خلاقیت را به دست آورید، بر مشغله‌های خود غلبه کنید و بهترین کارتان را انجام دهید
دقیقه ای برای اندیشیدن (کتابی که در سال ۲۰۲۱ منتشر شده است) به بررسی این موضوع می‌پردازد که چگونه مشغله‌های کاری به بهره‌وری ما آسیب می‌زند – و چرا توقف منظم بودن بسیار مهم است. این هزینه‌های ذهنی و اقتصادی مرتبط با محیط‌های کاری مدرن پرمشغله ما را نشان می‌دهد و توضیح می‌دهد که چگونه می‌توانیم زمان خود را درست مصرف کنیم.
این کتاب برای حرفه‌ای‌های پرمشغله که آرزو دارند کمی به عقب برگردند؛ رهبرانی که به دنبال ساختن محیط کاری خلاقانه‌تر هستند؛ و مدیرانی که می‌خواهند تیم‌های خوشحال‌شان را بهبود دهند.
جولیت فانت سخنران اصلی و مشاور بسیاری از شرکت‌های پیشرو فورچون ۵۰۰ است. او هم‌چنین بنیانگذار و مدیر عامل گروه جولیت فانت، یک شرکت مشاوره و آموزش شرکتی است. او با شرکت‌هایی از جمله اسپوتیفای، نایک، پپسی و والز فارگو کار کرده است.
این کتاب چه چیزی برای من دارد؟ جرأت داشته باشید وقت خود را درست مصرف کنید.
آیا در تلاش برای زندگی پربارتر یا خلاقانه‌تر هستید؟ شاید شما همیشه همه چیز خود را برای شغل‌تان و کاروکاسبی‌تان می‌گذارید، بعد احساس می‌کنید که هرگز کافی نیست. اگر آشنا به نظر می‌رسد، احتمالاً بیش از حد کار می‌کنید – و خیلی کم می‌اندیشید.
اینجاست که بخش‌های این خلاصه‌کتاب وارد می‌شوند. ارزش وقت گذاشتن از زندگی پرمشغله خود برای استراحت، اندیشیدن و جبران گذشته را خواهید دید. از ایمیل‌ها گرفته تا جلسات و روابط بین فردی، خواهید دید که چگونه فضای تنفسی جدیدی می‌تواند عملکرد شما را در محل کار تغییر دهد. مملو از توصیه‌های عملی، این خلاصه‌کتاب راهنمای شما برای دستیابی به چیزهای بیشتر با انجام کارهای کمتر است.
در این خلاصه‌کتاب، یاد خواهید گرفت دقیقه ای برای اندیشیدن
- چگونه تلفن هوشمند شما به دوستی شما آسیب می‌رساند؛
- چرا باید رژیم ایمیلی بگیرید؛ و
- رؤیاپردازی چه کاری می‌تواند برای بهره‌وری شما انجام دهد.
ما فضایی برای اندیشیدن نداریم.
همه ما و همه چیز به فضای تنفس نیاز دارند. نویسنده این را زمانی متوجه شد که در تعطیلات خانوادگی سعی کرد آتش بسازد. او کاغذ، مواد اشتعال‌زا و کنده‌های چوب را روی هم انباشته کرد – اما مهم نیست که چقدر کبریت روی آتش می‌اندازید، آتش درست نمی‌شود.
عاقبت به اکسیژن رسید. او همه چیز را آنقدر محکم بسته بود که اکسیژن به سادگی نمی‌توانست گردش کند. خلاصه آتش فضایی برای نفس کشیدن نداشت.
زندگی روزمره ما اغلب شباهت زیادی به شرایط نویسنده برای درست کردن آتش دارد. ما آنقدر مشغول بسته‌بندی برنامه‌های خود با کارهای بی‌پایان و فهرست کارهایی هستیم که نمی‌توانیم شعله‌های بالقوه خود را برافروزانیم.
