرید. روش‌های تاکتیکی برای مدیریت وظایف، همراه با استراتژی‌های عملی برای مدیریت مشکلات در هنگام بروز خستگی یا هرج‌ومرج به دست خواهید آورد. طرح [PLAN] درباره فشردن آخرین ثانیه از روز نیست. بلکه ایجاد یک زندگی‌ست که ریشه در نیت، یکپارچگی و آنچه واقعاً مهم‌ست.

بنابراین، اگر آماده پذیرش یک سیستم مدیریت زمان هستید که برای نیازهای منحصربه‌فرد و فصل زندگی شما کار می‌کند. به جای مطابقت با استانداردهای بهره‌وری سفت و سخت؛ پس دست‌وپنجه نرم کنید. سفر شما به سمت مدیریت زمان دلسوزانه از هم اکنون آغاز می‌شود!

طرح ۱۰۱

اکثر سیستم‌های بهره‌وری سنتی بر موفقیت بی‌امان، اولویت‌دهی به نظارت و خروجی ثابت تأکید دارند. در حالی که هیچ مشکلی ذاتاً در تلاش برای موفقیت وجود ندارد. و این روش‌ها ممکن‌ست برای برخی خوب کار کنند. آنها به طور کلی برای همه موثر یا رضایت‌بخش نیستند.

اگر احساس می‌کنید که با این رویکردهای سنتی هماهنگ نیستید، در اینجا چند خبر خوب وجود دارد. ممکن‌ست طرح [PLAN] دقیقاً همان چیزی باشد که شما به دنبال آن بوده‌اید. برخلاف روش‌های سفت و سخت و یک‌اندازه، این چارچوب روشی انعطاف‌پذیر برای مدیریت زمان و انرژی شما در راستای آنچه واقعاً برای شما مهم‌ست، ارائه می‌دهد. بر رفاه شخصی تأکید می‌کند و رویکردی جامع و متعادل به زندگی را توسعه می‌دهد. و به شما امکان می‌دهد در هر مرحله پیشرفت کنید.

طرح [PLAN] به‌گونه‌ای طراحی شده‌ست که انعطاف‌پذیر باشد، با هر مرحله – آمادگی[Prepare]، زنده[Live]، تنظیم[Adjust] و توجه[Notice] – با هم کار می‌کنند تا یک ساختار عملی و انعطاف‌پذیر را تشکیل دهند. این کمتر یک اقدام تنظیم و فراموشی بهینه‌سازی‌ست. و بیشتر یک فرایند مداوم و تکراری یکپارچه‌سازی‌ست.

آمادگی

مرحله اول، آمادگی[Prepare]، بر برنامه‌ریزی متفکرانه و طبیعی تمرکز دارد. و از جایی شروع می‌شود که در حال حاضر هستید. این مرحله بر اهمیت تمرکز بر چیزی تأکید می‌کند در زمان حال اهمیت دارد. در حالی که تشخیص می‌دهد که هیچ برنامه‌ای نباید به طور کامل تنظیم شود. با شفاف‌سازی اولویت‌ها و اعتماد به توانایی‌تان در انجام هر مرحله متوالی – چالشی که بسیاری از زنان و افراد به‌حاشیه رانده‌شده با آن روبرو هستند – می‌توانید با نیت و اطمینان برای آنچه در پیش‌روست آماده شوید.

زنده

بعد زنده[Live] می‌آید که بر پذیرش کامل فصل فعلی زندگی شما تأکید دارد. به جای قضاوت کردن هر روز بر اساس بهترین روزتان، می‌توانید به طور کامل لحظه را در آغوش بگیرید. و تشخیص دهید که اشکالی ندارد که به سادگی «در جایی که هستید» باشید. حتی اگر قصد دارید به‌زودی در جای دیگری باشید. پذیرفتن رضایت به‌عنوان یک ذهنیت، به جای تلاش مداوم برای بیشتر، باعث ایجاد صلح و آرامش می‌شود.

