خلاقیت را به دست آورید، بر مشغله‌های‌تان غالب شوید و بهترین کارتان را انجام دهید
دقیقه ای برای اندیشیدن (۲۰۲۱) به بررسی این موضوع می‌پردازد که چگونه مشغله‌های کاری به بهره‌وری ما آسیب می‌زند. و چرا توقف منظم‌بودن بسیار مهم‌ست. این هزینه‌های ذهنی و اقتصادی مرتبط با محیط‌های کاری مدرن پرمشغله ما را نشان می‌دهد. و توضیح می‌دهد که چگونه می‌توانیم زمان خودمان را درست مصرف کنیم.
جولیت فانت سخنران اصلی و مشاور بسیاری از شرکت‌های پیشرو فورچون ۵۰۰ست. او هم‌چنین بنیانگذار و مدیر عامل گروه جولیت فانت، یک شرکت مشاوره و آموزش شرکتی‌ست. او با شرکت‌هایی از جمله اسپوتیفای، نایک، پپسی و والز فارگو کار کرده‌ست.
این کتاب چه‌چیزی برای من دارد؟ جرأت داشته باشید وقت‌تان را درست مصرف کنید.
آیا در تلاش برای زندگی پربارتر یا خلاقانه‌تر هستید؟ شاید شما همیشه همه‌چیزتان را برای شغل و کاروکاسبی‌تان می‌گذارید. بعد احساس می‌کنید که هرگز کافی نیست. اگر آشنا به نظر می‌رسد، احتمالاً بیش از حد کار می‌کنید و خیلی کم می‌اندیشید.
اینجاست که بخش‌های این خلاصه‌کتاب وارد می‌شوند. ارزش وقت گذاشتن از زندگی پرمشغله‌تان برای استراحت، اندیشیدن و جبران گذشته را خواهید دید. از ایمیل‌ها گرفته تا جلسات و روابط بین‌فردی، خواهید دید که چگونه فضای تنفسی جدیدی می‌تواند عملکردتان را در محل کار تغییر دهد. مملو از توصیه‌های عملی، این خلاصه‌کتاب راهنمای شما برای دستیابی به چیزهای بیشتر با انجام کارهای کمترست.
ما فضایی برای اندیشیدن نداریم.
همه ما و همه‌چیز به فضای تنفس نیاز دارند. نویسنده این را زمانی متوجه شد که در تعطیلات خانوادگی سعی کرد آتش بسازد. او کاغذ، مواد اشتعال‌زا و کنده‌های چوب را روی هم انباشته کرد. اما مهم نیست که چقدر کبریت روی آتش می‌اندازید، آتش درست نمی‌شود.
عاقبت به اکسیژن رسید. او همه‌چیز را آنقدر محکم بسته بود که اکسیژن به سادگی نمی‌توانست گردش کند. خلاصه آتش فضایی برای نفس کشیدن نداشت. اندیشیدن
زندگی روزمره ما اغلب شباهت زیادی به شرایط نویسنده برای درست کردن آتش دارد. ما آنقدر مشغول بسته‌بندی برنامه‌های‌ش با کارهای بی‌پایان و فهرست کارهایی هستیم که نمی‌توانیم شعله‌های بالقوه‌ش را برافروزانیم.
ما به جای اندیشیدن، مدام در حال انجام کار هستیم. از لحظه‌ای که زنگ صبحگاهی ما را از خواب بیدار می‌کند، روز ما در تاریکی رفت‌وآمد، ایمیل‌ها، جلسات و اغلب مسئولیت‌های خانوادگی می‌گذرد. زمانی که خسته به رختخواب برمی‌گردیم، از خودمان می‌پرسیم که آیا امروز واقعاً به چیزی دست یافتم؟ دقیقه ای برای اندیشیدن
بیش از حد شلوغیم
اگر همه اینها آشنا به نظر می‌رسد، پس به یک حقیقت ناراحت‌کننده، اما ارزشمند برخورد کرده‌اید: مشغول‌بودن و سازنده‌بودن یکسان نیستند. علاوه بر این، مشغول‌بودن بیش از حد می‌تواند در واقع بهره‌وری شما را از بین ببرد.