ما به جای اندیشیدن، مدام در حال انجام دادن هستیم. از لحظه‌ای که زنگ صبحگاهی ما را از خواب بیدار می‌کند، روز ما در تاریکی رفت‌وآمد، ایمیل‌ها، جلسات و اغلب مسئولیت‌های خانوادگی می‌گذرد. زمانی که خسته به رختخواب برمی‌گردیم، از خود می‌پرسیم که آیا امروز واقعاً به چیزی دست یافتم؟ دقیقه ای برای اندیشیدن
اگر همه اینها آشنا به نظر می‌رسد، پس به یک حقیقت ناراحت‌کننده، اما ارزشمند برخورد کرده‌اید: مشغول بودن و سازنده بودن یکسان نیستند. علاوه بر این، مشغول بودن بیش از حد می‌تواند در واقع بهره‌وری شما را از بین ببرد.
هنوز متقاعد نشده‌اید؟ لیندا را در نظر بگیرید؛ او یک متخصص فروش بالا در صنعت مراقبت‌های بهداشتی است. لیندا زمانی که در محل کار خود ارتقاء یافت هیجان‌زده بود، اما ارتقاء او با حجم کاری سخت همراه شد.
او برای کنار آمدن با برنامه شلوغ خود، استراحت روزانه ناهارش را لغو کرد. در عوض، او همیشه یک شیشه کره بادام زمینی روی میزش نگه می‌داشت تا بتواند در حین کار غذا بخورد. فداکاری‌های دیگری نیز وجود داشت – اما با این وجود، او پیشرفتی نداشت.
نتایج عالی و توجه او به جزئیات – چیزهایی که در وهله اول باعث ارتقاء او شده بود – ناگهان از بین رفت. بدون آن اندکی فضای تنفسی که در نقش قبلی‌اش از آن لذت می‌برد، نمی‌توانست پیشرفت کند و پتانسیل‌اش خفه شده بود.
وقتی داستان لیندا را می‌شنویم، به راحتی درک می‌کنیم که او خیلی سرش شلوغ بود. اما وقتی نوبت به زندگی خودمان می‌رسد، بسیاری از ما در تلاش هستیم تا تشخیص دهیم که بیش از حد کار انجام می‌دهیم. به جای جست‌وجو و لذت بردن از فضای تنفسی، در دام بسیار مدرنی گرفتار می‌شویم: زمانی که مشغول نیستیم احساس گناه می‌کنیم.
اقتصاددانان این پدیده را مشغله عملکردی می‌نامند. ما این مانترا را درونی کرده‌ایم که شلوغ‌تر بهتر است. در عوض، کاری که ما باید انجام دهیم این است که در برابر ظلم و ستم دستور کار فشرده عقب‌نشینی کنیم. دلیل آن را در بخش‌های بعدی خواهیم دید.
ما بیش از حد کار می‌کنیم تا جا بیفتیم.
انگیزه ما برای مشغولیت از کجا می‌آید؟ بخشی از پاسخ را می‌توان در نامحتمل‌ترین مکان‌ها یافت: نمایش تلویزیونی آمریکایی کاندید کامرا [Candid Camera]. سازندگان آن به طور مخفیانه از مردم عادی آمریکایی در حال واکنش به موقعیت‌های صحنه‌سازی شده فیلم می‌گیرند. در یک صحنه، گروهی از بازیگران در کنار یک عضو ناآگاه از مردم وارد پله برقی می‌شوند. زمانی که روی پله برقی سوار شدند، بازیگران برگشتند و با مسیر اشتباه روبرو شدند. به طرز باورنکردنی، طرف مقابل هم این کار را کرد.
شاید بخواهید به موقع دفتر را ترک کنید و به خانواده یا دوستان خود بازگردید. اما بعد می‌بینید که همه هم‌تیمی‌هایتان برای یک شب کار روی صندلی‌هایشان نشسته‌اند. مطمئناً شما نمی‌توانید تنها کسی باشید که آنجا نیست! یا شاید می‌دانید که همکارانتان همیشه «بیدار» هستند و آماده پاسخ دادن به ایمیل در ثانیه‌ای هستند که ایمیل می‌رسد. آیا واقعاً می‌توانید پیام‌های خود را در آن صندوق ورودی باز نگذارید؟
انطباق ما با شیوه کار بیش از حد می‌تواند شبیه شکل ظریف شستشوی مغزی باشد، به این معنا که محل کار ما را برای درونی کردن منطق وارونه مشغله دوباره برنامه‌ریزی می‌کند. دقیقه ای برای اندیشیدن
به عنوان مثال، یک حسابدار ارشد در شرکتی را در نظر بگیرید. اگرچه او یک کارمند با موقعیت بالا است، اما برای پیدا کردن زمان از کار افتادگی تلاش می‌کند. او ساعات طولانی را در جلسات بیهوده می‌گذراند. چرا؟ زیرا او یکی از میلیون‌ها کارمندی است که با شست‌وشوی مغزی به این باور رسیده‌اند که فیس‌تایم پادشاه است و زمان از کار افتادگی اهمیتی ندارد.