تنظیم

مرحله سوم، تنظیم[Adjust]، برای پاسخگویی به شن‌های متحرک زندگی ضروری‌ست. به جای ایجاد تغییرات گسترده، برداشتن گام‌های کوچک و متفکرانه به شما این امکان را می‌دهد که برنامه‌های‌تان را با انرژی و اولویت‌های‌تان هماهنگ کنید. تنظیم تدریجی به این معنی‌ست که شما در یک مسیر سفت و سخت گیر نکرده‌اید. شما آزادید که در صورت نیاز تغییراتی ایجاد کنید. و شما را سازگار و همسو با واقعیت لحظه نگه می‌دارد.

توجه

در نهایت، توجه[Notice] از شما دعوت می‌کند تا زندگی خودتان را با دلسوزی مشاهده کنید. به جای واکنش سریع به هر فکر یا احساسی، به خود فضایی برای مکث و تأمل بدهید. مشاهده با مهربانی به‌جای قضاوت می‌تواند حس فضای درونی ایجاد کند. به شما اجازه می‌دهد روی جنبه‌های مثبت هر روز تمرکز کنید و به چالش‌ها پاسخ طبیعی بدهید.

چارچوب طرح [PLAN] با هم، مدیریت زمان را به تمرینی برای احترام به خودتان و احترام به دیگران تبدیل می‌کند. با آمادگی آگاهانه، زندگی در زمان حال، تنظیم با نیت و توجه با مهربانی، می‌توانید به دست آورید. و احساس بهره وری داشته باشید. در حالی که در تمام این مدت متمرکز و متصل به آنچه واقعاً و منحصربه‌فرد برای شما مهم‌ست باقی بمانید.

یک کلمه کوتاه درباره چرخه قاعدگی

قبل از حرکت، مهم‌ست که به نکته‌ای که توسط اکثر توصیه‌های بهره‌وری سنتی – که اغلب توسط مردان ایجاد می‌شود – نادیده گرفته می‌شود، توجه کنیم: انرژی زنان به طور جدایی‌ناپذیری با چرخه قاعدگی آنها در هم تنیده‌ست.

برخلاف مردان که در یک چرخه ۲۴ ساعته نسبتاً ثابت عمل می‌کنند، انرژی و تمرکز زنان تحت تأثیر یک چرخه تقریباً ۲۸ روزه‌ست که با نوسانات هورمونی مشخص تعیین می‌شود. این تغییرات به‌طور قابل‌توجهی بر احساس و عملکرد زنان هفته به هفته تأثیر می‌گذارد. با این حال اغلب ناشناخته می‌مانند. و باعث می‌شود بسیاری از زنان با رویکردهای معمول مدیریت زمان احساس عدم هماهنگی کنند.

چرخه زنانه را می‌توان به چهار مرحله مجزا تقسیم کرد که به طور منظم با چارچوب طرح [PLAN] که در بخش آخر بررسی کردیم همسو می‌شود. هر مرحله یک قدرت منحصربه‌فرد ارائه می‌دهد، بنابراین می‌تواند برای زنان بسیار قدرتمند باشد که یاد بگیرند به جای اینکه بر خلاف چرخه طبیعی خود کار کنند.

استروژن

همانطور که استروژن در فاز فولیکولی افزایش می‌یابد، با آمادگی[Prepare] هماهنگ می‌شود. انرژی و خلاقیت شروع به شکوفایی می‌کند و این مرحله را برای طوفان فکری، برنامه ریزی و مقابله با چالش‌های جدید ایده‌آل می‌کند. وضوح و خوش‌بینی همراه با این مرحله آن را برای تفکر استراتژیک، سازماندهی پروژه‌ها و حل مسئله ایده‌آل می‌کند. بهار فصلی‌ست که بیشتر این مرحله را به تصویر می‌کشد.

تخمک‌گذاری

تخمک‌گذاری مرحله زنده[Live]ست که در آن اعتمادبه‌نفس و انرژی به اوج می‌رسد. این مرحله برای فعالیت‌های اجتماعی، سخنرانی در جمع و کارهای پر انرژی مناسب‌ست. چه شبکه‌سازی باشد، چه ارائه سخنرانی یا شرکت در رویدادها، این زمانی‌ست که زنان احساس می‌کنند بازتر و توانمندترند. و در فعالیت‌های مشارکتی و بیرونی شکوفا می‌شوند. مطابق با فصل، تخمک‌گذاری تابستان خواهد بود.

