چطور سازمان یا کسب‌وکارتان را سازماندهی کنید تا به حداکثر عملکرد دست یابید.
سازماندهی یا ساختار سازمانی در کسب‌وکار یکی از کارکردهای مدیریت‌ست که ایجاد ساختار سازمانی و تخصیص منابع انسانی به مشاغل طراحی‌شده، برای اطمینان از تحقق اهداف را شامل می‌شود. ساختار سازمانی چارچوبی‌ست که تلاش‌ها را هماهنگ می‌سازد. ساختار معمولاً در قالب چارت سازمانی ارائه می‌شود که نمایشی گرافیکی از سلسله‌مراتب فرماندهی در داخل سازمان‌ست. تصمیمات در خصوص ساختار سازمان اشاره به تصمیمات طراحی سازمان دارد. سازماندهی هم‌چنین طراحی مشاغل افراد در درون سازمان را شامل می‌شود. تصمیماتی که در باره وظایف و مسئولیت‌های مشاغل افراد و حالتی که وظایف باید به انجام برسند.
اهداف ساختار سازمانی
- عملکرد کارا و مقرون‌به‌صرفه در سازمان را موجب می‌شود؛ به‌گونه‌ای که حداکثر استفاده از منابع کمیاب به عمل آید.
- نظارت بر فعالیت‌های سازمان
- پاسخگویی برای حوزه‌هایی از کار که به وسیله گروه‌ها و افراد سازمان بر عهده گرفته شده‌ست.
- هماهنگ‌سازی قسمت‌های مختلف سازمان و حوزه‌های مختلف کاری
- انعطاف‌پذیری به منظور پاسخ به نیازهای آینده و انطباق با محیط در حال تغییر
- رضایت اجتماعی افرادی که در سازمان کار می‌کنند
در مجموع، هدف ساختار سازمانی، تقسیم کار در میان اعضاء سازمان و هماهنگ‌سازی فعالیت‌های افرادست که در جهت اهداف سازمان حرکت می‌کنند.
ابعاد طراحی ساختار
متغیرهایی که ابعاد مختلف ساختار سازمان را تعیین می‌کنند، متفاوت‌اند. اما معمولاً این ابعاد در قالب: گروه‌بندی فعالیت‌ها، مسئوولیت‌های افراد، سطوح سلسله‌مراتب-اختیار، حیطه نظارت و روابط رسمی سازمانی بیان می‌گردند.
پنج بُعد برای ساختار سازمانی
چایلد پنج بُعد برای ساختار سازمانی قائل‌ست که عبارتند از:
- روابط گزارش‌دهی رسمی، سطوح اختیار و حیطه نظارت؛
- گروه‌بندی بخش‌ها، دپارتمان‌ها و واحدها؛
- سیستم‌های ارتباطی اطلاعات، یکپارچه‌سازی تلاش‌ها و مشارکت؛
- تفویض اختیار و تعیین رویه‌هایی برای نظارت و ارزیابی استفاده از اختیارات؛
- انگیزش کارکنان از طریق سیستم‌های ارزیابی عملکرد و پاداش.
سازمان‌ها چگونه با محیط خود تعامل برقرار می‌کنند
«لارنس» و «لورش» در بررسی‌های‌شان از سازمان‌ها در سه صنعت مختلف، به تجزیه‌وتحلیل این موضوع پرداخته‌اند که سازمان‌ها چگونه با محیط‌شان تعامل برقرار می‌کنند. در این بررسی‌ها دو مفهوم کلیدی را مورد شناسایی قرار دادند:
- تفکیک: درجه‌ای از تخصص نمودن و بخش‌بندی‌ست که رفتار کارکنان در واحدهایی که از نظر تخصصی در سطح بالایی قرار دارند را شامل می‌شود.
- ترکیب یا ادغام: به هماهنگ‌سازی فرایندهای نیل به تلاش‌های واحد و یکپارچه در میان سیستم‌های فرعی، به منظور دستیابی به اهداف سازمان اشاره دارد.