متأسفانه، عادت ما به انطباق با شرایط عادی مشغله کاری، هیچ لطفی به ما یا بهره‌وری ما نمی‌کند. یک مطالعه اخیر گالوپ نشان داد که تقریباً یک چهارم کارمندان بیشتر اوقات احساس خستگی می‌کنند. در مطالعه دیگری، شرکت مشاوره دِلویت [Deloitte] دریافت که بیش از دو سوم از کارمندان فکر می‌کنند که مقداری کار دارند که «غیب‌کننده» است.
شاید غم‌انگیزترین چیز این است که این همه استرس و فرسودگی کاملاً غیرضروری هستند. در ژاپن، مایکروسافت تحقیقاتی انجام داد که چیزی غیرمنتظره را نشان داد. کار چهار روزه به جای پنج روزه در هفته، بهره‌وری را تا ۴۰ درصد افزایش داد. هم‌چنین هزینه‌های سربار را نزدیک به ۲۵ درصد کاهش داد!
این فقط نشان می‌دهد که جدا شدن از مشغله نباید به معنای دور شدن از سودآوری باشد. درواقع خلاف این موضوع صحت دارد.
استراحت می‌تواند خلاقیت شما را تقویت کند.
ما ثابت کرده‌ایم که مشغله کاری به بهره‌وری آسیب می‌زند. اما چرا دقیقاً این اتفاق می‌افتد؟ خُب، دانشمندان اکنون پاسخ را کشف کرده‌اند: همه اینها به نحوه کار بخش‌های مختلف مغز با هم مربوط می‌شود.
آن فهرست هولناک کارهایی را در نظر بگیرید که به ایستگاه کاری شما چسبانده شده است. آنچه این فهرست نشان می‌دهد تعدادی کار دشوار و پیچیده است. برای تکمیل این وظایف، باید ناحیه‌ای از مغزتان به نام لوب فرونتال را درگیر کنید که پیشرفته‌ترین تفکر شما را انجام می‌دهد. دقیقه ای برای اندیشیدن
اما لوب فرونتال شما عمر باتری کوتاهی دارد. به سرعت خسته می‌شود و برای شارژ مجدد نیاز به استراحت‌های منظم دارد. این بدان معناست که اگر بدون استراحت به فهرست کارهای خود ادامه دهید، در برخی مواقع لوب پیشانی شما کارایی خود را از دست خواهد داد. دیگر در حد توان خود اندیشه و تصمیم‌گیری نخواهید کرد. شما نیاز به استراحت دارید.
برای درک اینکه چرا استراحت‌ها بسیار مؤثر هستند، بیایید بررسی کنیم که وقتی خلاق می‌شویم در مغزمان چه اتفاقی می‌افتد.
اساس خلاقیت، ارتباط عصبی بین افکار فعلی ما و تجربیات قبلی ما است. این تنها زمانی می‌تواند اتفاق بیفتد که مغز ما به زمان آزاد و بدون مزاحمت برسد. به عبارت دیگر، زمانی که به خود فرصت اندیشیدن بدهید، مغز شما خلاق می‌شود.
دیدن مزایای استراحت در زندگی واقعی آسان است. مطالعه‌ای توسط کارنیجی مِلون [Carnegie Mellon] نشان داد که مکث تنها برای ۳۰ ثانیه – یا حتی فقط سه ثانیه – برای بهبود تعامل و تمرکز کارمندان روی یک کار کافی است.
آنچه مهم است طول استراحت شما نیست، بلکه نحوه گذراندن آن است.
