عملکرد کسب‌وکارتان را اندازه‌گیری و مدیریت کنید

مدیریت عملکرد از جدیدترین مباحث در مدیریت می­‌باشد. این مفهوم بعد از آن مطرح شد که کارآمدی پایین شیوه­‌های سنتی ارزیابی عملکرد به خصوص در نیل به اهداف استراتژیک سازمان آشکار گردید. به زعم دمینگ، مسئولیت شکست اکثر برنامه­‌های بهبود عملکرد، سیستم است و نه فرد. وی معیارهای سنتی ارزیاب عملکرد را به شدت مورد انتقاد قرار داده است، معیارهایی که از سیستم‌های هزینه­‌ای و حسابداری نشأت گرفته­‌اند.

نتیجه بسیاری از ارزیابی­‌های عملکرد بجای این‌که به افزایش عملکرد بیانجامد، به کاهش آن منجر می­‌شود. هم‌چنین رویکرد سنتی به ارزیابی عملکرد عمدتاً بر عملکرد گذشته تأکید دارد. از طرف دیگر، دانش فعلی در زمینه ارزیابی عملکرد بسیار گوناگون بوده و ضروری است به منظور اثربخشی بیشتر، در چارچوب مفهوم جدید مدیریت عملکرد دنبال گردد.

بنابراین، مدل‌های جامع­‌تری به منظور ارزیابی عملکرد ابداع شده­‌اند که از جمله آن‌ها می­‌توان به مدل عملکرد اتلی، مدیریت مبتنی بر ارزش ایتنر و لارکر، مدل ای‌پی‌ال اپ اشتاین، مدل کارت امتیاز تجاری کانجی، و کارت امتیاز متوازن (BSC) کاپلان و نورتون اشاره نمود. بهبود عملکرد به عنوان موضوعی دانشگاهی در اواسط دهه ۱۹۹۰ مطرح گردید. اما مطالعه زمینه­‌های محدودتر مرتبط با بهبود عملکرد سابقه بیشتری دارد. کوشش‌های بسیاری اندکی برای تعریف اصطلاح مدیریت عملکرد صورت گرفته است.

عملکرد چیست

عملکرد عبارت است از ارائه موفقیت پایدار برای سازمان از طریق بهبود توانایی­‌ها و قابلیت­‌های افراد و گروه‌های سازمانی. مدیریت عملکرد فرایندی است که از طریق آن سازمان عملکرد خود را با اهداف و استراتژی­‌های سازمانی و کارکردی منطبق می‌نماید. اصطلاح بهبود عملکرد به تمامی رویکردهای یکپارچه و استراتژیک اطلاق می­‌گردد که هدف آن بهبود عملکرد سازمانی برای نیل به اهداف استراتژیک سازمان و ترویج ماموریت و ارزش‌های سازمانی است. اهداف مهم جهت موفقیت سازمان، استراتژی­‌ها و برنامه­‌های لازم برای تحقق آن اهداف، سطح عملکرد لازم برای موفقیت، پاداش‌ها و مجازات‌ها، و چرخه­‌های خور و بازخور، چارچوب مدیریت عملکرد را تشکیل می­‌دهند.

کسی که از خود حساب کشد سود می­‌برد و آنکه از خود غفلت کند، زیان می­‌بیند. (نهج البلاغه، حکمت ۲۰۸)

امام علی (ع)

