منابع انسانی یک نقش چندوجهی است که شرکت‌ها را قادر می‌سازد بیشترین بهره را از نیروی کارشان ببرند
منابع انسانی دارای وظایف مهم بسیاری در سازمان است. این وظایف شامل استخدام، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه و بسیاری موارد دیگر است. در مجموع، ۱۲ وظیفه کلیدی مدیریت منابع انسانی وجود دارد. اگر بخواهیم وظایف منابع انسانی را درک کنیم، باید بفهمیم که مدیریت منابع انسانی [HRM] چیست.
مدیریت منابع انسانی چیست؟
مدیریت منابع انسانی یک رویکرد متمایز برای مدیریت اشتغال است که به دنبال دستیابی به مزیت رقابتی از طریق استقرار استراتژیک نیروی کار بسیار متعهد و توانمند با استفاده از مجموعه‌ای یکپارچه از شیوه‌های فرهنگی، ساختاری و پرسنلی است.
در این یادداشت، ۱۲ وظیفه کلیدی منابع انسانی را بررسی خواهیم کرد. و توضیح می‌دهیم که چگونه آنها به پیشرفت سازمان کمک می‌کنند. بیایید شروع کنیم.
۱. برنامه‌ریزی منابع انسانی
اولین وظیفه منابع انسانی در مورد شناخت نیازهای آینده سازمان است. سازمان به چه نوع افرادی و چه تعداد نیاز دارد؟ دانستن این امر به استخدام، انتخاب، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه و سایر وظایف منابع انسانی شکل خواهد داد.
به طور خلاصه، برنامه‌ریزی منابع انسانی یک فرایند مستمر و مبتنی بر داده است تا اطمینان حاصل شود که سازمان افراد مناسب را در محل مناسب در زمان مناسب برای دستیابی به اهداف استراتژیک خودش دارد.
۲. استخدام و گزینش
دومین وظیفه منابع انسانی شامل جذب افراد برای کار در سازمان و انتخاب بهترین نامزدهاست.
جذب افراد معمولاً با یک برند کارفرما شروع می‌شود. در واقع، مشاغل با برندهای کارفرمای عالی ۵۰ درصد متقاضیان واجد شرایط بیشتری را دریافت می‌کنند. واضح است که کارفرمای جذاب بودن مزایای زیادی دارد. همانطورکه برعکس است. نمونه بارز مورد دوم، صنعت تنباکو است که به دلیل شهرت آلوده خودش برای جذب استعدادها تلاش می‌کند.
با یک برند کارفرمای قوی و استراتژی‌های منبع‌یابی مناسب، شما در نیمه راه رسیده‌اید. هنگامی‌که نامزدها درخواست دادند، فرایند انتخاب منابع انسانی برای انتخاب بهترین نامزدهای واجد شرایط و بالقوه است. ایجاد یک فرایند استخدام مؤثر در یک فرایند انتخاب بسیار مهم است، زیرا استخدام‌های بد می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری تا ۳۶٪ شود.
پیشرفت‌های فناوری در استخدام بسیار سریع پیش رفته است. و در نتیجه انواع مختلفی از ابزارهای استخدام برای هر قسمت از قیف استخدام شما وجود دارد.
۳. مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد در حصول اطمینان از اینکه کارمندان مولد و درگیر باقی می‌مانند، ضروری است. مدیریت عملکرد خوب شامل رهبری قوی، هدف‌گذاری واضح و بازخورد باز است.
در حالی که بررسی عملکرد (سالانه) که در آن کارمند توسط مدیر خود بازبینی می‌شود، هنوز رایج است. ۶۹٪ از متخصصان منابع انسانی معتقدند که در آینده نزدیک، مدیریت عملکرد بیشتر خواهد شد و شامل گفتگوهای طبیعی می‌شود.
بازخورد ۳۶۰ درجه نیز به عنوان یک ابزار مدیریت عملکرد محبوبیت پیدا می‌کند. با این نوع بازخورد، همتایان، مدیران، زیردستان و حتی گاهی مشتریان عملکرد کارمند را بررسی می‌کنند که می‌تواند در کشف زمینه‌های بالقوه بهبود بسیار مفید باشد.
