ماتریس مهارت چیست، چرا مفید است و چگونه می‌توانید آن را بسازید
دانستن اینکه چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی برای موفقیت سازمان شما لازم است و اینکه آیا نیروی کار شما آنها را دارد یا خیر، به شما کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری برای مدیریت استعداد بگیرید. ماتریس مهارت‌ها کلید ردیابی این داده‌هاست. این یادداشت به این موضوع می‌پردازد که ماتریس مهارت چیست، چرا مفید است و چگونه می‌توانید آن را بسازید. بیایید وارد اصل مطلب بشویم!
ماتریس مهارت چیست؟
ماتریس مهارت‌ها که به آن ماتریس شایستگی یا ماتریس توانایی نیز گفته می‌شود، ابزاری است برای ترسیم مهارت‌های لازم و در دسترس برای یک تیم یا پروژه. یک ماتریس تکمیل‌شده مهارت‌ها و شایستگی‌ها، مهارت‌های مورد نیاز، مهارت‌های موجود و مهارت‌هایی که از دست رفته‌اند را به تصویر می‌کشد.
با نظارت بر مجموعه مهارت‌های موجود و شناسایی شکاف‌های مهارتی، رهبران می‌توانند به طور موثر کار را به افراد مناسب تخصیص دهند و برای کسب مهارت‌های مورد نیاز برنامه‌ریزی کنند.
متخصصان منابع انسانی با رؤسای بخش و رهبران تیم همکاری می‌کنند تا مهارت‌های خاص مورد نیاز برای انجام وظایف مختلف و دستیابی به اهداف سازمانی را درک کنند. با همکاری نزدیک با مدیران، منابع انسانی می‌تواند از صحت ماتریس مهارت‌ها با به دست آوردن همه مهارت‌ها و شایستگی‌های مربوطه اطمینان حاصل کند.
چه چیزی باید در یک ماتریس مهارت گنجانده شود؟
ماتریس مهارت‌ها شبکه‌ای است که نام کارکنان را مطابق با اجزای زیر نشان می‌دهد:
- مهارت / شایستگی / قابلیت – هر عنصری که برای انجام پروژه مورد نیاز است.
- تخصص – یک ارزش عددی که در سطح مهارت هر کارمند برای هر مهارت مورد نیاز قرار می‌گیرد.
- علاقه – یک ارزش عددی برای اینکه هر کارمند چقدر انگیزه دارد تا مهارت‌های مورد نیاز خود را بکار گیرد یا مهارت‌های لازم را توسعه دهد.
بیایید نگاهی به یک نمونه ماتریس مهارت از یک کارگروه تجزیه و تحلیل افراد بیندازیم:
مثال ماتریس مهارت ها
دانلود قالب ماتریس مهارت ها
چرا از ماتریس مهارت استفاده کنیم؟
دو هدف کلی برای استفاده از ماتریس مهارت‌ها وجود دارد:
۱. ارزیابی مهارت‌های مورد نیاز برای یک پروژه یا تیم
یک ماتریس مهارت‌ها یک نمای کلی از مهارت‌هایی را ایجاد می‌کند که برای تکمیل موفقیت‌آمیز یک کار یا پروژه مورد نیاز است. این به تعریف فعالیت‌های کلیدی تیم و مهارت‌ها یا شایستگی‌های مربوطه برای انجام این فعالیت‌ها کمک می‌کند.
۲. به دست آوردن بینش در مورد مهارت‌های موجود در یک تیم
یک ماتریس مهارت برای کارکنان، مجموعه مهارت‌های موجود در تیم را قبل از شروع پروژه ارزیابی می‌کند تا به اطمینان از نتیجه بهتر کمک کند. به عنوان مثال، اگر یک پروژه تجزیه و تحلیل منابع انسانی به هوش تجاری، مهارت‌های فناوری اطلاعات، قابلیت‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها و قابلیت‌های گزارش نیاز دارد، باید دریابید که کدام افراد در تیم چه مهارت‌هایی دارند.
اگر مهارت خاصی وجود ندارد، می‌توانید کارمندی را با مهارت‌های مربوطه استخدام کنید تا به تیم اضافه کنید. انجام این کار قبل از شروع پروژه به اطمینان از نتیجه بهتر کمک می‌کند.
