ما چگونه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟
برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری از ارکان وظایف مدیران و رهبران در تمامی سطوح سازمانی است. انسان‌ها در زندگی اجتماعی خود همواره با دو پدیده ظاهراً متناقض مواجه بوده‌اند. این دو پدیده عبارتند از: خواسته‌ها یا نیازهای نامحدود و منابع یا امکانات محدود. به همین منظور به ابزاری نیازست تا بتوان بین این دو پدیده آشتی برقرار نمود. برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری ابزارهایی که می‌تواند با اولویت‌بندی نیازها و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود، بین این دو پدیده تعادل برقرار کند.
برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری شامل تعیین هدف‌ها و مقاصد سازمان، و تعیین استراتژی‌ها برای دستیابی به این هدف‌هاست. هم‌چنین ایجاد سلسله‌مراتب جامع از برنامه‌ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیت‌هاست. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی هم با نتایج (چه کاری انجام شود) و هم راه‌ها (چگونه انجام شود) سروکار دارد.
برنامه‌ریزی عبارت از تعیین هدف سازمان‌ها و راه‌های دستیابی به آنهاست. برنامه نقش‌هایی که نحوه تخصیص منابع، برنامه‌های اجرایی و سایر فعالیت‌های ضروری برای دستیابی به هدف را روشن می‌سازد.
برنامه‌ریزی، غلبه بر عدم اطمینان از طریق تنظیم مسیرهای عملی برای دستیابی به نتایج مشخص شده خواهد بود.
هدف از برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری
به طور کلی می‌توان هدف از برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری را در موارد زیر برشمرد.
کوشش هماهنگ
برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، کوشش هماهنگی را ایجاد می‌کند و به مدیران و کارکنان جهت می‌دهد. وقتی کارکنان می‌دانند که سازمان به کجا می‌رود و باید چه کمکی برای رسیدن به هدف‌ها انجام دهند، آنها می‌توانند فعالیت‌هایشان را هماهنگ کنند. و با یکدیگر همکاری و در تیم‌ها فعالیت نمایند. بدون برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، واحدها با اهداف متقاطع کار می‌کنند. و سازمان از حرکت بسوی تحقق اهداف مؤثر باز خواهد ماند.
آینده‌نگری
برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، مدیران را در نگاه به آینده یاری می‌دهد. تغییر را پیش‌بینی می‌کند. تأثیر واکنش‌های مناسب را در نظر گرفته و عدم اطمینان را کاهش می‌دهد. برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری هم‌چنین پیامدهای اقدامات مدیران را روشن می‌سازد که ممکن است در واکنش به تغییر نشان دهند.
کاهش اتلاف
برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، هرز رفتن و «همپوشی» وظایف را کاهش می‌دهد. وقتی نتایج و راه‌ها روشن باشد، عدم کارآیی آشکار می‌شود.
نظارت استاندارد
برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، هدف و استانداردهایی را تعیین می‌کند که در کنترل مورد استفاده قرار میگیرد. در برنامه‌ریزی، اهداف تعیین می‌شوند و در وظیفه کنترل، عملکرد واقعی با هدف مقایسه می‌گردد. و هر انحراف معنی‌داری شناسایی می‌شود. و اقدام اصلاحی ضروری انجام میگیرد. بدون برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری راهی برای کنترل وجود ندارد.
سه سطح برنامه‌ها وویژگی‌های آنها
در یک تقسیم‌بندی کلی برنامه‌ها را می‌توان به سه سطح تقسیم کرد. برای بیان ویژگی‌های این برنامه‌ها، می‌توانیم مقایسه‌ای بین آنها انجام داد.
برنامه‌ریزی اثربخش زمانی تحقق می‌یابد که هماهنگی و ارتباط منطقی و مناسبی بین سطوح مختلف برنامه‌ها ایجاد شود. این هماهنگی می‌تواند «از بالا به پایین» یا «از پایین به بالا» باشد. ارتباط و هماهنگی از بالا به پایین زمانی رخ می‌دهد که مدیران در هر سطح، خطوط راهنمایی را برای زیردستان خود روشن می‌سازند. ضمن آنکه این هماهنگی با سایر برنامه‌ها، همچون بیانیه‌های اهداف یا مأموریت و دسترسی به منابع برای دستیابی به موفقیت صورت میگیرد.
علاوه بر آن، یک زنجیره هدف-وسیله ایجاد می‌شود که هر سطح وسیله‌ای برای دستیابی به اهداف سطح بالاتر تلقی می‌شود. روش ارتباطی و هماهنگی از پایین به بالا نیز باعث می‌شود تا مدیران اطلاعات را مورد استفاده قرار دهند. بهره‌مندی از این اطلاعات با توجه به ظرفیت و توانایی واحدهای سازمانی در تنظیم برنامه‌هاست.
