1. خانه
  2. مقالات
  3. رهبری
  4. کنترل و نظارت بر کسب‌وکار

کنترل و نظارت بر کسب‌وکار

کنترل و نظارت

کنترل و نظارت بر کسب‌وکار

5/5 - (8 امتیاز)

شما کسب‌وکارتان را چگونه نظارت و کنترل می‌کنید

سامانه نظارت یا کنترل، و برنامه­‌ریزی دو وظیفه مهم مدیریتی هستند که مکمل یکدیگرند. اگر بهترین برنامه­‌ریزی­‌ها صورت بگیرد ولی سامانه نظارت بر آن نباشد، دستیابی به اهداف، با ریسک مواجه خواهد شد. و هیچ اطمینانی وجود ندارد که منابع سازمانی در جهت صحیح بکار برده شود. از طرف دیگر، اگر بهترین سامانه نظارت و اثربخش‌ترین فرایندهای کنترلی در سازمان وجود داشته باشند، اما برنامه­‌ریزی مناسبی صورت نگرفته باشد، عملاً نظارت یا کنترل مفهومی نخواهد داشت.

سامانه نظارت یا کنترل چیست

سامانه نظارت، فرایندی که از طریق آن مطمئن می­‌شویم تا اهداف سازمانی مطابق با برنامه در حال انجام‌ست. فرایند و سامانه نظارت با مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش‌تعیین‌شده با اهداف مورد نظر، انجام می­‌گیرد. و سپس برای هر انحرافی که بوجود می­‌آید، اقدامی اصلاحی صورت می­‌گیرد.

 

هر چند سامانه نظارت یا کنترل به عنوان آخرین کارکرد مدیریت مطرح‌ست، اما بدان معنا نیست که سامانه نظارت یا کنترل صرفاً در پایان فرایند هر عملیات و یا پایان دوره مدیریتی مورد استفاده قرار می­‌گیرد. نظارت یا کنترل وظیفه­‌ای مستمر و همیشگی‌ست که در هر مرحله از عملیات سازمانی می­‌تواند بکار گرفته شود.

 

وظیفه سامانه نظارت یا کنترل، شامل تعیین سازوکارهای کنترلی‌ست که از اجرای واقعی برنامه استراتژیک بازخورد بدهد. بدانگونه که در هر مرحله بتواند مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرد. سامانه نظارت یا کنترل هم‌چنین، باید انحراف از انتظارات واقعی را نشان دهد. بعلاوه دلایل انحرافات را مورد بررسی قرار دهد. و معیارهای مناسب برای اصلاح انحرافات را بکار بندد. شکل ۱ فرایند سامانه نظارت یا کنترل را بصورت سیستمی به تصویر می­‌کشد.

 

کنترل و نظارت

شکل ۱: فرایند سامانه نظارت یا کنترل

سه حوزه سامانه نظارت

بطور کلی سامانه نظارت در سه حوزه سازمانی قابل اعمال است که این نظارت‌ها عبارتند از:

۱. نظام کنترلی قبل از عمل

برای نظام کنترلی ورودی­‌ها یا داده­‌های سیستم مورد استفاده قرار می­‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که شرایط برای اجرای عملیات آماده‌ست. مانند نظارت‌های پیش از استخدام کارمندان، بازرسی مواد اولیه در انجام طرح­‌های عمرانی همچون خیابان­‌کشی و …

۲. نظام کنترلی حین عمل

فرایند عملیات را در زمان اجراء مورد ارزیابی قرار می­‌دهد تا قبل از اینکه عملیات یا خدمات ارائه شود و نواقص احتمالی آن برطرف گردد. مانند مدیریت کیفیت جامع؛ خودکنترلی کارمندان و …

۳. نظام کنترلی پس از عمل

خروجی­‌های سیستم را ارزیابی کرده و با ارائه بازخور به آن، از تکرار انحرافات و نواقص در آینده جلوگیری می­‌نماید. مانند بازرسی کیفیت نهایی؛ تحقیق میدانی از شهروندان و …

 

برای اینکه نظام کنترلی یا نظارت اثربخش باشد، سیستم سازمانی باید ضمن رعایت مراحل منطقی فرایند کنترلی، از هر سه نوع کنترل (قبل، حین، ‌و پس از عمل) استفاده لازم را به عمل آورد.

مهم‌ترین اشکال کنترل سازمانی

کنترل­‌های سازمانی می­‌توانند در قالب اشکال مختلفی صورت پذیرند، که مهم‌ترین آنها عبارتند از:

 

  • سیستم کنترلی می­‌تواند بر روی سنجش ورودی­‌ها، خروجی­‌ها، فرایندها یا رفتار کارکنان و مدیران متمرکز باشد.
  • نظام کنترلی می­‌تواند با نتایج کلی یا اقدامات ویژه مرتبط باشد.
  • کنترل­‌ها باید با ارزیابی عملکرد کلی سازمان یا بخش­‌های مهمی از آن مرتبط باشد.
  • کنترل­‌ها می­‌توانند با سنجش عملکرد روزمره فعالیت­‌های عملیاتی مرتبط باشند.

ویژگی­‌های سیستم کنترل اثربخش

ویژگی­‌های سیستم کنترل اثربخش در قالب مواردی مطرح می­‌شوند که با توجه به برخی تعدیلات صورت گرفته، این ویژگی­‌ها بیان می­‌گردند:

 

۱- سیستم کنترلی باید پرمعنی بوده و باید بوسیله کسانی که در عملیات هستند، بخوبی درک شود.

 

۲- کنترل­‌ها باید با ساختار سازمان سازگار باشد و با مراکز تصمیم­‌گیری که مسئول عملکرد هستند، مرتبط باشند.

 

۳- یک سامانه کنترلی اثربخش باید انحرافات صورت گرفته از استانداردهای مطلوب عملکرد را در سریع‌ترین زمان ممکن گزارش دهد.

 

۴- سامانه کنترلی باید توجه به فعالیت­‌های حیاتی که برای موفقیت سازمان حایز اهمیت هستند را در سرلوحه اقدامات خود قرار دهد.

 

۵- سامانه کنترلی برای اثربخش بودن باید منعطف باشد.

 

۶- سامانه کنترلی باید با هدف فعالیتی که با آن مرتبط است، سازگاری داشته باشد.

 

۷- سیستم نظارت باید خودش را بطور مستمر مورد بازنگری قرار دهد تا اطمینان حاصل شود که در راستای نتایجی که ایجاد می­کند، مناسب و اثربخش است.

 

اگر می‌خواهید سیستم جامع کنترلی را در شرکت طراحی و اجرا کنید، از دوره آموزشی کارت امتیازی متوازن استفاده کنید.

 

بنر دوره برنامه رشد فردی

امتیاز به این مطلب

5/5 - (8 امتیاز)

مطالب بیشتر

برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
کنترل و نظارت
استراتژی ۱۴۰۳ کسب‌وکارتان را طراحی کنیداطلاعات بیشتر
+