پژوهشگران مدرسه بازرگانی هاروارد چهار نوع وقفه را شناسایی کردند. نوع اول وقفه اجتماعی است – مانند صحبت کردن با همکارانتان. سپس، وقفه تغذیه‌ای است که اغلب شامل یک میان وعده و شاید یک لیوان آب است. وقفه زمانی است که صرف خیال‌پردازی یا انجام ورزش‌های ملایم می‌شود. در نهایت، وقفه‌های شناختی وجود دارد، زمانی که شما یک کتاب می‌خوانید یا رسانه‌های اجتماعی را مرور می‌کنید.
این مطالعه نشان داد که تنها نوع وقفه‌ای که باعث افزایش بهره‌وری می‌شود، استراحت و اجتماعی است. در حالی که، وقفه‌های شناختی در واقع به عملکردتان آسیب می‌رساند.
بنابراین، اگر می‌خواهید حداکثر استفاده را از وقفه خود ببرید، برنامه رسانه‌های اجتماعی را ببندید، روزنامه را کنار بگذارید و به جای آن به کنار میز یک دوست یا همکارتان بروید!
تشنگی ما برای ارتباطات دیجیتال، روابط و کار ما را مختل می‌کند.
اکثر ما زندگی کاری خود را غرق در ارتباطات دیجیتال می‌گذرانیم. ما قبلاً جلسات انفرادی داشتیم. اکنون ما بیشتر از طریق ایمیل یا اخیراً با برنامه‌های تصویری آنلاین ارتباط برقرار می‌کنیم. اما این انتقال دیجیتالی برای فضای تنفس ما چه می‌کند؟ متأسفانه زیاد خوب نیست؛ شواهد نشان می‌دهد که فناوری‌های جدید توجه ما را به خود جلب می‌کنند – باعث می‌شوند روابط و بهره‌وری ما آسیب ببینند.
فقط تأثیر گوشی‌های هوشمند بر روابط ما را در نظر بگیرید. مطالعات نشان داده‌اند که تنها گذاشتن گوشی هوشمند خود روی میز در حین صحبت با کسی باعث می‌شود که آن شخص کمتر شما را دوست داشته باشد.
گوشی‌های هوشمند نیز برای بهره‌وری عالی نبوده‌اند. پژوهشگران دریافته‌اند که نزدیک بودن گوشی‌های هوشمند در واقع قدرت مغز ما را کاهش می‌دهد. رها کردن آن تلفن در جلسه بعدی شما را مؤثرتر می‌کند! دقیقه ای برای اندیشیدن
در تئوری، قرار دادن دستگاه‌هایمان برای مدتی باید آسان باشد. اما همه ما می‌دانیم که این کار بسیار سخت است. چرا اینطور است؟ چرا ما تا این حد به پیمایش و مرور در رسانه‌های اجتماعی یا چک کردن ایمیل‌هایمان معتاد هستیم؟
بسیاری از آن به نحوه عصب‌کِشی مغز ما مربوط می‌شود. درست مانند یک معتاد به قمار که نمی‌تواند در برابر گذاشتن یک سکه دیگر در دستگاه اسلات مقاومت کند، هر زمان که «کشش به تازه‌سازی» می‌کنیم، محتوای جدید زیادی دریافت می‌کنیم. هنگامی که این اتفاق می‌افتد، ما یک ضربه دوپامین دریافت می‌کنیم – ماده شیمیایی مغز که احساس خوبی دارد. زمانی که قمارباز به جکپات می‌رسد به همان اندازه بالا می‌رود.
وقتی نوبت به بررسی ایمیل‌هایمان می‌رسد، ما فقط هیجان قمارباز را از دیدن آنچه بعداً ظاهر می‌شود دریافت نمی‌کنیم. ما نیز به تعویق می‌اندازیم. ما خودمان را از انجام کارهای سخت‌تر و پیچیده‌تر منحرف می‌کنیم. به عبارت دیگر، بررسی مداوم ایمیل‌هایمان به ما این امکان را می‌دهد که احساس کنیم در حال کار هستیم، در حالی که واقعاً از انجام کارهایی که واقعاً به پیشرفت ما کمک می‌کنند اجتناب می‌کنیم.