لوتئال

فاز لوتئال، که با تنظیم[Adjust] همسو می‌شود، یک سیم‌پیچ طبیعی را کاهش می‌دهد. در این مرحله، توجه به جزئیات بیشتر می‌شود و زمان ایده‌آلی برای تکمیل کارهایی‌ست که نیاز به تمرکز و دقت دارند. این مرحله برای پالایش برنامه‌ها، بررسی پیشرفت و تنظیم سیستم‌ها در محل کار یا خانه قبل از کاهش مجدد سطح انرژی بسیار عالی‌ست. پاییز فصلی‌ست که این مرحله را به بهترین شکل نشان می‌دهد.

قاعدگی

در نهایت، مرحله قاعدگی مطابق با توجه[Notice]ست. انرژی در این زمان کمترست. و آن را به فرصتی عالی برای کاهش سرعت، تمرکز روی کارهای روتین و در آغوش گرفتن استراحت تبدیل می‌کند. فعالیت‌هایی مانند مرتب‌سازی اسناد یا پرداخت قبوض در اینجا منطقی‌ست. زیرا بیشتر درباره تعمیرونگهداری و تأمل‌ست تا بهره‌وری. اگر این مرحله از چرخه یک فصل بود، زمستان بود.

با همسویی بهره‌وری با این مراحل، زنان می‌توانند با ریتم‌های طبیعی خودشان کار کنند تا بر خلاف آنها. این رویکرد نه تنها کارایی و کارآمدی را افزایش می‌دهد. بلکه رفاه طولانی‌مدت را نیز تقویت می‌کند. و اطمینان می‌دهد که بهره‌وری به قیمت سلامت یا تعادل تمام نمی‌شود.

طرح [PLAN] در عمل

حالا شیوه‌ای عملی!

بیایید با یک فهرست کارهای خوب شروع کنیم. فهرست کارهای استاندارد اغلب احساس می‌کند که بسیار طاقت‌فرسا و از هم گسیخته‌ست. و مدیریت آنها را خسته‌کننده می‌کند. یک رویکرد مؤثرتر «سبک کردن بار»ست. برای انجام این کار، با دور انداختن همه چیز در ذهن‌تان شروع کنید. از کارهای بزرگ و دلهرهآور گرفته تا کارهای کوچک‌تر که مشتاق انجام آنها هستید. سپس، به هر مورد اهمیت بدهید تا دلیل اهمیت هر کدام را روشن کنید. با خیال راحت هر موردی را که فکر می‌کنید «باید» انجام دهید. اما در واقع ضروری یا از نظر شخصی معنادار نیستند، دور بیندازید. در مرحله بعد، وظایف را بر اساس فوریت یا انرژی مورد نیاز دسته‌بندی کنید. به این ترتیب، می‌توانید وظایف روزانه‌تان را بر اساس آن انتخاب کنید. و مطمئن شوید که بدون خستگی کار می‌کنید.

هفتگی

یک رویکرد روشمند مشابه می‌تواند برنامه‌ریزی هفتگی را نیز ساده کند. تفاوت اصلی در بازه زمانی کمی گسترده‌ترست. با شناسایی اولویت‌های اصلی خودتان برای هفته آینده شروع کنید. سپس، هرگونه حواس‌پرتی قابل پیش‌بینی را حذف کنید. و مطمئن شوید که موارد ضروری برای تمرکز بر این اولویت‌ها را دارید. بعد، وظایف را بر اساس ضرب‌الاجل سازماندهی کنید. برخی از وظایف – مانند پرداخت صورتحساب – مهلت مشخصی دارند که رعایت آن مهم‌ست. برای دیگران، با خیال راحت برنامه‌ریزی‌تان را بر اساس انرژی و احساسی که در طول هفته دارید انجام دهید. اجازه دادن به خودتان به این معنی‌ست که می‌توانید انعطاف‌پذیر و پاسخگو بمانید و در عین حال موثر بمانید.

