اگر می‌خواهید یک رهبر موثر باشید، باید در ارتباطات عالی باشید.

ارتباطات موثر برای موفقیت کسب و کار شما از اهمیت بالایی برخوردار است. طبق گزارشی از واحد اطلاعات اکونومیست (pdf)، ارتباطات ضعیف می‌تواند منجر به روحیه پایین، اهداف از دست‌رفته عملکرد و حتی از دست دادن فروش شود. یک مطالعه جداگانه نشان داد که ارتباطات ناکافی می‌تواند به طور متوسط ۶۴.۲ میلیون دلار در سال برای شرکت‌های بزرگ هزینه داشته باشد. در حالی‌که سازمان‌های کوچکتر در معرض خطر از دست دادن ۴۲۰ هزار دلار در سال بخاطر ارتباطات ضعیف هستند.

اما ارتباطات موثر بیشتر از نتیجه نهایی تأثیر می‌گذارد. برای رهبران، چیزی که آنها را قادر می‌سازد تا تیمشان را حول یک چشم‌انداز مشترک جمع کنند. کارکنان را توانمند سازند. اعتماد ایجاد کنند و تغییرات سازمانی را با موفقیت انجام دهند.

چرا ارتباطات در رهبری مهم است؟

رهبر کسی است که با حرکتی متمرکز، مداوم و ملایم اطرافیان را در جهت اهداف مشترک، و تغییرات مثبت توانمند می‌سازد. قدرتمندترین ابزار یک رهبر برای انجام رهبری، ارتباطات خواهد بود.

ارتباطات موثر برای جلب اعتماد، همسویی تلاش‌ها در جهت دستیابی به اهداف و ایجاد تغییرات مثبت حیاتی خواهد بود. هنگامی‌که ارتباطات وجود ندارد، اطلاعات مهم می‌تواند به اشتباه تفسیر شود. و باعث آسیب دیدن روابط و در نهایت ایجاد موانعی شود که مانع پیشرفت می‌شود. اگر علاقه‌مند به تقویت قابلیت‌های رهبری هستید، در این یادداشت هشت مهارت ارتباطات وجود دارد. شما به آنها نیاز دارید تا در نقش‌تان مؤثرتر باشید.

۱. توانایی تطبیق سبک ارتباطات شما

واحد اطلاعات اکونومیست (pdf)، سبک‌های مختلف ارتباطات شایع‌ترین علت ارتباطات ضعیف هستند. و می‌توانند منجر به مسائل مهم‌تری مانند اولویت‌های نامشخص و افزایش استرس شوند.

ابتدا سبک رهبری‌تان را شناسایی کنید تا بتوانید درک بهتری از نحوه تعامل و درک شما با کارکنان در سراسر سازمان داشته باشید. برای مثال، اگر یک رهبر مقتدر هستید، احتمالاً چشم‌انداز روشنی برای دستیابی به موفقیت دارید. و تیمتان را بر این اساس هماهنگ می‌کنید. این یک رویکرد موثر برای برخی از رهبران خواهد بود. حال برای دیگر رهبران بی‌فایده خواهد بود که به دنبال خودمختاری بیشتر در نقش‌شان هستند.

انگیزه‌های هر کارمند متفاوت است. بنابراین دانستن این موضوع ضروری خواهد بود که چگونه ارتباطات‌شان را برای تأثیرگذاری بر دیگران و رسیدن به اهداف سازمانی تنظیم کنند.

۲. گوش دادن فعال

رهبران موثر می‌دانند چه زمانی باید صحبت کنند. و مهمتر از آن چه زمانی نیاز به گوش دادن دارند. با پرسیدن نظرات، ایده‌ها و بازخورد کارمندان نشان دهید که گوش دادن برایتان مهم است. و هنگامی‌که آنها به اشتراک گذاشتند، فعالانه در گفتگو شرکت کنید. سؤالاتی را مطرح کنید. آنها را به توضیح بیشتر دعوت کنید. و یادداشت‌برداری کنید.

مهم این است که در لحظه حال بمانید و از وقفه اجتناب کنید. تمرکز خود را روی کارمند و چیزی  حفظ کنید که آنها می‌گویند. برای رسیدن به این هدف، همچنین باید هرگونه مزاحمتی از جمله دینگ‌دینگ مداوم تلفن همراه یا بررسی ایمیل‌های دریافتی را از بین ببرید.

۳. شفافیت

در نظرسنجی انجمن مدیریت آمریکا، بیش از یک سوم مدیران ارشد، مدیران و کارمندان گفتند که «به سختی» می‌دانند در سازمانشان چه می‌گذرد. شفافیت می‌تواند کمک زیادی به از بین بردن این مانع ارتباطی کند.

با صحبت آشکار در مورد اهداف، فرصت‌ها و چالش‌های شرکت، رهبران می‌توانند در بین تیم خود اعتماد ایجاد کنند. و محیطی را ایجاد کنند که در آن کارکنان برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و همکاری احساس قدرت کنند. فقط تصدیق اشتباهات می‌تواند آزمایش را تشویق کند. و فضای امنی برای حل فعال مشکلات خلق کند.