مزایای ماتریس مهارت
ماتریس مهارت کارمند به روش‌های مختلف به افزایش عملکرد کمک می‌کند. این نه تنها به طور کلی برای شرکت، بلکه برای تیم‌ها، افراد و سهامداران نیز سودمند است. در اینجا نگاهی گذرا به آنچه که ماتریس قابلیت ارائه می‌دهد آورده می‌شود:
مروری بر مهارت‌ها
حتی برای مدیران دشوار است که دقیقاً مشخص کنند که هر کارمند بر اساس نقش‌هایش دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد یا می‌تواند به سازمان کمک کند. ماتریس مهارت جزئیاتی را جمع‌آوری می‌کند که داده‌های جامعی را در مورد مهارت‌های موجود در حال حاضر در سطوح فردی، تیمی و سازمانی ارائه می‌دهد. همچنین می‌تواند به شما کمک کند کارکنان بسیار ارزشمندی را شناسایی کنید که دارای طیف وسیعی از قابلیت‌ها هستند.
بینش در مورد شکاف‌های مهارتی
یک ماتریس مهارت‌ها را نشان می‌دهد که مهارت‌ها در تیم‌ها و سطوح مختلف شرکت وجود ندارد. برای صرفه‌جویی در زمان و منابع و بهبود عملکرد کسب‌وکار می‌توانید این نقاط ضعف را برطرف کنید.
فرصت‌های یادگیری و توسعه
با مشخص کردن اینکه کدام شایستگی‌ها باید پرورش یابند، رهبران و مدیران منابع انسانی می‌توانند بر برنامه‌های آموزشی کاربردی و برنامه‌های توسعه حرفه‌ای فردی برای کارکنان تمرکز کنند.
ارتباط انتظارات
این ابزار به شما کمک می‌کند به افراد و تیم‌ها نشان دهید که باید به چه سطوح مهارتی دست یابند تا بتوانند عملکرد خوبی داشته باشند. وقتی کارمندان تصویر واضحی از اینکه کجا بیشترین مشارکت را انجام می‌دهند و روی چه چیزی باید کار کنند داشته باشند، می‌توانند انرژی خود را به سمت ارتقای مهارت خود جهت دستیابی به کارهای بیشتر هدایت کنند.
تحرک داخلی و توزیع مجدد استعدادهای احتمالی
درک دقیق مهارت‌هایی که در سراسر سازمان مورد نیاز و در دسترس هستند به رهبران این امکان را می‌دهد تا ساختارهای تیمی را تغییر دهند و افراد را به موقعیت‌های جدید اختصاص دهند تا بتوانند استعدادهای خود را به بهترین نحو به حداکثر برسانند یا توسعه دهند. زمانی‌که نامزدهای داخلی مناسب به راحتی شناسایی شوند، این می‌تواند تلاش‌های استخدام خارجی را نیز کاهش دهد.
افزایش استعدادیابی
وقتی بتوانید تشخیص دهید که یک تیم یا سازمان چه مهارت‌هایی را از دست داده است، می‌توانید واجد شرایط ترین متقاضیان را برای موقعیت‌های شغلی هدف قرار دهید. دانستن دقیق آنچه از مجموعه استعدادها به دنبال آن هستید می‌تواند روند استخدام را تسریع کند و بهترین تناسب را برای نقش به ارمغان بیاورد.
ایجاد سازمان‌های مبتنی بر مهارت
آینده کار شامل تجزیه نقش‌ها به وظایف اساسی و ارزش‌گذاری کارکنان برای مهارت‌ها و مشارکت‌هایشان بیشتر از تحصیلات یا عنوان شغلی است. ماتریس مهارت ابزار ارزشمندی برای تجزیه و تحلیل قابلیت‌های مورد نیاز و در دسترس برای تکمیل پروژه‌ها و دستیابی به نتایج است.
مزایای ماتریس مهارت ها
چگونه یک ماتریس مهارت ایجاد کنیم
مراحل زیر به شما در تدوین ماتریس مهارت کمک می‌کند:
۱. مهارت‌های مربوطه را تعریف کنید
برای تعیین مهارت‌ها و شایستگی‌های اصلی مورد نیاز برای تشکیل یک تیم یا تکمیل پروژه، با سهامداران کلیدی کار کنید. این همچنین معیارهای ارزیابی عملکرد اعضای تیم را جدا می‌کند. ارزیابی مهارت‌هایی که از دست می‌روند به تیم کمک می‌کند تا از دست ندادن ضرب‌الاجل‌ها، تضادهای داخلی یا سایر هزینه‌ها در آینده جلوگیری کند.
برای ساده‌سازی ماتریس مهارت‌ها، روی الزامات اولیه متمرکز بمانید.