ماهانه

برنامه‌ریزی ماهانه با ارائه فرصتی برای تأمل عمیق‌تر، همه‌چیز را یک قدم جلوتر می‌برد. هر ماه جدید چالش‌ها و ریتم‌های جدیدی را به همراه دارد. بنابراین با مرور ماه قبل شروع کنید. چی خوب شد؟ چه‌چیزی انرژی شما را تخلیه کرد؟ چه بینش‌هایی را می‌توانید پیش ببرید؟ باز هم، با در نظر گرفتن زمینه‌هایی مانند کار، روابط و مراقبت از خودتان، مهم‌ترین چیز را برای ماه آینده مشخص کنید. کارهای تکراری ضروری را اولویت‌بندی کنید. مانند پرداخت آن صورت حساب‌های مزاحم – در حالی که برای اهداف شخصی که ممکن‌ست به تعویق انداخته‌اید، وقت بگذارید. مانند ثبت‌نام در آن کلاس هنری. با ساختاری به این شکل، یک برنامه ماهانه می‌تواند به شما کمک کند تا روی کارهایی که باید انجام دهید. و امیدواری‌ها تمرکز کنید و لذت را به همان اندازه که کارآیی دارید، تشویق می‌کند.

فصلی

با گسترش بیشتر پنجره زمان، برنامه‌ریزی فصلی مدیریت زمان شما را به تصویر بزرگ‌تر زندگی شما متصل می‌کند. زندگی در فصول زندگی می‌شود و تشخیص اینکه در حال حاضر کجا هستید می‌تواند تمرکزتان را شکل دهد. مرحله فعلی زندگی خودتان را بشناسید و اهداف‌تان را بر اساس آن انتخاب کنید. همانند برنامه‌های هفتگی و ماهانه، برنامه‌های فصلی خودتان را انعطاف‌پذیر نگه دارید. زیرا بدانید که با تغییر فصل، اولویت‌ها، نیازها و انرژی شما نیز تغییر خواهد کرد. این رویکرد شما را در حین عبور از پیچ‌وخم‌های اجتناب‌ناپذیر زندگی حاضر نگه می‌دارد.

مدیریت زمان به طور موثر و دلسوزانه نیازمند سیستمی‌ست که با نیازها و سطوح انرژی شما سازگار باشد. با هماهنگی وظایف، برنامه‌ها و پروژه‌های‌تان با فصل فعلی زندگی خودتان، می‌توانید یک روش یکپارچه‌تر و هدفمندتر برای مدیریت زمان ایجاد کنید که هم بهره‌وری و هم رفاه را تقویت می‌کند.

طرح [PLAN] صحبت می‌کند

حتی دقیق‌ترین برنامه‌هایی که سازمان‌دهی شده‌اند، می‌توانند بسیار طاقت‌فرسا به نظر برسند، به‌طور غیرمنتظره‌ای از هم بپاشند. یا زمانی که کاملاً خسته شده‌ایم، ما را به دام بیندازند. در این لحظات، تغییر دیدگاه و تمرین شفقت به خودمان ضروری‌ست. متمرکز و ثابت ماندن به این معنی نیست که همه‌چیز را به یک‌باره انجام دهید. گاهی اوقات، مهم‌ست که حتی کوچک‌ترین قدم‌ها را به جلو بردارید. این سه سخنرانی کوتاه می‌تواند به شما کمک کند در آن زمان‌های چالش‌برانگیز راهنمایی کنید.

فهرست کارها

وقتی فهرست کارهایتان بی‌پایان‌ست، با یک نفس عمیق ساده شروع کنید. اغلب، شما واقعاً کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. و احتمالاً همه‌چیز به همان اندازه فوری به نظر می‌رسد. به جای اینکه از خودتان انتظار داشته باشید که به نحوی همه‌چیز را در خودش جای دهید، وظایف‌تان را بر اساس فوریت با فهرست «اکنون، به‌زودی، بعد، هرگز مهم نیست» مرتب کنید. مواردی را که فوراً حیاتی نیستند کنار بگذارید. و با یک حس فوری مناسب و قابل کنترل به بقیه موارد نزدیک شوید.

