ما چگونه برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌کنیم؟

برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری از ارکان وظایف مدیران و رهبران در تمامی سطوح سازمانی است. انسان‌ها در زندگی اجتماعی خود همواره با دو پدیده ظاهراً متناقض مواجه بوده­‌اند. این دو پدیده عبارتند از: خواسته­‌ها یا نیازهای نامحدود و منابع یا امکانات محدود. به همین منظور به ابزاری نیازست تا بتوان بین این دو پدیده آشتی برقرار نمود. برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری ابزارهایی که می­‌تواند با اولویت­‌بندی نیازها و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود، بین این دو پدیده تعادل برقرار کند.

برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری شامل تعیین هدف‌ها و مقاصد سازمان، و تعیین استراتژی­‌ها برای دستیابی به این هدف‌هاست. هم‌چنین ایجاد سلسله‌مراتب جامع از برنامه­‌ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌هاست. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی هم با نتایج (چه کاری انجام شود) و هم راه­‌ها (چگونه انجام شود) سروکار دارد.

برنامه­‌ریزی عبارت از تعیین هدف سازمان­‌ها و راه­‌های دستیابی به آنهاست. برنامه نقش‌ه­ایی که نحوه تخصیص منابع، برنامه­‌های اجرایی و سایر فعالیت‌های ضروری برای دستیابی به هدف را روشن می­‌سازد.

برنامه­‌ریزی، غلبه بر عدم اطمینان از طریق تنظیم مسیرهای ‌عملی برای دستیابی به نتایج مشخص شده خواهد بود.

هدف از برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری

به طور کلی می­‌توان هدف از برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری را در موارد زیر برشمرد.

کوشش هماهنگ

برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری، کوشش هماهنگی را ایجاد می­‌کند و به مدیران و کارکنان جهت می­‌دهد. وقتی کارکنان می­‌دانند که سازمان به کجا می­‌رود و باید چه کمکی برای رسیدن به هدف‌ها انجام دهند، آنها می­‌توانند فعالیت­‌هایشان را هماهنگ کنند. و با یکدیگر همکاری و در تیم‌ها فعالیت نمایند. بدون برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری، واحدها با اهداف متقاطع کار می­‌کنند. و سازمان از حرکت بسوی تحقق اهداف مؤثر باز خواهد ماند.

آینده‌نگری

برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری، مدیران را در نگاه به آینده یاری می­‌دهد. تغییر را پیش­‌بینی می‌کند. تأثیر واکنش‌های مناسب را در نظر گرفته و عدم اطمینان را کاهش می­‌دهد. برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری هم‌چنین پیامدهای اقدامات مدیران را روشن می‌­سازد که ممکن است در واکنش به تغییر نشان دهند.

کاهش اتلاف

برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری، هرز رفتن و «همپوشی» وظایف را کاهش می­‌دهد. وقتی نتایج و راه­‌ها روشن باشد، عدم کارآیی آشکار می‌شود.

نظارت استاندارد

برنامه‌­ریزی و تصمیم‌گیری، هدف و استانداردهایی را تعیین می­‌کند که در کنترل مورد استفاده قرار می­‌گیرد. در برنامه­‌ریزی، اهداف تعیین می‌شوند و در وظیفه کنترل، عملکرد واقعی با هدف مقایسه می­‌گردد. و هر انحراف معنی­‌داری شناسایی می­‌شود. و اقدام اصلاحی ضروری انجام می‌‌گیرد. بدون برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری راهی برای کنترل وجود ندارد.

سه سطح برنامه‌ها وویژگی‌های آنها

در یک تقسیم­‌بندی کلی برنامه­‌ها را می‌­توان به سه سطح تقسیم کرد. برای بیان ویژگی­‌های این برنامه­‌ها، می‌توانیم مقایسه­‌ای بین آنها انجام داد.

برنامه­‌ریزی اثربخش زمانی تحقق می­‌یابد که هماهنگی و ارتباط منطقی و مناسبی بین سطوح مختلف برنامه­‌ها ایجاد شود. این هماهنگی می­‌تواند «از بالا به پایین» یا «از پایین به بالا» باشد. ارتباط و هماهنگی از بالا به پایین زمانی رخ می­‌دهد که مدیران در هر سطح، خطوط راهنمایی را برای زیردستان خود روشن می­‌سازند. ضمن آنکه این هماهنگی با سایر برنامه­‌ها، همچون بیانیه­‌های اهداف یا مأموریت و دسترسی به منابع برای دستیابی به موفقیت صورت می­‌گیرد.

علاوه بر آن، یک زنجیره هدف-وسیله ایجاد می­‌شود که هر سطح وسیله­‌ای برای دستیابی به اهداف سطح بالاتر تلقی می­‌شود. روش ارتباطی و هماهنگی از پایین به بالا نیز باعث می‌شود تا مدیران اطلاعات را مورد استفاده قرار دهند. بهره‌مندی از این اطلاعات با توجه به ظرفیت و توانایی واحدهای سازمانی در تنظیم برنامه­‌هاست.

