چگونه ساختار سازمانی کسب‌وکارتان را با چالش‌های تجارت مدرن تطبیق دهید
ساختار سازمانی کسب‌وکار شما می‌تواند عملیات را بهبود بخشد – اما باعث دردسرهای فزاینده نیز خواهد شد. ساختارهای سازمانی که با یک تیم کوچک و منسجم شکوفا می‌شوند، اغلب با افزایش تعداد کارمندان و پیچیدگی عملیاتی کار نمی‌کنند. به همین دلیل مهم‌ست که هنگام شکل‌دهی و مقیاس‌بندی کسب‌وکارتان، اطمینان حاصل کنید که عناصر اصلی ساختار کسب‌وکار را کاملاً درک می‌کنید.
آرایش کسب‌وکار شما بیشتر از چیزی‌ست که در نمودار سازمانی منعکس می‌شود. این اولویت‌ها، اخلاق تجاری و اهداف آینده‌تان را منعکس می‌کند. بیاموزید که چگونه به طور مؤثر شرکت‌تان را به‌گونه‌ای شکل دهید که در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، سازگارتر و پایدارتر باشد.
ساختار کسب‌وکار چیست؟
ساختار کسب‌وکار چارچوب اداری شرکت شماست که شامل همه چیز از نقش‌های فردی و طرح‌های تیمی گرفته تا سلسله‌مراتب تجاری و سیستم‌های ارتباطات بین بخشی‌ست.
یک ساختار کسب‌وکار به خوبی تعریف‌شده می‌تواند برای کسب‌وکارتان مفید باشد از جمله بهبود کارایی و وضوح درباره مسئولیت‌های شخصی، اهداف بخش و اهداف شرکت. مهم‌تر از همه، این یک پایه قوی برای ایجاد کسب‌وکارتان در میان چالش‌ها و فرصت‌های عملیات روزانه‌ست.
چهار عنصر کلیدی ساختار کسب‌وکار کارآمد
ساختار سازمانی یک شرکت بسته به نیازها و اولویت‌های آن می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد. با این حال، عناصر اصلی برای تمام ساختارهای سازمانی کارآمد، صرف نظر از پیکربندی شرکت، جهانی هستند. با شناخت اجزای تشکیل‌دهنده یک سازمان خوش ساختار، می‌توانید راه‌های بهبود و تقویت کسب‌وکارتان را شناسایی کنید.
موارد زیر چهار عنصر ساختار سازمانی‌ست که در دوره آنلاین جعبه‌ابزار تغییر رهبران (سطح ۵) معرفی می‌شود.
۱. شناسایی وظایف جزئی
واقعیتی که همه کسب‌وکارها با آن روبرو هستند اینکه هنگام تلاش برای دستیابی به یک هدف پیچیده، ابتدا باید آن را به ساده‌ترین مراحل تقسیم کنید. این هدف از شناسایی وظایف جزئی‌ست.
وظایف جزئی فرایندهای کاری هستند که از اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت یک شرکت پشتیبانی می‌کنند. همه آنها مراحل کوچکی هستند که باید انجام دهید تا کسب‌وکارتان به خوبی اجرا شود.
وظایف جزئی می‌تواند از نظر عدم قطعیت یا پیچیدگی متفاوت باشد. برای مثال، وظایف تحقیق‌وتوسعه ممکن‌ست در مقایسه با وظایف خدمات فنی یا تولید، نامطمئن‌تر و پیچیده‌تر باشند.
در حالی که شناسایی وظایف جزئی ضروری‌ست، تنها نیمی از تصویرست. شما باید وابستگی‌های متقابل آنها را نیز شناسایی کنید. وابستگی‌های متقابل نحوه تأثیر فرایندهای کاری مختلف بر یکدیگرست.
ما سه نوع وابستگی متقابل مختلف را در تغییرات و تجدید ساختار سازمانی شناسایی کردیم که اغلب می‌توانند به طور همزمان در بخش‌های متقابل کارکرد کسب‌وکارتان رخ دهند:
- وابستگی‌های متقابل تلفیقی زمانی اتفاق می‌افتد که وظایف جزئی به صورت واحدی انجام می‌شوند، و زیرواحدهای کوچک‌تر در کسب‌وکارتان می‌توانند مستقل از یکدیگر در جهت یک هدف بزرگ‌تر عمل کنند. یک مثال رایج، عملکرد مستقل شعب فروشگاه در یک شرکت بزرگ‌ترست.