هنوز متقاعد نشده‌اید؟ لیندا را در نظر بگیرید. او یک متخصص فروش بالا در صنعت مراقبت‌های بهداشتی‌ست. لیندا زمانی که در محل کار خودش ارتقاء یافت هیجان‌زده بود، اما ارتقاء او با حجم کاری سخت همراه شد. اندیشیدن
او برای کنار آمدن با برنامه شلوغ‌ش، استراحت روزانه ناهارش را لغو کرد. در عوض، او همیشه یک شیشه کره بادام زمینی روی میزش نگه می‌داشت تا بتواند در حین کار غذا بخورد. فداکاری‌های دیگری نیز وجود داشت. اما با این وجود، او پیشرفتی نداشت.
نتایج عالی و توجه او به جزئیات – چیزهایی که در وهله اول باعث ارتقاء او شده بود – ناگهان از بین رفت. بدون آن اندکی فضای تنفسی که در نقش قبلی‌اش از آن لذت می‌برد، نمی‌توانست پیشرفت کند و ظرفیت‌ش خفه شده بود.
وقتی داستان لیندا را می‌شنویم، به‌راحتی درک می‌کنیم که او خیلی سرش شلوغ بود. اما وقتی نوبت به زندگی‌مان می‌رسد، بسیاری از ما در تلاش هستیم تا تشخیص دهیم که بیش از حد کار انجام می‌دهیم. به جای جست‌وجو و لذت بردن از فضای تنفسی، در دام بسیار مدرنی گرفتار می‌شویم: زمانی که مشغول نیستیم احساس گناه می‌کنیم. اندیشیدن
اقتصاددانان این پدیده را مشغله عملکردی می‌نامند. ما این مانترا را درونی کرده‌ایم که شلوغ‌تر بهترست. در عوض، کاری که ما باید انجام دهیم اینکه در برابر ظلم‌وستم دستور کار فشرده عقب‌نشینی کنیم. دلیل آن را در بخش‌های بعدی خواهیم دید.
ما بیش از حد کار می‌کنیم تا جا بیفتیم.
انگیزه ما برای مشغولیت از کجا می‌آید؟ بخشی از پاسخ را می‌توان در نامحتمل‌ترین مکان‌ها یافت: نمایش تلویزیونی آمریکایی کاندید کامرا [Candid Camera]. سازندگان آن به طور مخفیانه از مردم عادی آمریکایی در حال واکنش به موقعیت‌های صحنه‌سازی‌شده فیلم می‌گیرند. در یک صحنه، گروهی از بازیگران در کنار یک عضو ناآگاه از مردم وارد پله‌برقی می‌شوند. زمانی‌که روی پله‌برقی سوار شدند، بازیگران برگشتند و با مسیر اشتباه روبرو شدند. به طرز باورنکردنی، طرف مقابل هم همین کار را کرد.
شاید بخواهید به‌موقع دفتر را ترک کنید و به خانواده یا دوستان خودتان بازگردید. اما بعد می‌بینید که همه هم‌تیمی‌های‌تان برای یک شب روی صندلی‌های‌شان نشسته‌اند. مطمئناً شما نمی‌توانید تنها کسی باشید که آنجا نیست! یا شاید می‌دانید که همکاران‌تان همیشه «بیدار» هستند و آماده پاسخ دادن به ایمیل در ثانیه‌ای هستند که ایمیل می‌رسد. آیا واقعاً می‌توانید پیام‌های‌تان را در آن صندوق ورودی باز نگذارید؟ اندیشیدن
سازگاری با شیوه انجام
انطباق ما با شیوه انجام بیش‌ازحد می‌تواند شبیه شکل ظریف شست‌وشوی مغزی باشد، به این معنا که محل کارمان را برای درونی کردن منطق وارونه مشغله دوباره برنامه‌ریزی می‌کند. دقیقه ای برای اندیشیدن
به عنوان مثال، یک حسابدار ارشد در شرکتی را در نظر بگیرید. اگرچه او یک کارمند با موقعیت بالاست، اما برای یافتن زمان از کارافتادگی تلاش می‌کند. او ساعات طولانی را در جلسات بیهوده می‌گذراند. چرا؟ زیرا او یکی از میلیون‌ها کارمندی‌ست که با شست‌وشوی مغزی به این باور رسیده‌اند که فیس‌تایم پادشاه‌ست و زمان از کار افتادگی اهمیتی ندارد.