برنامه‌های استراتژیک یا بلندمدت
دستیابی به هدف سازمان از طریق روابط بلندمدت بین سازمان و محیط آن و دستیابی به منابع کلیدی را در بر دارد. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران کل و رؤسای واحدهاست. افق زمانی این گونه برنامه‌ها یک تا ده سال یا بیش از ده سال خواهد بود.
برنامه‌های میانی یا میان‌مدت
جهت دادن و تخصیص منابع میان واحدهای اصلی و فرعی برای شفافیت هدف و ایجاد هماهنگی‌ست. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران میانی خواهد بود که با یکدیگر و هم‌چنین با تیم‌های واحدشان کار می‌کنند. شش ماه تا دو سال افق زمانی این برنامه‌هاست.
برنامه‌های عملیاتی یا کوتاه‌مدت
انجام وظایف با استفاده از منابع در دسترس برای کمک به هدف واحد سازمانی است. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران واحد عملیاتی و سرپرستان خواهد بود. افق زمانی این برنامه‌ها از چند ساعت تا یک سال متغیرست.
دو عنصر مهم برنامه ریزی و تصمیم گیری
با توجه به دیدگاه‌های ارائه شده، عناصر مختلفی را می‌توان برای برنامه ریزی بیان کرد که در این میان دو عنصر مهم در برنامه‌ریزی از اهمیت بیشتری برخوردارند.
هدف
هدف، خروجی‌های (نتایج) مطلوب برای افراد، گروه‌ها و کل سازمان است. جهت کلی و معیارهای ارزیابی عملکرد کسب و کار را فراهم می‌کند.
برنامه‌ها
مستنداتی که نحوه دسترسی به اهداف را به طور فهرست‌وار بیان می‌کنند. این که منابع به طور مطلوب تخصیص داده شوند. و برنامه زمان‌بندی شده برای انجام فعالیت‌ها تدوین گردد.
سه مرحله برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری
در مجموع، فرایند برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری با توجه به عناصر بیان‌شده دارای سه مرحله به شرح زیر است.
مأموریت سازمانی
بیانیه‌ای کلی که فلسفه‌های وجودی کسب‌وکار را تشریح می‌کند و اهداف سازمان باید براساس آن بنا شود. عنوان هر سازمان می‌تواند بیانگر مأموریت هر سازمان باشد. بیانیه مأموریت مشخص می‌کند که محصولات و مشتریان چه‌چیز(هایی) هستند. و چگونه شرکت یا سازمان مورد نظر از سایر رقبا یا سازمان‌ها متمایز می‌شود.
شکل‌دهی استراتژی
مدیران در این مرحله به تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان و تهدیدات و فرصت‌های محیطی می‌پردازند. سپس استراتژی‌هایی را مشخص می‌سازند که برای دستیابی به مأموریت تعیین‌شده مورد نیاز خواهد بود.
اجرای استراتژی
مدیران باید تصمیم بگیرند که چگونه منابع سازمان را بین گروه‌ها و واحدهای مختلف سازمانی تخصیص دهند. به گونه‌ای که از دستیابی به استراتژی موردنظر اطمینان حاصل شود.
براساس این مراحل سه‌گانه ابتدا بایستی مأموریت سازمان تدوین شود. و سپس استراتژی متناسب با آن مشخص گردد. و با استفاده از شیوه‌های برنامه‌ریزی، این استراتژی‌ها به اجرا درآید.
مدیر در نقش یک برنامه‌ریز
مدیر در نقش یک برنامه‌ریز بایستی اهداف سازمانی را تعریف نموده و استراتژی‌های کلی برای دستیابی به این اهداف را مشخص کند و نهایتاً یک مجموعه‌ای از برنامه‌ها را برای تلفیق و هماهنگی فعالیت‌های سازمانی به طور جامع ایجاد کند. بنابراین مدیران همواره باید نسبت به انتخاب گزینه‌ها و برنامه‌ها اقدام به تصمیم‌گیری نمایند.
افراد دارای پنج سبک اساسی تصمیم‌گیری هستند. این سبک‌ها عبارتند از: قاطع، سلسله‌مراتبی، منعطف، ترکیبی و نظام‌یافته. این سبک‌های پنج‌گانه تصمیم گیری را می‌توان در قالب دو گروه تقسیم‌بندی کرد.
سبک تصمیم‌گیری محدود شده
تصمیم‌گیرنده تعداد منابع ورودی (گردآوری داده‌ها) و تعداد راهکارهای ممکن برای حل مشکل را در قالب مواردی محدود مورد ملاحظه قرار می‌دهد. برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری
سبک تصمیم‌گیری جامع
تصمیم‌گیرنده تلاش‌هایی می‌کند تا از منابع ورودی بسیار زیاد (منابع اطلاعاتی متنوع) تا حدی که امکان آن وجود داشته باشد، استفاده نماید. و طیف وسیعی از راهکارهای بالقوه برای حل مشکل را مورد توجه قرار دهد.
[newsletter_signup_form id=1]
