تحلیل علت ریشه‌ای فرایند کشف علل مشکلات برای پیشنهاد راه‌حل‌های خاص
مشکلاتی که بر موفقیت یک شرکت تأثیر می گذارد، همیشه ناشی از عدم درک چگونگی حل آنها نیست. در بسیاری از موارد، علل اصلی آنها به راحتی قابل شناسایی نیست. به همین دلیل است که تحلیل علت ریشه‌ای برای ایجاد تغییرات سازمانی حیاتی‌ست.
بر اساس تحقیقاتی که در مجله بازرگانی هاروارد توضیح داده شده‌ست، ۸۵ درصد از مدیران بر این باورند که سازمان آنها در تشخیص مشکلات ضعیف‌ست. و ۸۷ درصد فکر می‌کنند که نقص هزینه‌های قابل توجهی دارد. در نتیجه، کسب‌وکارهای بیشتری به دنبال رهبران سازمانی هستند که از اشتباهات پرهزینه اجتناب کنند.
اگر شما رهبری هستید که می‌خواهید به طور موثر مشکل را حل کنيد، در اینجا مروری بر تحلیل علت ریشه‌ای و اهمیت آن در رهبری سازمانی است.
تحلیل علت ریشه‌ای چیست؟
تحلیل علت ریشه‌ای فرایند کشف علل مشکلات برای پیشنهاد راه‌حل‌های خاص‌ست. تجزیه‌وتحلیل علت ریشه‌ای (Root Cause Analysis) به شما کمک می‌کند تا عوامل اصلی کمک‌کننده مشکلات را بیابید. به این ترتیب می‌توانید به جای درمان علائم کوچک‌تر، مشکلات را حل و به آنها رسیدگی نمایید.
رهبران باید به‌عنوان چراغ راهنما عمل کنند. یعنی رسالت سازمانی شرکت را پایش و تحلیل کنند. و روندها، فشارها، تهدیدها و فرصت‌های جاری و در حال ظهور را شناسایی نمایند.
با همکاری با دیگران برای درک علت اصلی یک مشکل، می‌توانید راه‌حل ایجاد نماييد. اگر علاقه‌مند به انجام تحلیل علت ریشه‌ای برای شرکت‌تان هستید، در این یادداشت هشت مرحله وجود دارد که باید انجام دهید.
۸ مرحله اساسی انجام تحلیل علت ریشه‌ای
۱. شناسایی شکاف‌های عملکرد یا فرصت‌ها با الگوی هارمونی
اولین قدم در تحلیل علت ریشه‌ای، شناسایی مهم‌ترین شکاف‌های عملکرد یا فرصت‌های پیش‌روی تیم، بخش یا شرکت شماست. شکاف‌های عملکرد نشان‌دهنده اینکه چگونه شرکت‌تان کوتاه می‌آید یا نمی‌تواند توانایی‌های‌ش را ارائه دهد. در حالی که شکاف‌های فرصت نشان‌دهنده چیزی جدید یا نوآورانه‌ست که می‌تواند برای ایجاد ارزش انجام دهد.
یافتن این شکاف‌ها مستلزم اجرای عیب‌یابی در معماری سازمانی شماست. در حالی‌که چندین روش وجود دارد، دوره جعبه‌ابزار تغییر رهبران (سطح ۵) بر الگوی هارمونی تمرکز دارد.
الگوی هارمونی به رهبران کسب‌وکار اجازه می‌دهد تا داده‌های سازمانی‌ش را به‌گونه‌ای بهتر ساختار دهند. شکاف‌های عملکرد و فرصت و علل ریشه‌ای آنها را شناسایی می‌کند.
الگوی هارمونی دارای سه بخش‌ست:
آدم‌ها
قابلیت‌ها شامل مهارت‌ها، استعدادها و سوابق کارمندان شما؛
فرایندها
وظایف جزیی شامل کارهای مورد نیاز برای حمایت از اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شرکت، وابستگی‌های متقابل شامل نحوه تأثیر هر قطعه از کار بر دیگری، و سازمان رسمی شامل سلسله‌مراتب نحوه گروه‌بندی کارکنان‌تان، مانند محصول یا عملکرد؛
محیط‌ها
سیستم نظارت اجتماعی شرکت‌تان، یا الگوی رفتاری که توسط افراد و سیستم‌ها در طول زمان تقویت شده‌ست؛
به طور غریزی، بیشتر رهبران مستقیماً به سراغ راه‌حل‌ها می‌روند. یک ایده اصلی الگوی هارمونی اینکه ابتدا باید یک تشخیص کامل انجام دهید. علل اصلی شکاف‌تان را تعیین نمایید. و تنها پس از آن می‌توانید به یک دگرگونی یکپارچه بر اساس این تشخیص بروید.
استفاده از الگوی هارمونی مدیران را قادر می‌سازد تا از شکلی از رهبری به نام «رهبر به‌عنوان چراغ راهنما» بهره ببرند. از رهبران خواسته می‌شود تا آنچه را که در بیرون و اطراف سازمان می‌گذرد روشن کنند. چالش‌ها و فرصت‌ها و نحوه اطلاع‌رسانی مسیر آینده شرکت را شناسایی کنند.