متأسفانه، عادت ما به انطباق با شرایط عادی مشغله کاری، هیچ لطفی به ما یا بهره‌وری ما نمی‌کند. یک مطالعه اخیر گالوپ نشان داد که تقریباً یک چهارم کارمندان بیشتر اوقات احساس خستگی می‌کنند. در مطالعه دیگری، شرکت مشاوره دِلویت [Deloitte] دریافت که بیش از دو سوم از کارمندان فکر می‌کنند که مقداری وظیفه دارند که «غیب‌کننده»ست. اندیشیدن
شاید غم‌انگیزترین چیز اینکه این همه استرس و فرسودگی کاملاً غیرضروری هستند. در ژاپن، مایکروسافت تحقیقاتی انجام داد که چیزی غیرمنتظره را نشان داد. کار چهار روزه به‌جای پنج روزه در هفته، بهره‌وری را تا ۴۰ درصد افزایش داد. هم‌چنین هزینه‌های سربار را نزدیک به ۲۵ درصد کاهش داد!
این فقط نشان می‌دهد که جدا شدن از مشغله نباید به معنای دور شدن از سودآوری باشد. درواقع خلاف این موضوع صحت دارد.
استراحت می‌تواند خلاقیت شما را تقویت کند.
ما ثابت کرده‌ایم که مشغله کاری به بهره‌وری آسیب می‌زند. اما چرا دقیقاً این اتفاق می‌افتد؟ خُب، دانشمندان اکنون پاسخ را کشف کرده‌اند: همه اینها به چگونگی انجام بخش‌های مختلف مغز با هم مربوط می‌شود. اندیشیدن
آن فهرست هولناک کارهایی را در نظر بگیرید که به ایستگاه کاری شما چسبانده شده‌ست. آنچه این فهرست نشان می‌دهد تعدادی وظیفه دشوار و پیچیده‌ست. برای تکمیل این وظایف، باید ناحیه‌ای از مغزتان به نام لوب فرونتال را درگیر کنید که پیشرفته‌ترین تفکرتان را انجام می‌دهد. دقیقه ای برای اندیشیدن
اما لوب فرونتال شما عمر باتری کوتاهی دارد. به سرعت خسته می‌شود و برای شارژ مجدد نیاز به استراحت‌های منظم دارد. این بدان معناست که اگر بدون استراحت به فهرست کارهای‌تان ادامه دهید، در برخی مواقع لوب پیشانی‌تان کارایی‌ش را از دست خواهد داد. دیگر در حد توان اندیشه و تصمیم‌گیری نخواهید کرد. شما نیاز به استراحت دارید. اندیشیدن
برای درک اینکه چرا استراحت‌ها بسیار مؤثر هستند، بیایید بررسی کنیم که وقتی خلاق می‌شویم در مغزمان چه اتفاقی می‌افتد.
اساس خلاقیت، ارتباط عصبی بین افکار فعلی ما و تجربیات قبلی ماست. این تنها زمانی می‌تواند اتفاق بیفتد که مغز ما به زمان آزاد و بدون مزاحمت برسد. به عبارت دیگر، زمانی‌که به خودتان فرصت اندیشیدن بدهید، مغزتان خلاق می‌شود.
دیدن مزایای استراحت در زندگی واقعی آسان‌ست. مطالعه‌ای توسط کارنیجی مِلون [Carnegie Mellon] نشان داد که مکث تنها برای ۳۰ ثانیه – یا حتی فقط سه‌ثانیه – برای بهبود تعامل و تمرکز کارمندان روی یک وظیفه کافی‌ست. اندیشیدن
چهار نوع استراحت
آنچه مهم‌ست طول استراحت شما نیست، بلکه نحوه گذراندن آن‌ست.
پژوهشگران مدرسه بازرگانی هاروارد چهار نوع وقفه را شناسایی کردند. نوع اول استراحت اجتماعی‌ست – مانند صحبت کردن با همکاران‌تان. سپس، استراحت تغذیه‌ای‌ست که اغلب شامل یک میان‌وعده و شاید یک لیوان آب‌ست. استراحت زمانی‌ست که صرف خیال‌پردازی یا انجام ورزش‌های ملایم می‌شود. در نهایت، استراحت‌های شناختی وجود دارد، زمانی‌که شما یک کتاب می‌خوانید یا رسانه‌های اجتماعی را مرور می‌کنید.
