نظام پیشنهادها، اقدامات کوچک با اثر شگرف و بزرگ
نظام پیشنهادها یک سیستم ژاپنی است که سالهای زیادی است در ایران مورد استفاده قرار گرفته است. در بررسی چرخه عمر سازمان‌ها ما با مراحل تولد، رشد، بلوغ و در نهایت افول مواجه هستیم. تمام سازمان‌ها چه بزرگ و چه کوچک، دولتی یا خصوصی، انتفاعی یا غیرانتفاعی و با هر اقتدار و شکوهی که متولد شده باشند. اگر در مراحل رشد و بلوغ به فکر زایش مجدد و تکرار حلقه بلوغ و رشد نباشند. و اگر بجد برای این اندیشه راه کارهای اجرایی نیابند. ناچار به مرحله افول و مرگ برند می‌رسند. و در نهایت فراموش می‌شوند.
صفحات تاریخ پر از خاطرات امپراطوری‌هاست. زایش باید پارادایم صاحبان و مدیران سرمایه باشد که نتایج عملی آن بهبود مستمر، نوآوری‌ها و جهش‌های فناورانه است. نگاه انتقادآمیز به وضعیت موجود باید عادت تمام کارکنان در یک سازمان باشد. و تلاش برای بهتر شدن بخش جدانشدنی از مسئولیت و کارهای روزمره قرار گیرد.
نظام پیشنهادها
نظام پیشنهادها یکی از قدیمی‌ترین، ساده‌ترین و در عین حال یکی از کارآترین ابزارهای مدیریتی است. این نظام را می‌توان در انواع سازمان‌ها از نظر ابعاد و اندازه، نوع مالکیت، نوع کسب و کار و با فرهنگ‌های مختلف استفاده کرد. این سیستم یکی از مؤثرترین ابزارهایی است که می‌تواند طوفانی در ذهن کارکنان ایجاد و همه را به چالش بکشد. چالشی با این مضامین که: چرا بهتر و باکیفیت‌تر نه؟ چرا ساده‌تر و ارزان‌تر نه؟ چرا سریع‌تر و بهتر نه؟
نظام پیشنهادها یکی از کانال‌های مفید ارتباطی بین کارکنان و مدیریت و نقطه عطف مدیریت مشارکتی است. ایجاد فضائی برای بروز ایده‌های کارکنان اولین گام در ایجاد یک سازمان مبتنی بر دموکراسی است. دموکراسی مبتنی بر مسئولیت‌پذیری. به این مفهوم که اگر نقدی داری راه‌حل پیشنهادی چیست؟ بنابراین سیستم پیشنهادها فرصت شنیده شدن صدای کارکنان را به مدیریت می‌دهد. صدایی که همراه با مسئولیت‌پذیری و داشتن نقشی مؤثر در سازمان است. و می‌تواند منجر به بهبودهای چشمگیری در بهره‌وری، ایجاد و بهبود کار تیمی و کاهش تنش در سازمان شود.
بکارگیری قابلیت‌های موجود در نظام پیشنهادها می‌تواند منجر به بهبود کیفیت محصول و خدمات شود. توسعه محصولات، کاهش حوادث کار، کاهش هزینه‌ها و بهره‌وری نیروی انسانی حاصل اجرای آن است. این سیستم با سعه صدر مدیریت منجر به این می‌شود که کارکنان مانند مدیران سازمان برای حل‌وفصل مشکلات مسئولیت بپذیرند. ایده‌های تازه بدهند و کمر همت برای اجرای این ایده‌ها ببندند.
به دلیل اینکه عملاً درصد کمی از صرفه‌جویی ایجادشده به کارکنان موثر در ایده‌پردازی و اجرای ایده پرداخت می‌شود، برنده مالی این رابطه برد – برد عملاً سازمان و مدیریت است. ولی آنچه که برای اغلب کارکنان از اهمیت بیشتری نسبت به انگیزه مالی برخوردار است پاداش معنوی است. و مهم‌ترین آن دیده شدن توسط دیگران خصوصاً مدیران و مشارکت داشتن در محیط کار است.
استراتژی پیاده‌سازی نظام پیشنهادها
سیستم پیشنهادها بنا به سلیقه و صلاحدید مدیریت می‌تواند در سطوح و شکل‌های مختلف و متفاوتی پیاده‌سازی شود. متناسب با سیاست‌ها و استراتژی‌های شرکت و نقطه‌نظرهای مدیران یا مالکین باشد. در هر صورت محدودیتی برای نحوه اجرای این سیستم وجود ندارد. این سیستم را می‌توان در ابتدا بسیار ساده پیاده‌سازی کرد. و با کسب مهارت‌های لازم در استفاده از آن در سازمان و اطمینان مدیریت از فایده‌مند بودن سیستم آن را مرحله به مرحله توسعه داد.
نظام پیشنهادها حتی می‌تواند بصورت مقطعی در زمان یا زمان‌های خاص یا برای حل و فصل موضوعاتی خاص بکار گرفته شود. یعنی ممکن است مدیریت در یک مقطع زمانی برای حل مشکلاتی مشخص و تعریف‌شده نیاز به جمع‌آوری ایده‌ها داشته باشد. و بخواهد تنها در همان مقطع ایده‌ها را جمع‌آوری کند.
مشق تغییر
نظام پیشنهادها یکی از عامه‌فهم‌ترین سیستم‌های مدیریتی است. و تمامی کارکنان با هر سطح از دانش و تجربه می‌توانند در آن مشارکت داشته باشند. هر کس در مسئولیت خود بیشترین مهارت‌ها را دارد. و در صورتی‌که تشویق شود می‌تواند بهتر کار خود را نقد کند. و برای بهبود آن تلاش کند. یا مشکلات پیرامونی کار خود را تشریح و تحلیل کند.
بنابراین هر کس می‌تواند ایده‌ای برای بهبود داشته باشد. این مسئولیت مدیران است که فضایی باز ایجاد کنند تا کارکنان ایده‌های خود را براحتی عرضه کنند. و بعد می‌توانند شاهد اتفاق یک معجزه باشند! پس از همین لحظه به فکر این باشید که چگونه می‌توانید این سیستم را در کسب و کار خود اجرایی کنید.
