شما کسب‌وکارتان را چگونه نظارت و کنترل می‌کنید
سامانه نظارت یا کنترل، و برنامه‌ریزی دو وظیفه مهم مدیریتی هستند که مکمل یکدیگرند. اگر بهترین برنامه‌ریزی‌ها صورت بگیرد ولی سامانه نظارت بر آن نباشد، دستیابی به اهداف، با ریسک مواجه خواهد شد. و هیچ اطمینانی وجود ندارد که منابع سازمانی در جهت صحیح بکار برده شود. از طرف دیگر، اگر بهترین سامانه نظارت و اثربخش‌ترین فرایندهای کنترلی در سازمان وجود داشته باشند، اما برنامه‌ریزی مناسبی صورت نگرفته باشد، عملاً نظارت یا کنترل مفهومی نخواهد داشت.
سامانه نظارت یا کنترل چیست
سامانه نظارت، فرایندی که از طریق آن مطمئن می‌شویم تا اهداف سازمانی مطابق با برنامه در حال انجام‌ست. فرایند و سامانه نظارت با مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش‌تعیین‌شده با اهداف مورد نظر، انجام می‌گیرد. و سپس برای هر انحرافی که بوجود می‌آید، اقدامی اصلاحی صورت می‌گیرد.
هر چند سامانه نظارت یا کنترل به عنوان آخرین کارکرد مدیریت مطرح‌ست، اما بدان معنا نیست که سامانه نظارت یا کنترل صرفاً در پایان فرایند هر عملیات و یا پایان دوره مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. نظارت یا کنترل وظیفه‌ای مستمر و همیشگی‌ست که در هر مرحله از عملیات سازمانی می‌تواند بکار گرفته شود.
وظیفه سامانه نظارت یا کنترل، شامل تعیین سازوکارهای کنترلی‌ست که از اجرای واقعی برنامه استراتژیک بازخورد بدهد. بدانگونه که در هر مرحله بتواند مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرد. سامانه نظارت یا کنترل هم‌چنین، باید انحراف از انتظارات واقعی را نشان دهد. بعلاوه دلایل انحرافات را مورد بررسی قرار دهد. و معیارهای مناسب برای اصلاح انحرافات را بکار بندد. شکل ۱ فرایند سامانه نظارت یا کنترل را بصورت سیستمی به تصویر می‌کشد.
شکل ۱: فرایند سامانه نظارت یا کنترل
سه حوزه سامانه نظارت
بطور کلی سامانه نظارت در سه حوزه سازمانی قابل اعمال است که این نظارت‌ها عبارتند از:
۱. نظام کنترلی قبل از عمل
برای نظام کنترلی ورودی‌ها یا داده‌های سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که شرایط برای اجرای عملیات آماده‌ست. مانند نظارت‌های پیش از استخدام کارمندان، بازرسی مواد اولیه در انجام طرح‌های عمرانی همچون خیابان‌کشی و …
۲. نظام کنترلی حین عمل
فرایند عملیات را در زمان اجراء مورد ارزیابی قرار می‌دهد تا قبل از اینکه عملیات یا خدمات ارائه شود و نواقص احتمالی آن برطرف گردد. مانند مدیریت کیفیت جامع؛ خودکنترلی کارمندان و …
۳. نظام کنترلی پس از عمل
خروجی‌های سیستم را ارزیابی کرده و با ارائه بازخور به آن، از تکرار انحرافات و نواقص در آینده جلوگیری می‌نماید. مانند بازرسی کیفیت نهایی؛ تحقیق میدانی از شهروندان و …
برای اینکه نظام کنترلی یا نظارت اثربخش باشد، سیستم سازمانی باید ضمن رعایت مراحل منطقی فرایند کنترلی، از هر سه نوع کنترل (قبل، حین، و پس از عمل) استفاده لازم را به عمل آورد.
مهم‌ترین اشکال کنترل سازمانی
کنترل‌های سازمانی می‌توانند در قالب اشکال مختلفی صورت پذیرند، که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
- سیستم کنترلی می‌تواند بر روی سنجش ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرایندها یا رفتار کارکنان و مدیران متمرکز باشد.
- نظام کنترلی می‌تواند با نتایج کلی یا اقدامات ویژه مرتبط باشد.
- کنترل‌ها باید با ارزیابی عملکرد کلی سازمان یا بخش‌های مهمی از آن مرتبط باشد.
- کنترل‌ها می‌توانند با سنجش عملکرد روزمره فعالیت‌های عملیاتی مرتبط باشند.
ویژگیهای سیستم کنترل اثربخش
ویژگیهای سیستم کنترل اثربخش در قالب مواردی مطرح میشوند که با توجه به برخی تعدیلات صورت گرفته، این ویژگیها بیان میگردند:
۱- سیستم کنترلی باید پرمعنی بوده و باید بوسیله کسانی که در عملیات هستند، بخوبی درک شود.
۲- کنترل‌ها باید با ساختار سازمان سازگار باشد و با مراکز تصمیمگیری که مسئول عملکرد هستند، مرتبط باشند.
۳- یک سامانه کنترلی اثربخش باید انحرافات صورت گرفته از استانداردهای مطلوب عملکرد را در سریع‌ترین زمان ممکن گزارش دهد.
۴- سامانه کنترلی باید توجه به فعالیت‌های حیاتی که برای موفقیت سازمان حایز اهمیت هستند را در سرلوحه اقدامات خود قرار دهد.
۵- سامانه کنترلی برای اثربخش بودن باید منعطف باشد.
۶- سامانه کنترلی باید با هدف فعالیتی که با آن مرتبط است، سازگاری داشته باشد.
۷- سیستم نظارت باید خودش را بطور مستمر مورد بازنگری قرار دهد تا اطمینان حاصل شود که در راستای نتایجی که ایجاد میکند، مناسب و اثربخش است.
اگر می‌خواهید سیستم جامع کنترلی را در شرکت طراحی و اجرا کنید، از دوره آموزشی کارت امتیازی متوازن استفاده کنید.