هر فردی باید نقشی را درک کند که در موفقیت شرکت ایفا می‌کند. هرچه رهبران شفاف‌تر باشند، ایجاد این ارتباط برای کارمندان آسان‌تر است.

۴. وضوح

هنگام برقراری ارتباط با کارمندان، به طور خاص صحبت کنید. نتیجه مورد نظر یک پروژه یا ابتکار استراتژیک را مشخص کنید. و در مورد آنچه می‌خواهید در پایان هر ضرب‌العجل به دست آورید، شفاف باشید. اگر اهداف برآورده نشدند، سعی کنید پیام خود را بیشتر ساده کنید. یا بپرسید که چگونه می‌توانید وضوح یا کمک بیشتری ارائه دهید.

هر چه واضح‌تر باشید، سردرگمی کمتری در مورد اولویت‌ها ایجاد می‌شود. کارمندان می‌دانند که برای چه هدفی کار می‌کنند و احساس مشارکت بیشتری در این فرایند دارند.

۵. امکان پرسیدن سؤالات باز

اگر می‌خواهید انگیزه‌ها، افکار و اهداف کارکنان را بهتر درک کنید، پرسیدن سؤالات باز را تمرین کنید. جنیفر کرنس، رئیس شرکت مشاوره کارنس گروپ [The Currence Group، به انجمن مدیریت منابع انسانی گفت که از مخفف TED برای ارتباطات موثر استفاده کند که مخفف عبارت زیر است.

• «بیشتر بگو.» [Tell]
• «منظورت را توضیح بده.» [Explain]
• «این اصطلاح یا مفهوم را برای من تعریف کنید.» [Define]

با استفاده از این عبارات هنگام صحبت با تیم خود، می‌توانید پاسخ‌های متفکرانه‌تر و کامل‌تری دریافت کنید. و اطمینان حاصل کنید که در مورد آنچه آنها برای موفقیت از شما نیاز دارند نیز شفافیت دارید.

۶. همدلی

دلیلی وجود دارد که همدلی به عنوان مهارت برتر رهبری مورد نیاز برای موفقیت رتبه‌بندی شده است. هرچه احساسات و تجربیات کارمندان را بهتر بشناسید و درک کنید، بیشتر شنیده می‌شود و احساس ارزشمندی می‌کنند.

در یک نظرسنجی اخیر (pdf)، ۹۶ درصد از پاسخ‌دهندگان گفتند که نشان دادن همدلی برای کارفرمایانشان مهم است. با این حال ۹۲ درصد ادعا کردند که کم‌ارزش است. اگر می‌خواهید ارتباطات خود را بهبود ببخشید و یک فرهنگ قوی‌تر و سازنده‌تر بسازید، تمرین کنید که با همدلی پاسخ دهید.

۷. زبان بدن را باز کنید

ارتباطات فقط آن چیزی نیست که شما می‌گویید. اینکه چگونه بدنتان حرف می‌زند. به گفته مربی اجرایی دارلین پرایس، نود و سه درصد از تأثیر ارتباطات ناشی از نشانه‌های غیرکلامی است.

برای اطمینان از اینکه پیام درست را منتقل کنید، روی زبان بدن خود تمرکز کنید. اگر می‌خواهید به کسی الهام دهید، صحبت کردن با مشت‌های گره‌کرده و ابروان درهم، پیام درستی را ارسال نمی‌کند. در عوض، برای ایجاد علاقه، ارتباط چشمی برقرار کنید و برای انتقال گرما و اعتماد لبخندی واقعی بزنید.

۸. دریافت و اجرای بازخورد

درخواست بازخورد از تیم خود نه تنها می‌تواند به رشد شما به عنوان یک رهبر کمک کند. بلکه باعث ایجاد اعتماد در بین همکارانتان می‌شود. با این حال، بسیار مهم است که شما فقط به بازخوردها گوش ندهید. شما همچنین باید به آن عمل کنید.

اگر به دریافت بازخورد از تیم خود ادامه دهید، اما هیچ تغییری را اعمال نکنید، آنها ایمان خود را به توانایی شما برای پیگیری از دست خواهند داد. به احتمال زیاد نظراتی وجود خواهد داشت که نمی‌توانید فوراً به آنها عمل کنید. در مورد آن شفاف باشید. با اطلاع دادن به کارمندان خود و اطلاع دادن آنها از هرگونه پیشرفتی که می‌توانید یا انجام دهید، احساس می‌کنند که برای دیدگاه آنها ارزش قائل هستید. و در مورد بهبود جدی هستید.

بهبود ارتباطات رهبری شما

ارتباطات محور اصلی رهبری موثر است. اگر می‌خواهید تیم خود را تحت تأثیر قرار دهید و الهام‌بخش باشید، باید همدلی و شفافیت را تمرین کنید. و درک کنید که دیگران چگونه شما را از طریق نشانه‌های کلامی و غیرکلامی خود درک می‌کنند.

برای بهبود مهارت‌های ارتباطی خود و تبدیل شدن به یک رهبر بهتر، با ارزیابی اثربخشی خود شروع کنید تا بتوانید زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. سپس، اهدافی را تعیین کنید. و با ایجاد یک برنامه توسعه رهبری برای هدایت و پیگیری پیشرفت خود، خودتان را مسئول نگه دارید.

[newsletter_signup_form id=1]