جهت‌گیری‌های استراتژیک را با ارتباطات سازمانی مؤثر به کل کارکنان منتقل کنید
ارتباطات سازمانی شما به عنوان یک رهبر سازمانی، بسیار حیاتی است. چراکه شما مسئول تعیین جهت‌گیری استراتژیک شرکت خود هستید. همسویی چشم‌انداز، مأموریت، استراتژی و هویت آن برای زمینه‌سازی و برنامه‌ریزی یک مسیر هدفمند ضروری است.
با این حال، جهت‌گیری ارتباطات سازمانی به اندازه برنامه‌ریزی سازمانی مهم است. طبق تحقیقات شرکت ارتباطات کارکنان هایلو [Haiilo]، سه چهارم کارمندان ارتباطات موثر را به عنوان مهم‌ترین ویژگی رهبری رتبه‌بندی می‌کنند. با این حال، کمتر از یک سوم بر این باورند که رهبران سازمانشان به طور مؤثر ارتباط برقرار می‌کنند.
در دوره رهبری کسب‌وکار، بر مسئولیت‌های رهبران، از جمله تعیین جهت‌گیری ارتباطات و برقراری موثر آن با تیم‌ها، تأکید می‌شود. تدوین نوشتاری جهت‌گیری استراتژیک سازمان شما اولین گام مهمی است تا بفهمید سازمان به کجا می‌رود. گفت‌وگوی این سند استراتژیک با دیگران این است که چگونه آن را در بستر زندگی فردی و حرفه‌ای کارکنان می‌آورید.
ارتباطات سازمانی چیست؟
به طور کلی، اصطلاح ارتباطات سازمانی نحوه اشتراک‌گذاری اطلاعات یک شرکت در درون و بیرون سازمان را توصیف می‌کند.
نمونه‌هایی از ارتباطات درونی سازمان عبارتند از:
- خبرنامه‌ها
- جلسات کارکنان یا یک تیم خاص
- بسترهای پیام‌رسانی
- جلسات یک به یک
- تعاملات گاه و بی‌گاه در دفتر کار، مانند گپ زدن با چای و قهوه خوردن
نمونه هایی از ارتباطات بیرونی سازمان عبارتند از:
- بیانیه‌های مطبوعاتی
- یادداشت‌های رسانه‌های اجتماعی
- تماس‌های ورودی مشتریان
- جلسات با ذینفعان
ارتباطات درون‌سازمانی
هنگامی‌که ارتباطات به صورت داخلی انجام می‌شود، ارتباطات سازمانی فرایند انتقال جهت‌گیری استراتژیک شرکت شما به تیم شما است. چه مدیر عامل باشید و چه مدیر جدید، باید در برقراری ارتباط برای اطمینان از همسویی و انگیزه اعضای تیم خود ماهر باشید.
بنابراین، هنگام برقراری ارتباط، باید:
- روشن: آیا کارکنان جهت‌گیری استراتژیک شرکت را درک می‌کنند؟
- قانع‌کننده: آیا کارکنان از جهت‌گیری استراتژیک انگیزه می‌گیرند و به آن اهمیت می‌دهند؟
- مختصر: آیا جهت‌گیری استراتژیک آنقدر به اختصار بیان شده است که بتوان به راحتی حفظ و نهادینه کرد؟
یکی از چالش‌های پیشرو در مقیاس گسترده این است که احتمالاً نمی‌توانید مستقیماً با هر یک از کارکنان صحبت کنید. به همین دلیل است که ارتباط مؤثر بسیار مهم است.
رهبری در مقیاس و دامنه مستلزم آن است که ارتباطات را ابزاری برای دستیابی به افراد، تسخیر ذهن‌ها و اشتیاق به قلب‌ها در نظر بگیرید. بنابراین افرادی که رهبری می‌کنید بایستی اقدامات و اهداف شما را درک کنند. و شاید مهم‌تر اینکه آنها بفهمند در کدام نقش مناسب هستند و چرا کارشان اهمیت دارد. در این یادداشت به پنج بُعد ارتباطات سازمانی در رهبری ارائه شده است تا به شما کمک کند رهبر مؤثرتری شوید.
یادداشت مرتبط: ۸ مهارت اساسی ارتباط رهبری
۵ بُعد ارتباطات سازمانی را بشناسید
۱. مخاطب خود را بشناسید
برای برقراری ارتباط موثر، ابتدا باید مخاطب خود را تعریف کنید. برای مثال، نحوه صحبت شما با مدیران دیگر ممکن است با نحوه صحبت شما با کل سازمان و سهامداران متفاوت باشد.
دیدگاه مخاطبان خود را در نظر بگیرید. اینکه آنها تا چه اندازه در مورد جهت‌گیری استراتژيک سازمان شما می‌دانند. چه عواملی برای آنها اهمیت بیشتری دارد. و هر گونه سؤال یا نگرانی که ممکن است داشته باشند.
۲. با پیام ارتباطی متناسب پاسخ دهید
اکنون مخاطبان خود را شناختید و متوجه شدید که چه چیزی برای آنها مهم است. محتوای پیام ارتباطی خود را متناسب با آنها تنظیم کنید.
به عنوان مثال، تصور کنید که در حال تلاش برای برقراری ارتباط هستید که شرکت شما در حال ورود به بازار جدیدی است. هنگامی‌که به ذینفعان اجازه می‌دهید از این جهت‌گیری استراتژیک مطلع شوند، ممکن است استدلال مالی پشت تصمیم و اهدافی را در اولویت قرار دهید که انتظار دارید شرکتتان به آن دست یابد.