این مطالعه نشان داد که تنها نوع وقفه‌ای که باعث افزایش بهره‌وری می‌شود، استراحت اجتماعی‌ست. در حالی‌که، استراحت‌های شناختی در واقع به عملکردتان آسیب می‌رساند. اندیشیدن
بنابراین، اگر می‌خواهید حداکثر استفاده را از استراحت‌تان ببرید، برنامه رسانه‌های اجتماعی را ببندید. روزنامه را کنار بگذارید و به‌جای آن به کنار میز یک دوست یا همکارتان بروید!
تشنگی ما برای ارتباطات دیجیتال، روابط و کارمان را مختل می‌کند.
اکثر ما زندگی کاری‌مان را غرق در ارتباطات دیجیتال می‌گذرانیم. ما قبلاً جلسات انفرادی داشتیم. اکنون ما بیشتر از طریق ایمیل یا اخیراً با برنامه‌های تصویری آنلاین ارتباط برقرار می‌کنیم. اما این انتقال دیجیتالی برای فضای تنفس ما چه می‌کند؟ متأسفانه زیاد خوب نیست. شواهد نشان می‌دهد که فناوری‌های جدید توجه ما را به خودمان جلب می‌کنند. و باعث می‌شوند روابط و بهره‌وری ما آسیب ببینند.
گوشی هوشمند
فقط تأثیر گوشی‌های هوشمند بر روابط ما را در نظر بگیرید. مطالعات نشان داده‌اند که تنها گذاشتن گوشی هوشمندتان روی میز در حین صحبت با کسی باعث می‌شود که آن شخص کمتر شما را دوست داشته باشد.
گوشی‌های هوشمند نیز برای بهره‌وری عالی نبوده‌اند. پژوهشگران دریافته‌اند که نزدیک بودن گوشی‌های هوشمند در واقع قدرت مغز ما را کاهش می‌دهد. رها کردن آن تلفن در جلسه بعدی شما را مؤثرتر می‌کند! اندیشیدن
در تئوری، قرار دادن دستگاه‌های‌مان برای مدتی باید آسان باشد. اما همه ما می‌دانیم که بسیار سخت‌ست. چرا اینطورست؟ چرا ما تا این حد به پیمایش و مرور در رسانه‌های اجتماعی یا چک‌کردن ایمیل‌های‌مان معتادیم؟
قمار رسانه‌های دیجیتال
بسیاری از آن به نحوه عصب‌کِشی مغز ما مربوط می‌شود. درست مانند یک معتاد به قمار که نمی‌تواند در برابر گذاشتن یک سکه دیگر در دستگاه اسلات مقاومت کند، هر زمان که «کشش به تازه‌سازی» می‌کنیم، محتوای جدید زیادی دریافت می‌کنیم. هنگامی‌که این اتفاق می‌افتد، ما یک ضربه دوپامین دریافت می‌کنیم. ماده شیمیایی مغز که احساس خوبی دارد. زمانی که قمارباز به جکپات می‌رسد به همان اندازه بالا می‌رود. اندیشیدن
وقتی نوبت به بررسی ایمیل‌های‌مان می‌رسد، ما فقط هیجان قمارباز را از دیدن آنچه بعداً ظاهر می‌شود دریافت نمی‌کنیم. ما نیز به تعویق می‌اندازیم. ما خودمان را از انجام کارهای سخت‌تر و پیچیده‌تر منحرف می‌کنیم. به عبارت دیگر، بررسی مداوم ایمیل‌های‌مان به ما این امکان را می‌دهد که احساس کنیم مشغول هستیم. در حالی‌که واقعاً از انجام کارهایی که واقعاً به پیشرفت ما کمک می‌کنند اجتناب می‌کنیم.
چگونه می‌توانید بر اعتیادتان به ایمیل غلبه کنید؟ یکی از راه‌ها اینکه رژیم غذایی ایمیلی نامیده می‌شود. اینجا جایی که ایمیل‌های خودمان را فقط در زمان‌هایی از روز که معمولاً غذا می‌خورید یا میان وعده می‌خورید چک می‌کنید. به عنوان مثال، می‌توانید صندوق ورودی‌تان را در ساعت‌های ۹ صبح، ۱۲ ظهر، ۳ بعدازظهر، و ۶ عصر بررسی و مرور کنید. نه خیلی زیاد و در هر لحظه.