برای بهترین نتایج در بهبود عملکرد تیم، مدیران و منابع انسانی در ایجاد ماتریس مهارت با یکدیگر همکاری می‌کنند.
۲. اعضای تیم را در سطح مهارت فعلی آنها ارزیابی کنید
مرحله دوم ارزیابی اعضای تیم در سطح مهارت فعلی آنهاست. می‌توانید روش‌های ارزیابی مختلف را با هم ترکیب کنید، مانند:
- آزمون شایستگی؛
- خودارزیابی؛
- داده‌های بررسی عملکرد؛
- ابزار بازخورد ۱۸۰ درجه، که ورودی افراد، همتایان و مدیر مستقیم آنها را جمع‌آوری می‌کند؛
- ابزار بازخورد ۳۶۰ درجه که شامل بازخورد طرف‌های دیگر مانند مشتریان یا گزارش‌های مستقیم نیز می‌شود؛
برای هر مهارت، تخصص یک فرد را رتبه‌بندی کنید. در اینجا نمونه‌ای از مقیاس پنج نقطه‌ای آورده شده است:
0 = بدون تجربه یا دانش؛
1 = تجربه یا دانش محدود؛
2 = تجربه یا دانش معقول؛
3 = تجربه یا دانش قابل توجه؛
4 = تجربه یا دانش حرفه‌ای.
شما همچنین می‌توانید از یک مقیاس متفاوت استفاده کنید، اما مطمئن شوید که سازگار است.
۳. علاقه یک فرد را برای کار بر روی وظایف پیشنهادی مشخص کنید
کشف اینکه چه کسی شایستگی‌های مناسب را دارد، تنها نیمی از کار است. کارمندان باید جاه‌طلبی داشته باشند تا از مهارت‌های مورد نیاز برای درگیر ماندن در کارشان استفاده کنند و آن را توسعه دهند.
برای هر مهارت، از کارکنان بخواهید میزان علاقه خودشان را به آن نشان دهند. این می‌تواند یک سیستم رتبه‌بندی بسیار ساده باشد:
1 = عدم علاقه به استفاده از این مهارت یا دانش؛
2 = علاقه‌مند به استفاده از این مهارت یا دانش؛
۴. تمام اطلاعات را در ماتریس مهارت بگنجانید و بر اساس بینش‌ها عمل کنید
می‌توانید از داده‌های ماتریس شایستگی خود برای درک اینکه کدام مهارت‌ها در هیئت مدیره دارید و کمبودها کجا هستند استفاده کنید. ماهیت بصری ماتریس مهارت به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و فرصت‌های بهبود را سریع و واضح ببینید.
با تعیین اهداف برای کارهایی که هنوز باید انجام شود، اطلاعات را عملی کنید. این ممکن است شامل ایجاد برنامه‌ای برای انجام آموزش مهارت‌ها یا استخدام کارمندان جدید برای پر کردن شکاف مهارتی باشد.
۵. ماتریس مهارت را به‌روز نگه دارید
برای اینکه داده‌های مرتبط را در اختیار داشته باشید، باید ماتریس مهارت را با داده‌های به‌روز نگه دارید. بررسی مستمر آنها همچنین راهی برای ردیابی و نظارت بر پیشرفت و تأثیر سرمایه‌گذاری‌های یادگیری و توسعه و آمادگی برای نیازهای آینده است.
نمونه‌های ماتریس مهارت
یک ماتریس مهارت یک نمای کلی از مهارت‌ها و شایستگی‌های موجود در یک تیم یا سازمان را ارائه می‌دهد، که تخصیص مؤثر منابع، آموزش هدفمند و ابتکارات توسعه، و تصمیم‌گیری آگاهانه برای تکالیف پروژه را ممکن می‌سازد.
در اینجا به چند نمونه از ماتریس مهارت برای سه موقعیت مختلف نگاهی می‌اندازیم:
ماتریس مهارت مدیر محصول
ماتریس مهارت اعضای هیئت مدیره
ماتریس مهارت فناوری اطلاعات
یک الگوی ماتریس مهارت برای اکسل را از این لینک دانلود کنید و شروع به تجزیه و تحلیل داده‌های مهارت‌های تیم خودتان کنید!