مدیریت عملکرد همچنین ابزاری برای از بین بردن شکاف بین نیروی کاری که امروز دارید و نیروی کاری که می‌خواهید فردا داشته باشید. با کمک به کارکنان در توسعه مهارت‌ها و شایستگی‌های آماده برای آینده است.
۴. یادگیری و توسعه
توانمندسازی کارکنان برای توسعه مهارت‌هایی که برای آینده نیاز دارند، یک مسئولیت اساسی برای منابع انسانی است. این همچنین مربوط به اولین وظیفه منابع انسانی است که ما فهرست کردیم، برنامه‌ریزی منابع انسانی، که در آن منابع انسانی شکاف بین نیروی کار امروز و نیروی کار مورد نیاز در آینده نزدیک را پر می‌کند.
به طور سنتی، سازمان‌ها بودجه مشخصی برای یادگیری و توسعه دارند. سپس این بودجه بین کارکنان آن توزیع می‌شود. در برخی کشورها این هزینه اجباری است. به عنوان مثال، شرکت‌هایی با پرداخت سالانه بیش از ۳ میلیون پوند در بریتانیا نرخ اجباری ۰.۵٪ را برای آموزش حرفه‌ای کارکنان خود می‌پردازند.
در کشورهای دیگر، مانند بلژیک و هلند، یادگیری و توسعه تحت مسئولیت کارفرما برای مراقبت از کارکنان خود است. در گروه سوم کشورها، مانند ایالات متحده، این منطقه تقریباً غیراجباری است.
با وجود تفاوت در مقررات، تقریباً همه کارفرمایان ارزش سرمایه‌گذاری در مهارت‌های (آینده) کارکنان‌شان را درک می‌کنند. این مسئولیت بخش منابع انسانی است که این تلاش‌ها را در مسیر درست هدایت کند. علاوه بر این، منابع انسانی نقش مهمی را در ارتقای مهارت رهبران و مدیران ایفا می‌کند، که این نیز یکی از روندهای کلیدی منابع انسانی در سال ۲۰۲۳ است.
به گفته جانیس برنز، مدیر ارشد کارکنان شرکت دیگرید [Degreed]، در حالی که سازمان‌ها باید عوامل اقتصادی را متعادل کرده و بر اساس فرصت‌های ارزشی اولویت‌بندی کنند، سرمایه‌گذاری بر روی مهارت‌های کارکنان برای حفظ و در نهایت حفظ ارزش برای سازمان ضروری است.
ایجاد فضایی که در آن کارکنان بتوانند مهارت‌های خود را ارتقاء دهند، نه تنها دارای مزایای کل‌نگر است، بلکه نیازهای فرد را نیز برآورده می‌کند. کارمندان در حال حاضر، بیش از هر زمان دیگری، به دنبال راه‌هایی برای بهتر کردن آینده حرفه‌ای خودشان هستند. کارفرمایانی که منابع یادگیری و توسعه را برای رشد مهارت فراهم می‌کنند، محیطی از انگیزه و سرمایه‌گذاری در کارمندان خود ایجاد می‌کنند. آنها را برای تلاش‌های آینده‌شان توانمند می‌سازد.
۵. برنامه‌ریزی شغلی
پنجمین وظیفه مدیریت منابع انسانی، برنامه‌ریزی شغلی، راهنمایی و توسعه برای کارکنان است که با هم به عنوان مسیریابی شغلی شناخته می‌شود.
نشان دادن کارمندان چگونه جاه‌طلبی آنها می‌تواند با آینده شرکت هماهنگ باشد به مشارکت و حفظ آنها کمک می‌کند. برای سازمان، مزایای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری بهتر، بهره‌وری بالاتر و برند کارفرمایی قوی‌تر وجود دارد.
بن شوونکه، روانشناس کسب‌وکار در تست پارتنرشیب [Test Partnership] گفت: «سازمان‌ها اغلب ترجیح می‌دهند استعدادها را از داخل تأمین کنند، و در صورت امکان، کارکنان موجود را ارتقاء دهند.»