- وابستگی متقابل متوالی به یک جریان کاری خطی اشاره دارد، جایی که یک کار جزئی نیاز به تکمیل یکی از کارهای قبلی دارد و به همین ترتیب، مانند خط مونتاژ.
- وابستگی‌های متقابل شبکه‌ای زمانی رخ می‌دهد که وظایف جزئی نیازمند همکاری افراد، تیم‌ها یا بخش‌ها باشد. این نوع وابستگی متقابل در فعالیت‌های تحقیق‌وتوسعه، مانند توسعه و پیاده‌سازی محصول، رایج‌ست.
قرار دادن این وابستگی‌های متقابل در یک نقشه فرایند مهم‌ست. نقشه فرایند نحوه اتصال وظایف جزئی مختلف و تکیه بر یکدیگر را به تصویر می‌کشد. درباره موردکاوی فروشگاه ورزشی، یک نقشه فرایند نشان می‌دهد که چگونه فروشگاه‌ها، تیم دفتر مرکزی، تیم محصول مرکزی و مشتریان با یکدیگر تعامل دارند و به یکدیگر وابسته هستند.
پس از شناسایی وظایف و وابستگی‌های متقابل شرکت‌تان، برای شناسایی نقش‌ها، تیم‌ها و سلسله‌مراتب در ساختار سازمانی خودتان مناسب‌تر هستید.
۲. دپارتمان‌سازی و زنجیره فرماندهی
هنگامی‌که وظایف و وابستگی‌های متقابل کسب‌وکارتان را ترسیم کردید، می‌توانید ساختار سازمانی آن را با اجرای بخش‌های تعریف‌شده و یک زنجیره فرماندهی کارآمد تقویت کنید.
- دپارتمان‌سازی هدف‌گذاری وظایف جزئی خاص از طریق ایجاد تیم‌های تخصصی‌ست.
- یک زنجیره فرماندهی رهبری مستقیم تیم‌ها و افراد را از بالای سازمان شما تا پایین تعریف می‌کند.
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های یک زنجیره فرماندهی کارآمد اینکه اطمینان حاصل کنید که افراد مناسب را در مکان مناسب در زمان مناسب دارید. در موردکاوی فروشگاه ورزشی، مدیر عامل وقتی نوبت به نیازهای فروشگاه‌های او رسید، زنجیره فرماندهی حول مدیر فروشگاه متمرکز شد.
«در نگاه به فروشگاه‌ها، چیزی که من [مدیر عامل] تشخیص دادم این بود که [رهبری] مدیران فروشگاه‌های بسیار موفق را از فروشگاه‌های با حجم بالا جدا می‌کند. و آنها را به بازارهای دورافتاده‌ای منتقل می‌کرد که قبلاً هرگز در آن زندگی نمی‌کرده‌اند. آنها شرکت را می‌شناختند، اما [دیدگاه] محلی را نمی‌شناختند. وقتی آنها آن فروشگاه اصلی بسیار موفق را ترک کردند، این فروشگاه کمتر سود کرد. گردش مالی افزایش یافت، زیرا مدیر ثابت آن را ترک کرد.»
برای مقابله با این چالش، مدیر عامل زنجیره فرماندهی خودش را در اولویت قرار داد. او روی آموزش‌های بیشتری برای دستیاران مدیران سرمایه گذاری کرد. و دستورالعمل‌هایی را ایجاد کرد که نشان می‌داد هرکسی که یک فروشگاه را مدیریت نکرده یا به مدت شش ماه دستیار مدیر نبوده، نمی‌تواند فروشگاهی باز کند.
۳. دامنه نظارت
در حالی‌که یک زنجیره فرماندهی می‌تواند به شما در تعریف سلسله‌مراتب مستقیم شرکت کمک کند، اما همیشه تصویر کاملی از مسئولیت مدیریتی به شما نشان نمی‌دهد. برای این کار، باید دامنه نظارت مدیران را تعیین کنید. یعنی تعداد کارمندانی که به یک مدیر گزارش می‌دهند. هرچه این عدد بزرگ‌تر باشد، دامنه نظارت بیشترست.