چگونه می‌توانید بر اعتیاد خود به ایمیل غلبه کنید؟ یکی از راه‌ها این است که رژیم غذایی ایمیلی نامیده می‌شود. اینجا جایی است که ایمیل‌های خود را فقط در زمان‌هایی از روز که معمولاً غذا می‌خورید یا میان وعده می‌خورید چک می‌کنید. به عنوان مثال، می‌توانید صندوق ورودی خود را در ساعت‌های ۹ صبح، ۱۲ ظهر، ۳ بعدازظهر، و ۶ عصر بررسی و مرور کنید. نه خیلی زیاد و در هر لحظه.
رسانه ارتباطی خود را با دقت انتخاب کنید.
زبان یکی از قدرتمندترین ابزارهایی است که در اختیار ماست. ما از زبان برای بیان رؤیاها و تعریف اهدافمان استفاده می‌کنیم. وقتی اختلاف نظر داریم، نحوه استفاده از زبان می‌تواند شکاف را التیام بخشد یا شکاف را عمیق‌تر کند. یک حقیقت ساده، اما اغلب فراموش‌شده این است که همه ما می‌توانیم مهارت‌های ارتباطی خود را با اندیشیدن قبل از صحبت، بهبود بخشیم.
در اینجا یکی از قوی‌ترین راه‌ها برای عملی کردن این حقیقت وجود دارد: قبل از گفتن چیزی، مکث کنید و به نحوه بیان آن بیاندیشید. در محل کار، به ویژه، این مستلزم در نظر گرفتن ابزار ارتباطی مناسب برای استفاده است.
ارتباط دو بعدی سریع و کم‌عمق است. این شامل مواردی مانند ایمیل، پیام‌های متنی یا پیام‌های فوری است. دو بعدی برای سؤالات ساده بله/خیر عالی است – شاید به کسی نیاز دارید که سریع چیزی را امضاء کند.
اما زمانی که سعی می‌کنید از رسانه‌های دو بعدی برای مکالمات پیچیده‌تر استفاده کنید، مشکلات ایجاد می‌شود. این به این دلیل است که دو بعدی با استفاده از کلمه نوشتاری، در انتقال تفاوت‌های ظریف و احساسات مشکل دارد.
اینجاست که رسانه‌های سه‌بعدی وارد می‌شوند. سه‌بعدی شامل نوعی تعامل صدا به صدا، مانند جلسات حضوری، تماس‌های تلفنی یا حتی برنامه‌های آنلاین تصویری است. با حوزه ارتباطات غیرکلامی، مانند لحن صدا و زبان بدن، سه بعدی امکان مکالمات بسیار غنی‌تری را فراهم می‌کند. دقیقه ای برای اندیشیدن
در حالی که ما در مورد موضوع ارتباط هستیم، مهم است که نحوه تعامل شما با همکاران را در نظر بگیرید – به خصوص اگر موضوع مهمی در دست باشد. قبل از اینکه به سراغ آن‌ها بروید، خود را جای آن‌ها بگذارید. از خود بپرسید که آن‌ها شما را چگونه می‌بینند و از این موقعیت چه می‌خواهند. و وقتی واقعاً آن مکالمه را شروع کردید، با گفتن چیزی قدردانی شروع کنید – این یک پایه و اساس محترمانه ایجاد می‌کند.
سپس، به صحبت در مورد آنچه تجربه کرده‌اید، احساس خود در مورد آن و آنچه ترجیح می‌دهید در آینده اتفاق بیفتد ادامه دهید. بیان خود به این روش واضح و منطقی راه را برای تعاملات سازنده و منطقی هموار می‌کند.
هیچ جلسه‌ای منجر به عدالت و برابری نمی‌شود.
جلسات برای شما چه معنایی دارد؟ بسیاری از ما قبلاً آن‌ها را به عنوان دزدهای زمان می‌دیدیم که برنامه‌های ما را تحت کنترل گرفتند و ما را از انجام کار واقعی باز داشتند.
این طرز فکر با کوید-۱۹ تغییر کرد. در مواجهه با دورنمای جدایی نامحدود از همکارانمان، شروع کرده‌ایم به ارتباطی که ملاقات‌های رو در رو به ارمغان می‌آورد. دلمان برای صمیمیت ناشی از به اشتراک گذاشتن افکار و ایده‌هایمان دور یک میز تنگ شده است.