با این حال، این رویکرد تنها زمانی کار می‌کند که کارکنان شما توانایی پیشرفت، نشان دادن توانایی‌ها، مهارت‌ها و دانش لازم را داشته باشند. شوونکه خاطرنشان کرد: با در نظر گرفتن مسیرهای شغلی احتمالی، متخصصان منابع انسانی می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارمندان آنها برای پیشبرد نقش‌های موجود خود به خوبی مجهز هستند و آنها را از جستجوی استعدادهای بیرونی نجات می‌دهد.
۶. ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد یک جنبه فنی منابع انسانی است. این شامل مقایسه بخش‌های مختلف عملیات کلی منابع انسانی است. این می‌تواند شامل کیفیت و در دسترس بودن کارمندان، محل کار، زمان کار، وضعیت اقتصادی، مسئولیت‌های شغلی و ارزشی که یک شغل به سازمان شما می‌افزاید باشد. ایده پشت ارزیابی عملکرد این است که مشاغل مشابه باید به طور مشابه پاداش داده شوند.
روش‌های مختلفی برای ارزیابی داخلی واحدها وجود دارد.
- روش رتبه‌بندی: روشی است که در آن کارشناسان موضوع، عملکردها را برحسب میزان مشارکت آنها در کل سازمان رتبه‌بندی می‌کنند. توابع جفت می‌شوند و ارزیاب‌ها باید تصمیم بگیرند که کدام یک ارزشمندتر است. این کار با تمام عملکردها انجام می‌شود و بر اساس نتیجه، رتبه‌بندی ایجاد می‌شود.
- روش طبقه‌بندی: مشاغل را نیز می‌توان با استفاده از روش‌های طبقه‌بندی به دسته‌های مختلف طبقه‌بندی کرد. در این حالت مشاغل دسته‌بندی می‌شوند و سپس در این دسته‌بندی‌ها رتبه‌بندی می‌شوند تا به رتبه بندی برسند. دسته‌بندی‌ها می‌تواند شامل تحصیلات، تجربه، میزان مهارت‌های تخصصی مورد نیاز برای انجام کار، میزان تقاضای این مهارت‌ها و غیره باشد.
- روش امتیاز: مشاغل بر اساس عواملی که سازمان معتقد است بیشترین سهم را در موفقیت آن دارد طبقه‌بندی می‌شود. سپس برای هر شغل به هر دسته امتیازی تعلق می‌گیرد. این دسته‌ها می‌توانند شامل شایستگی‌های کلیدی مانند حل مسئله، دانش فنی، مهارت‌های ارتباطی و تأثیرگذاری، قابلیت نوآوری، هوش تجاری و غیره باشند. این شایستگی‌ها در هر سازمان متفاوت خواهد بود.
- روش شخصی: در این روش خود کار ارزیابی نمی‌شود؛ بلکه شخص انجام‌دهنده کار ارزیابی می‌شود. در اینجا کارمندان بر اساس مهارت‌ها و شایستگی‌هایشان پاداش می‌گیرند.
ارزیابی عملکرد به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کند که شرکت هم در سطح استراتژیک و هم در ارائه خدمات و پشتیبانی موفق است. به این ترتیب، شرکت قادر است در عین حال که به صورت استراتژیک فعالیت می‌کند، سطح خدمات مورد نیاز را ارائه دهد.
۷. پاداش‌دهی
پاداش دادن به کارمندان برای کارشان یکی دیگر از وظایف ضروری منابع انسانی است. غرامت و مزایا برای جذب نامزد مناسب برای نقش و شرکت ضروری است. اینها در زمینه‌ها، کشورها و فرهنگ‌های مختلف متفاوت خواهند بود. در برخی کشورها، مانند ایالات متحده، بیمه درمانی اغلب بخشی از یک پیشنهاد شغلی است. با این حال، در کشورهایی مانند بریتانیا، که سیستم بهداشت عمومی بیشتر مراقبت‌های بهداشتی را ارائه می‌کند، این امر چندان رایج نیست.
چارچوب کل پاداش‌ها نشان می‌دهد که پاداش‌ها بیش از پول و سایر مزایای پولی هستند. آنها همچنین می‌توانند پیامدهای رابطه‌ای و روانی باشند.