موردکاوی‌های برتر برای اجرای ماتریس مهارت
برای اینکه سیستم مدیریت مهارت‌های خود را فراتر از اصول اولیه بردارید، در اینجا موردکاوی‌های برتر برای بهبود نحوه استفاده از ماتریس مهارت آورده شده است:
- تعادل بین مهارت‌های نرم و سخت – به راحتی می‌توان تمرکز اصلی را روی مهارت‌های فنی قرار داد، اما ضروری است که مهارت‌های نرم را نیز در ماتریس مهارت لحاظ کنیم. وقتی نوبت به انجام کار می‌رسد، پشتکار، ارتباط قوی و توانایی‌های حل مسئله اغلب می‌تواند تجربه فنی کمتری را جبران کند. هر دو نوع مهارت برای عملکرد و رقابت سازمان حیاتی هستند.
- درگیر کردن ذینفعان – هدف و مزایای ماتریس مهارت را به مدیران، رهبران تیم و کارمندان منتقل کنید. وقتی افراد بفهمند که چگونه از ماتریس‌ها به نفع خودشان استفاده کنند، در مورد سرمایه‌گذاری زمان برای آنها و ارائه بهترین ورودی خود مشتاق‌تر خواهند شد.
- ماتریس مهارت را با مسیرهای شغلی هماهنگ کنید – نشان دادن جایگاه آنها در مورد مهارت‌های مورد نیاز برای مرحله بعدی در سفر حرفه‌ای‌شان، به آنها تصویر واضحی از حوزه‌هایی که باید توسعه دهند، می‌دهد. وقتی آنها بتوانند دقیقاً آنچه را که باید انجام دهند، ببینند، پیشرفت به سمت اهداف شغلی آنها ملموس‌تر به نظر می‌رسد، که به حفظ انگیزه آنها کمک می‌کند.
- در مورد رویکردهای مختلف برای نقشه‌برداری مهارت تحقیق کنید – راه‌هایی برای ارائه بصری مهارت‌ها در سازمان خود برای رفع نیازهای مختلف بیابید. برای مثال، می‌توانید نقشه‌برداری استعداد متمرکز بر مهارت را آزمایش کنید.
- استفاده از نرم‌افزار ماتریس مهارت‌ها را در نظر بگیرید – اگرچه امکان استفاده از نرم‌افزار استاندارد برای ماتریس‌های مهارت وجود دارد، یک برنامه تخصصی ایجاد و مدیریت را کارآمدتر و سازگارتر می‌کند. همچنین می‌تواند به شما در جمع‌آوری اطلاعات جامع‌تر کمک کند. برخی از برنامه‌های نرم‌افزاری ماتریس مهارت‌هایی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
الگوی ماتریس مهارت
یک قالب رایگان ماتریس مهارت اکسل را دانلود کنید و همین امروز شروع به ایجاد ماتریس مهارت خود کنید!
درخواست دریافت رایگان قالب اکسل ماتریس مهارت
نتیجه‌گیری
جو کسب‌وکار در حال تحول سازمان‌ها را وادار می‌کند تا به داده‌های مرتبط و به‌روز دسترسی داشته باشند. تا تصمیمات و تغییرات سریع بگیرند. ماتریس مهارت ترکیب مجموعه مهارت‌های نیروی کار شما را نشان می‌دهد. با این دانش می‌توانید استعدادهای موجود را به حداکثر برسانید. و زمینه‌هایی را توسعه دهید که برای پیشبرد اهداف سازمانی نیاز به توجه دارند.
پرسش‌های متداول
کارکرد ماتریس مهارت در مدیریت استعداد چیست؟
ماتریس مهارت ابزاری برای ارزیابی، تجسم و مدیریت مهارت‌ها و شایستگی‌های افراد در یک سازمان است. از این داده‌ها می‌توان برای مثال استفاده کرد:
- یک نمای کلی از شکاف‌های مهارتی دریافت کنید؛
- تجهیز موثر تیم‌ها و سازماندهی پروژه‌ها با مهارت‌های لازم؛ و
- تصمیم‌گیری در مورد آموزش و توسعه و استخدام.
اهداف ماتریس مهارت چیست؟
فرایند ایجاد یک ماتریس مهارت، مهارت‌های مورد نیاز یک تیم یا پروژه را می‌سنجد. و ارزیابی می‌کند که کدام یک از آن مهارت‌ها در مجموعه استعداد فعلی موجود است. همچنین به درک سطوح مهارت تک تک اعضای تیم کمک می‌کند.
چه مهارت‌هایی در ماتریس مهارت وجود دارد؟
ماتریس مهارت‌ها شامل مهارت‌های کلیدی، سخت و نرم، مورد نیاز برای انجام یک پروژه، نقش یا تیم می‌شود.