بدون این بینش‌ها، نمی‌توانید از مزایای تحلیل علت ریشه‌ای بهره‌مند شوید. زیرا نیروهای بیرونی – از جمله روندهای صنعت، رقبا و اقتصاد – می‌توانند بر موفقیت بلندمدت شرکت‌تان تأثیر بگذارند.
۲. تدوین بیانیه چالش سازمانی
مرحله بعدی نوشتن یک چالش یا بیانیه مشکل سازمانی‌ست که شکاف و اهمیت آن را توضیح می‌دهد. بیانیه باید سه تا چهار جمله باشد و ماهیت چالش را در بر بگیرد.
بسیار مهم‌ست که توضیح دهید شرکت‌تان کجا کوتاه می‌آید، چه مشکلاتی ایجاد می‌کند و چرا اهمیت دارد. توضیح دهید شکاف چیست و اینکه چرا باید فوراً آن را برطرف کنيد.
یک مسئولیت حیاتی اینکه تصمیم بگیرید کدام شکاف به بیشترین توجه نیاز دارد. و تحلیل‌تان را روی آن متمرکز نمایید. تمرکز روی بسیاری از مشکلات به طور هم‌زمان می‌تواند نتایج مثبت را کم‌رنگ کند.
برای اولویت‌بندی مسائل، ابتدا به این بیاندیشید که کدام یک فوری و ضروری هستند. سپس، در نظر بگیرید که کدام یک می‌تواند ذینفعان را خوشحال کند.
۳. تجزیه‌وتحلیل یافته‌ها با همکاران
کار با همکاران برای دستیابی دیدگاه‌های مختلف درباره یک مشکل و علل اصلی آن ضروری‌ست. این شامل درک مشکل، جمع‌آوری اطلاعات و توسعه یک تجزیه‌وتحلیل جامع‌ست.
زمانی که شما یک رهبر سازمانی جدید هستید، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. به همین دلیل، استفاده از مارپیچ دوگانه رهبری – فرایند تکاملی اجرای مسئولیت‌های رهبری سازمانی در حین توسعه قابلیت‌های انجام آنها – می‌تواند به تقویت همکاری کمک کند.
تحقیقات نشان می‌دهد که ایده‌های متنوع تصمیم‌گیری در سطح بالا را بهبود می‌بخشد. به همین دلیل باید با همکارانی با نظرات و تخصص‌های مختلف ارتباط بگیرید تا نتیجه تحلیل علت ریشه‌ای خودتان را افزایش دهید.
۴. فرموله‌سازی فعالیت‌های ارزش‌آفرین
بعد، مشخص نمایید که شرکت‌تان باید چه کاری انجام دهد تا به بیانیه چالش سازمانی شما رسیدگی کند. سه تا پنج فعالیت ارزش‌آفرین را برای تیم، بخش یا شرکت‌تان ایجاد کنيد تا شکاف عملکرد یا فرصتی را برطرف کنيد که شناسایی کرده‌اید.
این به‌معنای به‌اشتراک‌گذاشتن جهت‌گیری سازمان‌ست. این باید یک مسیر روشن و قوی روبه‌جلو باشد تا به ذینفعان کمک کند تا همان هدف را درک و برای رسیدن به آن تلاش کنند.
تعیین جهت معمولاً یک فرایند رفت‌وبرگشتی‌ست. شما نه می‌نشینید و مسیرتان را تصمیم می‌گیرید، نه تحلیل‌تان از زمینه خارجی را در فرمول وارد می‌کنید. و برای یک جهت‌گیری حل می‌کنید. در عوض، تنظیم جهت‌گیری یک فرایند رفت‌وبرگشتی‌ست. شما بین ارزشی حرکت می‌کنید که می‌خواهید برای مشتریان، کارمندان، سرمایه‌گذاران و درک‌تان از زمینه ایجاد نمایید.
۵. کشف تغییرات رفتاری لازم
پس از فهرست فعالیت‌هایی که می‌تواند به شرکت‌تان کمک کند، تغییرات رفتاری مورد نیاز برای حل چالش‌تان را بشناسید.
کار کارآگاهی شما در طول تحلیل علت ریشه‌ای، واقعیت‌های ناراحت‌کننده‌ای را درباره شایستگی‌های کارکنان، ناکارآمدی‌های سازمانی، درگیری‌های درون‌سازمانی، و جهت‌گیری نامشخص رهبری در سطوح مختلف شرکت نشان می‌دهد.