انفجار برنامه

اگر برنامه شما در مقابل چشمان شما منفجر شود، کاملاً معتبرست که احساس ناامیدی یا سرخوردگی کنید. یا هر دو به‌طور هم‌زمان! به آرامی به خود یادآوری کنید که برنامه‌ها نیت هستند، نه الزامات. علاوه بر این، برنامه‌های شکست‌خورده لزوماً منعکس‌کننده شکست‌های شما نیستند. گاهی اوقات، زندگی فقط اتفاق می‌افتد. بنابراین، زمانی که همه‌چیز آن طور که انتظار می‌رود پیش نمی‌رود، به یاد داشته باشید که ارزش شما به همه‌چیز بستگی ندارد. و توانایی‌تان را برای انطباق با مهربانی در زمانی جشن بگیرید که برنامه‌ها ناگزیر از هم گسیخته یا منفجر می‌شوند.

خستگی

در نهایت، هنگامی‌که خستگی شروع می‌شود، و شما مقدار کمی از مخزن باقی می‌ماند، استراحت بدون احساس گناه را در اولویت قرار دهید. استراحت چیزی نیست که شما «ذخیره» کنید. یک امر ضروری‌ست حتی یک چرت کوتاه ۱۷ دقیقه‌ای یا چند لحظه سکون دور از دیگران و وسایل می‌تواند تفاوت چشمگیری ایجاد کند. استراحت روزانه به حفظ تعادل انرژی و خلق‌وخوی شما کمک می‌کند. بنابراین ارزیابی کنید که چه‌چیزی ممکن‌ست شما را خسته کند. و حجم کاری‌تان را در صورت نیاز تنظیم کنید. بله، برخی از روزها، شب دیرهنگام مورد نیاز یا مورد نظر خواهد بود. درباره دیگران، زمان خواب زودهنگام بهترین خدمت را به شما خواهد داد. نکته کلیدی اینکه به بدن‌تان گوش دهید. و به آنچه در این فصل از زندگی نیاز دارد احترام بگذارید.

هر زمان که نیاز به یادآوری ملایم داشتید تا با صبر و شفقت با خودتان رفتار کنید. به این گفت‌وگوهای داغ بازگردید. در صورت لزوم خودتان را تطبیق دهید. چیزهای غیرضروری را رها کنید. و به یاد داشته باشید که استراحت و انعطاف‌پذیری هم برای بهره‌وری و هم برای رفاه شخصی حیاتی‌ست. شما این را دارید!

خلاصه نهایی

در این خلاصه‌کتاب به نام طرح [PLAN] شما آموختید که یک زندگی رضایت‌بخش و متعادل فراتر از انجام دادن کارهاست. یک زندگی کامل و متعادل مستلزم آن‌ست که زمان و انرژی خودتان را با آنچه هستید، جایی که هستید و آنچه واقعاً مهم‌ست هماهنگ کنید.

با پیروی از طرح [PLAN] و تمرکز بر چهار اقدام اساسی آن – آمادگی[Prepare]، زنده[Live]، تنظیم[Adjust] و توجه[Notice] – می‌توانید رویکردی انعطاف‌پذیر برای زندگی ایجاد کنید که به طور هم‌زمان از اهداف و رفاه‌تان پشتیبانی می‌کند. این چارچوب شما را تشویق می‌کند تا برنامه‌های‌تان را با نیازهای منحصربه‌فردتان تطبیق دهید. و فضایی را برای استراحت، تأمل و واقعیت فصول در حال تغییر زندگی ایجاد کنید.

هنگامی‌که قصد، یکپارچگی و شفقت به خودتان را در اولویت قرار می‌دهید، مدیریت زمان کمتر درباره دستاوردهای بی‌امان و بیشتر درباره زندگی در همسویی با بیشتر مسائل می‌شود. به این ترتیب، پذیرش طرح [PLAN] می‌تواند رویکردتان را در هر روز تغییر دهد. و به شما این امکان را می‌دهد که هم سازنده و هم توانمند باشید.

این کتاب را می‌توانید از انتشارات مکتب تغییر تهیه کنید