برنامه­‌های استراتژیک یا بلندمدت

دستیابی به هدف سازمان از طریق روابط بلندمدت بین سازمان و محیط آن و دستیابی به منابع کلیدی را در بر دارد. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران کل و رؤسای واحدهاست. افق زمانی این گونه برنامه‌ها یک تا ده سال یا بیش از ده سال خواهد بود.

برنامه­‌های میانی یا میان‌مدت

جهت دادن و تخصیص منابع میان واحدهای اصلی و فرعی برای شفافیت هدف و ایجاد هماهنگی‌ست. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران میانی خواهد بود که با یکدیگر و هم‌چنین با تیم­‌های واحدشان کار می­‌کنند. شش ماه تا دو سال افق زمانی این برنامه‌هاست.

برنامه­‌های عملیاتی یا کوتاه‌مدت

انجام وظایف با استفاده از منابع در دسترس برای کمک به هدف واحد سازمانی است. مسئولیت این برنامه‌ها با مدیران واحد عملیاتی و سرپرستان خواهد بود. افق زمانی این برنامه‌ها از چند ساعت تا یک سال متغیرست.

دو عنصر مهم برنامه ریزی و تصمیم گیری

با توجه به دیدگاه­‌های ارائه شده، عناصر مختلفی را می­‌توان برای برنامه­ ریزی بیان کرد که در این میان دو عنصر مهم در برنامه‌ریزی از اهمیت بیشتری برخوردارند.

هدف

هدف، خروجی­‌های (نتایج) مطلوب برای افراد، گروه­‌ها و کل سازمان است. جهت کلی و معیارهای ارزیابی عملکرد کسب و کار را فراهم می­‌کند.

برنامه­‌ها

مستنداتی که نحوه دسترسی به اهداف را به طور فهرست­‌وار بیان می­‌کنند. این که منابع به طور مطلوب تخصیص داده شوند. و برنامه­ زمان­‌بندی شده برای انجام فعالیت­‌ها تدوین گردد.

سه مرحله برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری

در مجموع، فرایند برنامه­‌ریزی و تصمیم‌گیری با توجه به عناصر بیان‌شده دارای سه مرحله به شرح زیر است.

مأموریت سازمانی

بیانیه­‌ای کلی که فلسفه­‌های وجودی کسب‌وکار را تشریح می­‌کند و اهداف سازمان باید براساس آن بنا شود. عنوان هر سازمان می‌تواند بیانگر مأموریت هر سازمان باشد. بیانیه مأموریت مشخص می­‌کند که محصولات و مشتریان چه‌چیز(هایی) هستند. و چگونه شرکت یا سازمان مورد نظر از سایر رقبا یا سازمان­‌ها متمایز می­‌شود.

شکل‌دهی استراتژی

مدیران در این مرحله به تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان و تهدیدات و فرصت‌های محیطی می‌پردازند. سپس استراتژی‌هایی را مشخص می­‌سازند که برای دستیابی به مأموریت تعیین‌شده مورد نیاز خواهد بود.

اجرای استراتژی

مدیران باید تصمیم بگیرند که چگونه منابع سازمان را بین گروه‌ها و واحدهای مختلف سازمانی تخصیص دهند. به گونه­‌ای که از دستیابی به استراتژی موردنظر اطمینان حاصل شود.

براساس این مراحل سه‌گانه ابتدا بایستی مأموریت سازمان تدوین شود. و سپس استراتژی متناسب با آن مشخص گردد. و با استفاده از شیوه‌های برنامه­‌ریزی، این استراتژی­‌ها به اجرا درآید.

مدیر در نقش یک برنامه­‌ریز

مدیر در نقش یک برنامه­‌ریز بایستی اهداف سازمانی را تعریف نموده و استراتژی­‌های کلی برای دستیابی به این اهداف را مشخص کند و نهایتاً یک مجموعه­‌ای از برنامه­‌ها را برای تلفیق و هماهنگی فعالیت­‌های سازمانی به طور جامع ایجاد کند. بنابراین مدیران همواره باید نسبت به انتخاب گزینه­‌ها و برنامه­‌ها اقدام به تصمیم­‌گیری نمایند.

افراد دارای پنج سبک اساسی تصمیم­‌گیری هستند. این سبک­‌ها عبارتند از: قاطع، سلسله‌مراتبی، منعطف، ترکیبی و نظام‌یافته. این سبک­‌های پنج‌گانه تصمیم گیری را می‌توان در قالب دو گروه تقسیم­‌بندی کرد.‌

سبک تصمیم­‌گیری محدود شده

تصمیم‌گیرنده تعداد منابع ورودی (گردآوری داده­‌ها) و تعداد راهکارهای ممکن برای حل مشکل را در قالب مواردی محدود مورد ملاحظه قرار می­‌دهد. برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری

سبک تصمیم­‌گیری جامع

تصمیم‌گیرنده تلاش­‌هایی می­‌کند تا از منابع ورودی بسیار زیاد (منابع اطلاعاتی متنوع) تا حدی که امکان آن وجود داشته باشد، استفاده نماید. و طیف وسیعی از راهکارهای بالقوه برای حل مشکل را مورد توجه قرار دهد.

[newsletter_signup_form id=1]