رسانه ارتباطی‌تان را با دقت انتخاب کنید.
زبان یکی از قدرتمندترین ابزارهایی‌ست که در اختیار ماست. ما از زبان برای بیان رؤیاها و تعریف اهداف‌مان استفاده می‌کنیم. وقتی اختلاف نظر داریم، نحوه استفاده از زبان می‌تواند شکاف را التیام بخشد یا شکاف را عمیق‌تر کند. یک حقیقت ساده، اما اغلب فراموش‌شده اینکه همه ما می‌توانیم مهارت‌های ارتباطی‌مان را با اندیشیدن قبل از صحبت، بهبود بخشیم. اندیشیدن
در اینجا یکی از قوی‌ترین راه‌ها برای عملی‌کردن این حقیقت وجود دارد: قبل از گفتن چیزی، مکث کنید و به نحوه بیان آن بیاندیشید. در محل کار، به ویژه، این مستلزم در نظر گرفتن ابزار ارتباطی مناسب برای استفاده‌ست.
رسانه دو بُعدی
ارتباط دوبُعدی سریع و کم‌عمق‌ست. این شامل مواردی مانند ایمیل، پیام‌های متنی یا پیام‌های فوری‌ست. دو بعدی برای سؤالات ساده بله/خیر عالی‌ست. شاید به کسی نیاز دارید که سریع چیزی را امضاء کند. اندیشیدن
اما زمانی که سعی می‌کنید از رسانه‌های دو بعدی برای مکالمات پیچیده‌تر بهره ببرید، مشکلات ایجاد می‌شود. به این دلیل که دو بعدی با استفاده از کلمه نوشتاری، در انتقال تفاوت‌های ظریف و احساسات مشکل دارد.
رسانه سه بُعدی
اینجاست که رسانه‌های سه‌بعدی وارد می‌شوند. سه‌بعدی شامل نوعی تعامل صدابه‌صدا، مانند جلسات حضوری، تماس‌های تلفنی یا حتی برنامه‌های آنلاین تصویری‌ست. با حوزه ارتباطات غیرکلامی، مانند لحن صدا و زبان بدن، سه‌بعدی امکان مکالمات بسیار غنی‌تری را فراهم می‌کند. دقیقه ای برای اندیشیدن
در حالی‌که ما درباره موضوع ارتباط هستیم، مهم‌ست که نحوه تعامل شما با همکاران را در نظر بگیرید. به خصوص اگر موضوع مهمی در دست باشد. قبل از اینکه به سراغ آنها بروید، خودتان را جای آنها بگذارید. از خودتان بپرسید که آنها شما را چگونه می‌بینند و از این موقعیت چه می‌خواهند. و وقتی واقعاً آن مکالمه را شروع کردید، با گفتن چیزی قدردانی شروع کنید. این یک پایه و اساس محترمانه ایجاد می‌کند.
سپس، به صحبت درباره آنچه تجربه کرده‌اید، احساس‌تان درباره آن و آنچه ترجیح می‌دهید در آینده اتفاق بیفتد ادامه دهید. بیان خودتان به این روش واضح و منطقی راه را برای تعاملات سازنده و منطقی هموار می‌کند. اندیشیدن
هیچ جلسه‌ای منجر به عدالت و برابری نمی‌شود.
جلسات برای شما چه معنایی دارد؟ بسیاری از ما قبلاً آنها را به‌عنوان دزدهای زمان می‌دیدیم که برنامه‌های ما را تحت نظارت گرفتند. و ما را از انجام کارِ واقعی باز داشتند.
این طرز فکر با کووید-۱۹ تغییر کرد. در مواجهه با دورنمای جدایی نامحدود از همکاران‌مان، شروع کرده‌ایم به ارتباطی که ملاقات‌های رودررو به ارمغان می‌آورد. دل‌مان برای صمیمیت ناشی از به‌اشتراک‌گذاری افکار و ایده‌های‌مان دور یک میز تنگ شده‌ست.