عناصر ساختار سازمانی
ساختار سازمانی و سازماندهی در کسب‌وکار دارای عناصر مختلفی‌ست که در این میان سه بعد ساختار سازمانی از اهمیت بالاتری برخوردارند که عبارتاند از:
- پیچیدگی: کسب‌وکارها دارای تقسیم کار، عناوین مختلف شغلی، تقسیمات و واحدها، سطوح سلسله مراتبی و مهارت‌ها هستند. و میزان پیچیدگی ساختار سازمانی آنها از طریق معیارهای زیر قابل اندازه‌گیری‌ست:
- تفکیک افقی: شامل تعداد واحدهای فرعی سازمان، تعداد تخصص‌های حرفه‌ای و سطح آموزش حرفه‌ای‌ست.
- تفکیک عمودی: هر چه تعداد سطوح سلسله مراتبی در کسب‌وکار بیشتر باشد، پیچیدگی ساختار سازمانی نیز بیشترست.
- پراکندگی جغرافیایی: هر چه فعالیت‌ها و پرسنل از نظر جغرافیایی پراکنده‌تر باشند، پیچیدگی سازمانی نیز بیشترست.
- محیط: هر چه پیچیدگی محیط بیشتر و پیش‌بینی‌پذیربودن آن مشکل‌تر باشد، کسب‌وکارها نیز تمایل به پیچیده‌تر شدن دارند.
- رسمیت: رسمیت عبارت‌ست از حدی که قوانین، خط‌مشی‌ها و رویه‌ها برای کسب‌وکار به وجود آمده باشد. و در فرایند عملیات کسب‌وکار نیز به کار گرفته شوند. رسمیت در کسب‌وکار وقتی زیادست که رویه‌های رسمی زیاد باشد و شیوه‌های انجام کار به طور دقیق مشخص شده باشد.
- تمرکز: تمرکز به چگونگی توزیع قدرت و کانون‌های اختیار تصمیم‌گیری درون کسب‌وکار اشاره دارد. در سازمان‌های متمرکز، بیشتر تصمیمات از طریق سلسله مراتب فرماندهی اتخاذ می‌گردد، در حالی‌که در واحدهای غیرمتمرکز، تصمیم‌گیری به مدیران واگذار می‌شود و یا تصمیمات با مشارکت زیردستان اتخاذ می‌گردد. در کسب‌وکارهایی که تمرکز خیلی زیادست، پرسنل سطوح پایین‌تر تصمیمات کمتری می‌گیرند و تصمیمات از قوانین و خط‌مشی‌های وضع‌شده تبعیت می‌کنند.
سه عامل در میزان عدم تمرکز سازمانی
به طور کلی سه عامل در میزان عدم تمرکز سازماندهی در کسب و کار تأثیر دارد:
- اعتماد: هر چه مدیران به زیردستان اعتماد بیشتری داشته باشند و آنان را افرادی شایسته بدانند، تفویض اختیارات به زیردستان بیشتر خواهد شد. و نهایتاً در کسب‌وکار عدم تمرکز بیشتری به وجود خواهد آمد.
- اطلاعات: هر چه سازوکارهای تبادل اطلاعات به نقاط تصمیم‌گیری بیشتر باشد و سیستم بازخور مناسبی برای ارزیابی نتایج تصمیمات وجود داشته باشد، عدم تمرکز سازمانی نیز بیشتر خواهد شد.
- گستره تأثیر یک تصمیم بر واحدهای دیگر: هر چه تصمیمات متخذه به وسیله یک واحد بر عملیات واحدهای دیگر تأثیرگذارتر باشد، میزان مشارکت سایر واحدها در تصمیم‌گیری بیشتر می‌شود. و این زمینه را برای عدم تمرکز سازمانی فراهم می‌نماید.