همه‌گیری نشان داده است که ما نباید یک بار برای همیشه جلسات را لغو کنیم. اگر این کار را انجام می‌دادیم، فرصت‌های ارزشمندی را برای خلاقیت و حل مشکلات گروهی از دست می‌دادیم. در عوض، هدف باید ارزیابی مجدد رویکردمان در جلسات باشد. ما باید مطمئن شویم که آن‌ها زمان مناسبی را در زندگی کاری ما می‌گیرند. نه کمتر و نه بیشتر. به این ترتیب، آن‌ها به فضای تنفس ما نفوذ نمی‌کنند.
چگونه زمان مناسبی را برای اختصاص دادن به جلسات تعیین می‌کنید؟ خُب، یکی از راه‌ها این است که دفعه بعد که دعوت‌نامه‌ای برای جلسه در صندوق پست ایمیل شما می‌آید، دو سؤال مهم از خود بپرسید. دقیقه ای برای اندیشیدن
ابتدا بپرسید که آیا سهم منحصر به فردی در این جلسه دارید؟ آیا ایده حیاتی‌ای دارید که می‌خواهید به اشتراک بگذارید؟ یا شاید اگر شما آنجا نباشید، تیم شما اطلاعات مهم را از دست داده و تصمیم اشتباهی می‌گیرد. اگر اینطور است، پس ادامه دهید و دعوت را بپذیرید.
سؤال دومی که باید بپرسید این است که آیا از رفتن به این جلسه منفعت می‌برید؟ شاید بخواهید با یکی از رهبران ارشد مهمی که شرکت می‌کند تعامل داشته باشید. فکر می‌کنید او ممکن است به شما کمک کند تا از نردبان شغلی بالا بروید. یا شاید قبل از اینکه بتوانید پروژه‌ای را که روی آن کار می‌کنید پیش بروید، نیاز به صحبت با سایر همکاران داشته باشید. اگر چنین است، پس به جلسه بروید. اما اگر پاسخ هر دوی این سؤالات منفی است، پس از کلیک کردن بر روی دکمه رد کردن احساس گناه نکنید.
وقتی دعوت جلسه را رد می‌کنید، همچنان می‌توانید راهی برای مشارکت پیدا کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یکی دیگر از اعضای تیم خود را به جای خود بفرستید. این تضمین می‌کند که شما هر گونه به روزرسانی لازم را دریافت می‌کنید – و می‌تواند راه خوبی برای پاداش یا توسعه زیردستانی باشد که ممکن است قبلاً فرصت شرکت در این نوع جلسات را نداشته باشد.
خلاصه نهایی
هر کس دیگری ممکن است مشغله خود را مانند نشان افتخار به لباس خود سنجاق کرده باشد – اما این بدان معنا نیست که شما مجبور باشید! موفقیت واقعی از پر کردن برنامه‌ی پر از وظایف و جلسات شما ناشی نمی‌شود. این از خلاق بودن، سازنده بودن و صرف وقت خود برای چیزهای درست ناشی می‌شود. موارد درست چیست؟ خُب، اگر دقیقه ای برای اندیشیدن وقت بگذارید، احتمالاً متوجه خواهید شد که از قبل پاسخ را می‌دانید.
مشق تغییر
ایده خود را از فوراً دوباره تعریف کنید.
در محل کار مدرن، می‌توان احساس کرد که هر کاری فوری است. نویسنده این را توهم اضطرار نامیده است. وقتی با هر تصمیم، درخواست یا ایمیلی به گونه‌ای برخورد می‌کنید که گویی به زمان حساس است، این خطر را دارید که عادت کنید بدون اندیشیدن کار کنید. دفعه بعد که نامه‌ای به صندوق ورودی شما اضافه شود، به جای عجله کردن برای پاسخ به آن، مکث کنید. از خود بپرسید، آیا واقعاً باید همین الان این کار را انجام دهم یا می‌توانم کمی فضای تنفسی داشته باشم؟
شما می‌توانید این کتاب را از سایت آمازون تهیه کنید.