سیستم مدیریت عملکرد

سیستم­‌های عملکرد بر انتقال اطلاعات مالی و غیرمالی­‌ای تمرکز دارند که در تصمیم­‌گیری و اقدامات مدیریت موثر هستند. در سال‌های اخیر شمار فزاینده­‌ای از سازمان‌ها به استقرار سیستم مدیریت عملکرد بر پایه عوامل حیاتی موفقیت (CSF) و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مبادرت نموده­‌اند. قالبی که عمدتاً در این زمینه استفاده شده است کارت امتیازی متوازن (BSC) است‌. سازمان‌ها تجارب زیادی را در استفاده از این سیستم­‌ها بدست آورده‌اند. اما هنوز دانش کافی را در مورد چگونگی بهبود عوامل تاثیرگذار بر رفتار عملکردمدار کسب نکرده­‌اند. سیستم مدیریت عملکرد بدون ملاحظه رفتار انسانی نمی­‌تواند به نحوی اثربخش طراحی و پیاده‌سازی شوند. یکی از ابزارهایی که اخیراً برای سنجش و تحلیل عملکرد مورد استفاده قرار می­‌گیرد، روش تحلیل مدیریت عملکرد (PMA) است.‌

ابعاد نه‌گانه برای تحلیل عملکرد (PMA)

در ادامه، ابعاد ساختاری و ابعاد رفتاری در بررسی و تحلیل سیستم­ عملکرد می‌آید‌. ابعاد ساختاری با محتوای عملکرد و روش سازماندهی آن ارتباط دارد. و ابعاد رفتاری با روشی مرتبط می­‌گردد که اعضای سازمان عملکرد را به کار می­‌برند. مدیریت عملکرد بر پایه این اصل قرار دارد که برای بنیان نهادن یک سازمان عملکردمدار می­‌بایست همزمان به هر دو جنبه ساختاری و رفتاری عملکرد توجه نمود.

ابعاد ساختاری

ساختار مسئولیت سازمان

سبک تربیتی مشخصی در سازمان وجود دارد. کارها و مسئولیت‌ها به طور دقیق تعریف شده­‌اند. و همه سطوح مدیریتی این قواعد را رعایت می­­‌نمایند.‌

محتوای اطلاعات عملکرد

اطلاعات مالی و غیرمالی که اعضای سازمان مورد استفاده قرار می­‌دهند. بر عوامل حیاتی موفقیت (CSF) و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تمرکزی استراتژیک دارند.

انسجام اطلاعات عملکرد

اطلاعات عملکرد دقیق، قابل اعتماد و به‌موقع بوده و بین آن‌ها ناسازگاری وجود ندارد.

مدیریت‌پذیری اطلاعات عملکرد

استفاده از گزارش‌های سازمانی و سیستم‌های مدیریت عملکرد آسان است. و اطلاعات عملکرد تفصیلی و مبسوط از طریق سیستم‌های ICT به سهولت در دسترس قرار دارند.

 ابعاد رفتاری

احساس مسئولیت

اعضای سازمان در قبال شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) خود و سازمان به منزله یک کل احساس مسئولیت می­‌کنند.

ریسک مدیریت

مدیریت ارشد آشکارا چگونگی عملکرد اعضای سازمان را دنبال می‌کند. فرهنگ بهبود و ابتکار را ترویج می‌دهد. و اعضای سازمان را در جریان نتایج معوقه قرار می­‌دهد.

جهت‌گیری عملی سازمان

اطلاعات حاصل از سیستم مدیریت عملکرد در فعالیت‌های روزمره اعضای سازمان به گونه­‌ای ادغام و یکپارچه می­‌گردد. و مسائل بلافاصله مورد توجه قرار می‌گیرد. اقدامات لازم (اصلاحی یا پیشگیرانه) انجام می­‌گیرد.

ارتباطات

ارتباط (بالا به پایین و پایین به بالا) در خصوص نتایج در فواصل منظم برقرار می­‌گردد. هم‌چنین تسهیم دانش و اطلاعات عملکرد بین واحدهای سازمانی صورت می­‌گیرد.

همسویی

سایر سیستم­‌های مدیریتی سازمان مانند سیستم مدیریت منابع انسانی به طرز مطلوب با سیستم مدیریت عملکرد هم‌جهت می­‌باشند، هم‌چنین امور مهم سازمان دائماً ارزیابی شده و از تلاش‌های صورت گرفته تقدیر به عمل می­‌آید.