با این حال، هنگام انتقال همان اطلاعات به کارمندان خود، ممکن است تأکید کنید که این تغییر چگونه بر کار روزانه آنها تأثیر می‌گذارد. و چگونه وظایف هر فرد به سازمان کمک می‌کند تا به اهداف جدید برسد.
پیام ارتباطی متناسب با هر مخاطب نشان می‌دهد که شما به آنها اهمیت می‌دهید. و درک می‌کنید که آنها برای موفقیت به چه چیزهایی ارزش می‌دهند و نیاز دارند.
مطالب مرتبط: نحوه ارتباط با تغییرات سازمانی: 4 مرحله
۳. با استراتژی سازمانی همسو باشید
بُعد بعدی بصری به نظر می‌رسد، اما نمی‌توان نادیده گرفت. مطمئن شوید که هدف ارتباطی برای هر مخاطب را می‌دانید. برای انجام این کار، از خود بپرسید: امیدوارم با انتقال این پیام به این گروه از افراد به چه چیزی برسم؟
آیا به دنبال اطلاع‌رسانی، درخواست ورودی بیشتر مشتری، کسب تأییدیه، عملی کردن کاری، یا ترکیبی از اینها هستید؟
به یاد داشته باشید که هدف ممکن است بین مخاطبان متفاوت باشد. به عنوان مثال، جلب نظر و تأیید از سهامداران در مقابل اطلاع‌رسانی و ایجاد انگیزه در کارکنان.
۴. فرایند گفت‌وگو را طراحی کنید
بُعد چهارم ارتباط ماهیت حرکتی دارد. هنگامی که هدف، مخاطب و محتوای پیام خود را شناختید، باید فرایند ارتباط را طراحی کنید. یعنی موارد زیر در نظر بگیرید:
- زمان: چه زمانی این ارتباط را ارائه خواهید کرد؟
- دوره: آیا این ارتباط یک رویداد یکباره یا تکراری است؟ اگر تکرار می‌شود، چند وقت یکبار به‌روزرسانی می‌کنید؟
- کانال: از چه کانالی برای برقراری ارتباط استفاده خواهید کرد؟ به عنوان مثال، تماس برای شرکت در یک جلسه حضوری همه کارکنان ممکن است متفاوت از ارسال یک ایمیل در سراسر شرکت باشد. اگر به دنبال یک رویکرد معمولی‌تر هستید، یادداشتی در بستر پیام‌رسانی شرکت شما ممکن است این کار را انجام دهد.
- الگو: چه کسی باید اطلاعات را تحویل دهد؟ آیا برای هر کارمندی مناسب‌تر است که ارتباط را در یک جلسه با حضور تمام کارکنان یا خصوصی از مدیر مستقیم خود دریافت کند؟
یک راه درست برای طراحی فرایند گقت‌وگو وجود ندارد. این به پویایی سازمان شما، نقش شما و اطلاعاتی بستگی دارد که می‌خواهید به هر مخاطب منتقل کنید.
۵. لحن و سبک را انتخاب کنید
در نهایت، باید پیام را با لحن و سبک برسانید. این مرحله همزمان با محتوای پیام شما کار می کند. اگر پیام را با لحن و سبک مناسب تحویل ندهید، محتوا تأثیر مورد نظر خود را نخواهد داشت. شش ویژگی لحن و سبک که به «شش C» معروف است، موارد زیر هستند.
- دلسوزی [Compassion]: آیا به مخاطبان خود نشان می دهید که به دیدگاه های آنها اهمیت می دهید؟
- وضوح [Clarity]: آیا به طور واضح با کسی که با پیام آشنا نیست ارتباط برقرار می کنید؟
- مختصر [Conciseness]: آیا پیام آنقدر کوتاه است که درونی شود؟
- عاطفی [Connection]: آیا با مخاطبان خود ارتباط عاطفی برقرار می کنید؟
- اعتقاد [Conviction]: آیا تعهد خود را به خیر سازمان نشان می دهید؟
- شجاعت [Courage]: آیا به توانایی خود برای رهبری از طریق عدم اطمینان اعتماد دارید؟
برای شنیده شدن، باید در نظر داشته باشید که مخاطب شما چگونه شما را تجربه می‌کند. برای توصیف لحن ارتباطی ممکن است این جمله را شنیده باشید: «مهم است که چه‌چیزی می‌گویید. مهم‌تر از آن چطور [با چه لحنی] می‌گویید». این ملاحظات به ویژه در موارد تغییرات شدید یا بحران مهم هستند. تیم شما باید بداند که شما با نیازهای آنها هماهنگ هستید. و آنها می‌توانند به شما اعتماد کنند تا سازمان را در وضعیت‌های آشفتگی رهبری کنید.
حفظ تصویر کلان
هنگام برقراری ارتباطات سازمانی با استفاده از پنج بُعد، توصیه می‌شود که خیلی روی یکی از آنها تمرکز نکنید. ممکن است وسوسه شوید که بیشتر بر پیام ارتباطی خود تمرکز کنید. اشتباه نکنید: پیام بسیار مهم است. اما، همانطورکه روی پیام کار می‌کنید، به چهار بُعد دیگر نیز بیاندیشید. اینها به همان اندازه برای تأثیری که شما دارید مهم هستند. و به نظر می‌رسد پیام را نیز شکل می‌دهند.
برقراری ارتباط یک مسئولیت پویا است. شرایط دائماً تغییر می‌کند. این نیاز به یک استراتژی در حال تحول و گفت‌وگوی مداوم با تغییر عناصر دارد. با هدایت این پنج بُعد، می‌توانید در تحقق چشم‌انداز کسب‌وکار موفق شوید. و به طور مؤثر جهت‌گیری استراتژیک را به سازمان خود منتقل کنید.
[newsletter_signup_form id=1]