عواملی که می‌توانند بر موفقیت بلندمدت شرکت‌تان تأثیر بگذارند عبارتند از:
- مهارت‌های ارتباطی ناکارآمد؛
- مقاومت در برابر تغییر؛
- کلیشه‌های مشکل‌ساز در محل کار؛
همه تحلیل‌های ریشه‌ای رفتارهایی را نشان نمی‌دهند که باید حذف شوند. گاهی اوقات می‌توانید رفتارهایی را برای تقویت یا تقویت درونی بشناسید، مانند:
- همکاری
- تفکر نوآورانه
- حل خلاقانه مسئله
۶. اعمال تغییرات رفتار
اگرچه تشخیص دقیق رفتارها ممکن‌ست آسان باشد، اما اجرای آنها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
برای اطمینان از اجرای صحیح تغییرات، بررسی نمایید که آیا آنها تأثیر مثبت یا منفی خواهند داشت. با توجه به رهبری سازمانی، باید عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- انگیزه: آیا آدم‌های شرکت‌تان تمایل و تعهد شخصی به تغییر دارند؟
- شایستگی: آیا آنها مهارت و دانش لازم برای اجرای موثر تغییر را دارند؟
- هماهنگی: آیا آنها مایل به همکاری مشترک برای اعمال تغییرات هستند؟
بر اساس پاسخ‌های‌تان، تصمیم بگیرید که چه تغییرات رفتاری برای تحلیل علت ریشه‌ای شما قابل قبول‌ست.
۷. ترسیم نقشه علل ریشه‌ای
گام بعدی در تحلیل شما اینکه دلایل ریشه‌ای را که یافته‌اید به بخش‌های همسویی سازمانی ترسیم کنید. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید کدام مؤلفه‌ها را تنظیم یا تغییر دهید تا تغییرات رفتار کارکنان را با موفقیت اجرا کنید.
سه دسته علت اصلی که به تغییرات رفتاری مرتبط هستند عبارتند از:
- فرایندها: جزء رسمی سازمان، شامل مدیریت استعداد، توسعه محصول و سیستم‌های بودجه و پاسخگویی
- آدم‌ها: مشخصات افراد و ترکیب کلی نیروی کار، از جمله مهارت‌ها، تجربه، ارزش‌ها و نگرش‌های کارکنان
- محیط‌ها: بخش غیررسمی، ملموس و ناملموس شرکت‌تان، شامل فیزیک کاری، هنجارها، ارزش‌ها، نگرش‌ها، باورها، ترجیحات، رویه‌های رایج و عادات کارکنان
۸. ایجاد یک برنامه اقدام
با استفاده از یافته های خود در مراحل قبلی، یک برنامه اقدام برای رسیدگی به علت اصلی مشکل سازمانی خود ایجاد کنید و نقش خود را در آن در نظر بگیرید.
برای دست‌یافتنی کردن برنامه اقدام، مطمئن شوید:
- علت اصلی مشکل را شناسایی کنید
- نتایج قابل اندازه‌گیری ایجاد کنید
- از ارتباط شفاف بین تیم‌تان اطمینان حاصل کنید
یکی از راه‌های مفید برای ارزیابی تأثیر بالقوه‌تان بر چالش اینکه نقطه نظارتی‌تان را درک کنید. یا اینکه تا چه حد می‌توانید شخصاً تغییر یا بهبود مورد نیاز را هدایت کنید.
یک راه خوب برای نشان دادن نظارت‌تان با سه دایره‌ست. درونی‌ترین دایره نشان‌دهنده نظارت کامل منابع‌ست. دایره وسط توانایی‌تان را برای تأثیرگذاری اما نه نظارت نشان می‌دهد. بیرونی‌ترین دایره به تغییرات خارج از نفوذ و نظارت شما اشاره دارد.
این حلقه‌ها را هنگام اجرای برنامه اقدام‌تان در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که اهداف‌تان زیاده‌روی نمی‌کند.
اهمیت تحلیل علت ریشه‌ای در رهبری سازمانی
تحلیل علت ریشه‌ای یک مهارت حیاتی رهبری سازمانی برای رسیدگی موثر به مشکلات و ایجاد تغییرست. این ابزار به شما کمک می‌کند تا شرایط تغییر اطراف شرکت‌تان را درک و تأیید کنید که تلاش‌های‌تان مرتبط و پایدارند.
به‌عنوان یک رهبر، شما نه‌تنها باید تغییر را تحت تأثیر قرار دهید. بلکه باید درک کنید که چرا به آن نیازست. گذراندن یک دوره آنلاین، مانند رهبری سازمانی یا تغییر، می‌تواند شما را قادر به کسب این دانش کند.
با استفاده از تحلیل علت ریشه‌ای، می‌توانید مسائل پشت مشکلات شرکت‌تان را شناسایی کنید. برنامه‌ای برای رسیدگی به آنها و تغییرات موثری ایجاد کنید.
آیا می‌خواهید مهارت‌های رهبری خودتان را ارتقاء دهید؟ دوره‌های گواهینامه‌ای و آنلاین هارمونی، رهبری سازمانی، تغییرات و تجدید سازمان را بررسی کنید تا عمیق‌تر به تحلیل علل ریشه‌ای بپردازید تا از موفقیت بلندمدت شرکت‌تان اطمینان حاصل کنید.