شناسایی دامنه نظارت رهبری شما یک معیار ضروری‌ست تا اطمینان حاصل شود که مدیران شما آنقدر غرق در تغییر نیستند. و کارمندان به حدی کم نیستند که قادر به تکمیل وظایف جزئی‌شان نیستند. مهم‌ست که به یاد داشته باشید هیچ استانداردی از دامنه نظارت وجود ندارد، زیرا هر مدیر و تیم منحصربه‌فردست.
۴. تمرکز و تمرکززدایی
هدف تمام ساختارهای سازمانی پاسخگویی به این پرسش‌ست: قدرت در کجای کسب‌وکارتان قرار دارد؟ مفاهیم تمرکز و تمرکززدایی به شما این امکان را می‌دهد تا شکلی را ترسیم کنید که قدرت در سراسر شرکت شما می‌گیرد.
- تمرکز زمانی اتفاق می‌افتد که قدرت در رأس یک سازمان باشد.
- تمرکززدایی زمانی اتفاق می‌افتد که قدرت بین افراد یا تیم‌ها توزیع شود.
در حالی که اکثر شرکت‌ها معمولاً یکی یا دیگری را انتخاب می‌کنند، مواردی وجود دارد که هر دو عنصر حضور دارند. همانطورکه در موردکاوی فروشگاه ورزشی وجود داشت. فروشگاه‌های ورزشی نشان‌دهنده یک وابستگی متقابل بودند، به این معنی که هر یک می‌توانست به عنوان واحد فرعی خود عمل کند. به همین دلیل، سلسله‌مراتب قدرت در فروشگاه‌های فردی متمرکز بود: قدرت در رأس و با مدیر فروشگاه قرار داشت.
مدیر عامل فروشگاه ورزشی می‌گوید: «من در فرهنگ شرکت متوجه شدم که ما واقعاً می‌خواستیم مدیر فروشگاه مرکز جهان باشد. بنابراین این بدان معنی بود که ما قرار نیست لایه‌های زیادی را قرار دهیم.»
در حالی‌که هر فروشگاه یک ساختار قدرت متمرکز داشت، خود فروشگاه ورزشی بسیار غیرمتمرکزتر بود.
او می‌گوید: «این سلسله‌مراتب مسطح‌تر از سایر سازمان‌ها بود. این به معنای منابع بیشتر در فروشگاه، دلارهای بیشتر در فروشگاه بود. اما این ارزش‌ها را تغذیه کرد و فروشگاه‌ها را به گونه‌ای قرار داد که بسیار جذاب و پرانرژی باشند. و انگیزه‌ای برای ایجاد موفقیت در سطح محلی داشته باشند.»
او با دادن قدرت به افراد و تیم‌ها در سطح فروشگاه، به کارمندان اجازه داد تا از روحیه کارآفرینی بهره ببرند. و در قبال اعداد و ارقام مسئولیت‌پذیر باشند. و در نهایت موفقیت‌شان را در دستان خودشان قرار دهند. این عدم تمرکز در ادبیات شرکتی فروشگاه ورزشی منعکس شد. آنها به جای استفاده از اصطلاح «شرکتی»، «مرکز پشتیبانی» را برای تأکید بر اهمیت فروشگاه‌ها در اجرای برنامه‌های استراتژیک ترجیح دادند.
کسب‌وکارتان را از طریق ساختار سازمانی کارآمد بهینه کنید
هر کسب‌وکار منحصربه‌فردست. با این حال، همه بر پایه‌های اساسی ساختار سازمانی کارآمد متکی هستند. با درک بهتر این عناصر، برای تعیین ساختار بهینه کسب‌وکار خودتان مجهزتر می‌شوید.
اگر علاقه‌مند به بهینه‌سازی ساختار سازمان و ارتقای مهارت‌های رهبری خودتان برای ایجاد تغییر هستید، می‌توانید با گذراندن یک دوره آنلاین، مانند جعبه‌ابزار تغییر رهبران (سطح ۵)، درباره این مفاهیم بیشتر بیاموزید. از طریق تمرین‌های یادگیری تعاملی، ارتباط با شبکه‌ای از یادگیرندگان و موردکاوی عمیق با رهبران با تجربه از شرکت‌های مختلف، می‌توانید دانش عملی برای ارتقای حرفه‌تان را به سطح بعدی به دست آورید.