همه‌گیری نشان داد که ما نباید یک‌بار برای همیشه جلسات را لغو کنیم. اگر چنین کاری را انجام می‌دادیم، فرصت‌های ارزشمندی را برای خلاقیت و حل مشکلات گروهی از دست می‌دادیم. در عوض، هدف باید ارزیابی مجدد رویکردمان در جلسات باشد. ما باید مطمئن شویم که آنها زمان مناسبی را در زندگی کاری ما می‌گیرند. نه کمتر و نه بیشتر. به این ترتیب، آنها به فضای تنفس ما نفوذ نمی‌کنند.
چگونه زمان مناسبی را برای اختصاص‌دادن به جلسات تعیین می‌کنید؟ خُب، یکی از راه‌ها اینکه دفعه بعد که دعوت‌نامه‌ای برای جلسه در صندوق ایمیل شما می‌آید، دو سؤال مهم از خودتان بپرسید. دقیقه ای برای اندیشیدن
دو سؤال مهم
ابتدا بپرسید که آیا سهم منحصربه‌فردی در این جلسه دارید؟ آیا ایده حیاتی دارید که می‌خواهید به اشتراک بگذارید؟ یا شاید اگر شما آنجا نباشید، تیم‌تان اطلاعات مهم را از دست داده و تصمیم اشتباهی می‌گیرد. اگر اینطورست، پس ادامه دهید و دعوت را بپذیرید.
سؤال دومی که باید بپرسید اینکه آیا از رفتن به این جلسه منفعت می‌برید؟ شاید بخواهید با یکی از رهبران ارشد مهمی که شرکت می‌کند تعامل داشته باشید. فکر می‌کنید او ممکن‌ست به شما کمک کند تا از نردبان شغلی بالا بروید. یا شاید قبل از اینکه بتوانید پروژه‌ای را که روی آن کار می‌کنید پیش بروید، نیاز به صحبت با سایر همکاران داشته باشید. اگر چنین‌ست، پس به جلسه بروید. اما اگر پاسخ هر دوی این سؤالات منفی‌ست، پس از کلیک کردن بر روی دکمه رد کردن احساس گناه نکنید. اندیشیدن
وقتی دعوت جلسه را رد می‌کنید، هم‌چنان می‌توانید راهی برای مشارکت بیابید. به‌عنوان مثال، می‌توانید یکی دیگر از اعضای تیم‌تان را به جای خودتان بفرستید. این تضمین می‌کند که شما هر گونه به‌روزرسانی لازم را دریافت می‌کنید. و می‌تواند راه خوبی برای پاداش یا توسعه زیردستانی باشد که ممکن‌ست قبلاً فرصت شرکت در این نوع جلسات را نداشته باشد.
خلاصه نهایی
هر کس دیگری ممکن‌ست مشغله‌ش را مانند نشان افتخار به لباس خودش سنجاق کرده باشد. اما این بدان معنا نیست که شما مجبور باشید! موفقیت واقعی از پر کردن برنامه پر از وظایف و جلسات شما ناشی نمی‌شود. این از خلاق‌بودن، سازنده‌بودن و صرف وقت‌تان برای چیزهای درست ناشی می‌شود. موارد درست چیست؟ خُب، اگر دقیقه‌ای برای اندیشیدن وقت بگذارید، احتمالاً متوجه خواهید شد که از قبل پاسخ را می‌دانید. اندیشیدن
مشق تغییر
ایده‌تان را فوراً بازتعریف کنید.
در محل کار مدرن، می‌توان احساس کرد که هر کاری فوری‌ست. نویسنده این را توهم اضطرار نامیده‌ست. وقتی با هر تصمیم، درخواست یا ایمیلی به‌گونه‌ای برخورد می‌کنید که گویی به زمان حساس‌ست، این خطر را دارید که عادت کنید بدون اندیشیدن کار کنید. دفعه بعد که نامه‌ای به صندوق ورودی شما اضافه شود، به‌جای عجله برای پاسخ به آن، مکث کنید. از خودتان بپرسید، آیا واقعاً باید همین الان این وظیفه را انجام دهم یا می‌توانم کمی فضای تنفسی داشته باشم؟ اندیشیدن
شما می‌توانید این کتاب را از انتشارات چیتگرها تهیه کنید.