جوایز شامل حقوق، اما همچنین رشد و فرصت‌های شغلی، موقعیت، شناخت، فرهنگ سازمانی خوب و تعادل رضایت‌بخش کار و زندگی است. به عنوان مثال، همکاران فوق‌العاده و کار معنادار نیز برای کارکنان پاداش دارد. پاداش پولی شغل شامل پاداش‌های مالی و سایر مزایای (ثانویه) است.
عناصر پاداش کل
پیشنهاد ارزش کارکنان (EVP) تمام این جنبه‌ها را خلاصه می‌کند. ای‌وی‌پی شرکت شما از تصویر خارجی و برند متمایز است. این تصویری است که یک شرکت برای کارکنان خود منعکس می‌کند. بنابراین پاداش‌ها بسیار بیشتر از صرف پاداش مالی هستند. در اینجا یک نمای کلی غیر جامع از کل پاداش‌ها آورده شده است:
- حقوق پایه
- پرداخت بر اساس عملکرد
- جوایز
- محیط اجتماعی
- امنیت شغلی
- وضعیت
- کار متناوب
- خودمختاری
- فرصت‌های رشد
- بازخورد
- فرصت‌های توسعه رسمی و غیررسمی
۷۵ درصد از سازمان‌ها انتظار دارند که جبران خسارت در آینده نزدیک چالش‌برانگیزتر شود. و تنها ۵۳ درصد نسبت به بسته پاداش کلی خود نسبتاً مطمئن یا بسیار مطمئن هستند. این به تیم‌های منابع انسانی و حقوق و مزایا بستگی دارد که یک استراتژی پاداش کلی طراحی کنند که برای کارمندان و کسب‌وکارشان مفید باشد.
وظایف ۱ تا ۷ همگی در محدوده چیزی قرار می‌گیرند که مدیریت استعداد نامیده می‌شود. هدف آنها جذب، توسعه، ایجاد انگیزه و حفظ کارکنان (با عملکرد بالا) است.
۸. روابط صنعتی
یکی دیگر از وظایف منابع انسانی حفظ و تقویت روابط با اتحادیه‌های کارگری و سایر گروه‌ها و اعضای آنها است.
اتحادیه‌سازی هنوز در اروپا رواج دارد، اگرچه در مجموع رو به کاهش است. جدیدترین داده‌ها نشان می‌دهد که ۹۲.۲٪ از کارمندان در ایسلند عضو یک اتحادیه و ۶۷٪ از کارمندان در دانمارک بودند. با این حال، در بریتانیا و استونی، به ترتیب تنها ۲۳.۵ درصد و ۶ درصد از کارکنان بودند. در ایالات متحده، عضویت اتحادیه کارگری کم است و ۱۰.۱ درصد از کارمندان عضو هستند.
حفظ روابط خوب با اتحادیه‌ها به شناسایی و حل سریع درگیری‌های احتمالی کمک می‌کند. و همچنین در زمان‌های سخت‌تر اقتصادی که به اخراج یا اقدامات دیگر نیاز است، سودمند خواهد بود.
۹. مشارکت و ارتباط کارکنان
به گفته دیو اولریش، یکی از نقش‌های کلیدی منابع انسانی این است که یک فعال معتبر برای کارمندان باشد. کارکنان باید در مورد موضوعات مختلفی که به آنها مربوط می‌شود، مطلع و شنیده شوند. ارتباطات به انتشار اطلاعات مربوط به کارکنان مربوط می‌شود.
وکیل افراد بودن یکی از چهار شایستگی اصلی منابع انسانی است که برای آینده نیروی کار منابع انسانی شناسایی می‌شود. حمایت از افراد شامل فرهنگ‌سازی، ورزش‌های مردمی و قهرمان شدن در محل کار و واحدها ارتباطات است.
۱۰. بهداشت و ایمنی
منابع انسانی نقش مهمی در ایجاد و اجرای مقررات ایمنی و بهداشت دارد. تبدیل این مقررات به بخشی از فرهنگ شرکت یکی از وظایف اصلی منابع انسانی است.
نمونه معروف آن شرکت انرژی و پتروشیمی شل است که در آن راه رفتن از پله‌ها بدون نگه داشتن نرده ممنوع است. همچنین در دفتر مرکزی شرکت. این بخشی از «هدف صفر» شل است که مخفف صفر تصادف است. اگرچه نگه داشتن نرده در سکوی نفت بسیار مهمتر است، اما ایمنی بخش بزرگی از فرهنگ شرکت است که نقش‌های ایمنی در همه جا اعمال می‌شود.
این بیماری همه‌گیر همچنین آگاهی در مورد سلامت و ایمنی در محل کار را افزایش داد. در واقع، ۴۳ درصد از کارفرمایان می‌گویند که نامزدهای شغلی در مورد شیوه‌نامه‌های ایمنی و بهداشتی می‌پرسند، که نشان می‌دهد ایجاد یک محل کار ایمن باید در اولویت منابع انسانی باشد.
۱۱. رفاه
یکی دیگر از وظایف کلیدی منابع انسانی پشتیبانی از کارکنان است تا بتوانند بهترین کار خود را انجام دهند. این شامل ارتقاء فعالانه رفاه ذهنی، جسمی و مالی است.
متخصصان منابع انسانی همچنین در مواقعی که کارمندان با مشکل مواجه می‌شوند و کارها طبق برنامه پیش نمی‌رود به آنها کمک و از آنها مراقبت می‌کنند. مشکلات در محیط کار و بیرون می‌تواند بر عملکرد، مشارکت و بهره‌وری کارکنان تأثیر منفی بگذارد. این به نوبه خود به سود نهایی یک شرکت آسیب می‌زند. با توجه به اینکه ۸۱ درصد از کارکنان در معرض خطر فرسودگی شغلی هستند و ۵۱ درصد از کارمندان در سراسر جهان نگران آینده مالی خود هستند، تمرکز بر رفاه کارکنان یکی از روندهای اصلی منابع انسانی است.
یک استراتژی جامع رفاهی که توسط بخش منابع انسانی شما رهبری می‌شود باید در سطح ارتباط یک به یک با کارمندان و ارتباط بین تیم‌ها و شرکت‌ها کار کند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است یک برنامه کمک به کارمندان ارائه دهد که از طریق آن هر کسی که مشکلات سلامت روانی دارد می‌تواند به مشاوره دسترسی داشته باشد. در سطح سازمانی، این شرکت می‌تواند یک روز آگاهی از سلامت روان برگزار کند.
۱۲. مسئولیت‌های اداری
وظیفه نهایی منابع انسانی مسئولیت اداری آن است. اینها شامل رویه‌های پرسنلی و سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی [HRIS] می‌شود.
رویه‌های پرسنلی شامل رسیدگی به ترفیعات، جابجایی‌ها، نظم و انضباط، بهبود عملکرد، بیماری، مقررات، تنوع فرهنگی و نژادی، آزار و اذیت، قلدری و غیره است.
برای هر یک از این موقعیت‌ها، منابع انسانی نیاز به توسعه و پیروی از سیاست‌ها و رویه‌ها دارد تا با موفقیت به درخواست‌ها، نگرانی‌ها و شکایات کارکنان رسیدگی کند یا بر این چالش‌ها غلبه کند.
سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی [HRIS] داده و اطلاعات کارکنان را ذخیره می‌کند. منابع انسانی مسئول خرید، پیاده‌سازی و مدیریت این سیستم‌ها است تا بتوانند از داده و اطلاعات برای تصمیم‌گیری بهتر استفاده کنند.
مشق تغییر
منابع انسانی یک نقش چندوجهی است که شرکت‌ها را قادر می‌سازد بیشترین بهره را از نیروی کار خود ببرند. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، باید مجموعه مهارت‌های گسترده‌ای برای انجام این وظایف اصلی منابع انسانی داشته باشید. در منابع انسانی، آموزش نمی‌تواند با کسب مدرک اصلی شما خاتمه یابد. جامعه و محل کار دائماً در حال تغییر و تحول هستند. شما نیز باید به طور مداوم توسعه پیدا کنید تا نیروی کارتان را با اطمینان از طریق تغییر هدایت کنید.
