تعداد کلمات: ۲۸۱۳ واژه | زمان مطالعه: ۱۶ دقیقه | موضوع: مدیریت زمان
رهبری با چشمانداز، مدیریت با برنامه، اولویتبندی با زمان
کاری را انجام بده که مهمتر است (۲۰۲۱) راهنمایی برای مدیریت کارآمدتر زمان شماست. این کتاب به شما کمک میکند تا عملکرد خود را افزایش دهید و روی چیزی متمرکز بمانید که بیشترین اهمیت را دارد. این بسته مجموعهای کامل از ترفندها، مانند ایجاد یک چشمانداز شخصی، تعیین اهداف سالانه و دنبال کردن یک فهرست هفتگی از اولویتها را ارائه میدهد.
استیو شالنبرگر بنیانگذار و رئیس مؤسسه آموزشی تبدیل شدن به بهترین نسخه خود: رهبری جهانی [Becoming Your Best Global Leadership] است. او همچنین در ایجاد مرکز رهبری استفان کاوی نقش داشته است. راب شالنبرگر مدیرعامل مؤسسه آموزشی است. قبل از اینکه مربی رهبری شود، خلبان اف-۱۶ برای نیروی هوایی بوده و در سرویس مخفی خدمت کرده است.
کاری را انجام دهید که بیشترین اهمیت را دارد
خواندن این کتاب چه فایدهای برای من دارد؟ یاد بگیرید چگونه کارها را اولویتبندی کنید و بیشترین بهره را از هر روز ببرید.
آیا تا دیروقت کار کردهاید تا به موعدهای تحویل برسید؟ از فهرست کارهایتان عقب ماندهاید؟ احساس میکنید کارهای زیادی برای انجامدادن دارید و فرصت کافی برای رسیدگی به همهی آنها ندارید؟ اگر چنین است، تنها نیستید.
در واقع، بسیاری از مدیران در مدیریت یک چیز با مشکل روبهرو هستند: زمان خودشان. جای تعجب نیست که گاهی از آنچه بیش از همه اهمیت دارد غافل میشوند. خوشبختانه، راهی هست که کمک میکند هر روزتان را ــ چه در محل کار و چه در خانه ــ پربارتر سپری کنید. راز این کار، اولویتبندی است.
در این راهنمای کوتاه، با فرایندی ساده آشنا میشوید که کمک میکند اولویتهایتان را بشناسید و بر آنها تمرکز کنید. همچنین یاد میگیرید:
- چگونه با کمترین تنش به مهمترین اولویتهای زندگیتان بپردازید؛
- چرا لازم است برای هر یک از نقشهای زندگیتان چشماندازی شخصی داشته باشید؛
- چگونه با کمک ابزاری برای برنامهریزی هفتگی، به هدفهای سالانهتان برسید.
با اولویتبندی مهمترین کارها، زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید.
در ادامه، داستانی از یکی از نویسندگان میخوانید؛ خلبان پیشین نیروی هوایی ایالات متحده. او در حال انجام یک پرواز آموزشی معمول بود و همهچیز خوب پیش میرفت. پس از آنکه هواپیما را ۱۸۰ درجه چرخاند، هشداری از یکی از سامانههای کابین خلبان توجهش را جلب کرد. درست هنگامی که برای کار با دکمهها و کلیدها سرش را پایین برد، جت دیگری از مسیر پروازش عبور کرد.
هر دو هواپیما با سرعتی حدود هزار مایل در ساعت در آسمان حرکت میکردند. فاصلهشان تا برخورد، کمتر از صد فوت بود. بعدتر، در جلسهی بررسی پرواز، هر دو خلبان دلیل یکسانی برای ندیدن هواپیمای دیگر آوردند: غرقشدن در فعالیتهای داخل کابین. این نمونهای از پدیدهای است که «اشباع وظایف» نامیده میشود؛ وضعیتی که در آن فرد آنقدر درگیر کارهای گوناگون است که نمیتواند همهی اطلاعاتی را که از محیط دریافت میکند بهدرستی پردازش کند. چنین وضعیتی میتواند به خطاهای خطرناک بینجامد و هم در فضای پرواز و هم در محیط کار دردسرساز شود.
پیام اصلی این است: با اولویتدادن به مهمترین کارها، زمانتان را مؤثرتر مدیریت کنید. احتمالاً خلبان جنگنده نیستید، اما ممکن است در زندگی روزمره شما هم با اشباع وظایف روبهرو شوید؛ یعنی کارهای زیادی در جریان باشند و برای رسیدگی به همهی آنها وقت کافی نداشته باشید. از میان مدیرانی که نویسندگان بررسی کردند، ۶۸ درصد گفتند تمرکز بر مهمترین کارها بزرگترین چالششان است و ۸۰ درصد هم فرایند مشخصی برای اولویتبندی زمانشان نداشتند. نویسندگان برای پاسخ به این مشکل، فرایندی ساده پیشنهاد میکنند تا بتوان زمان را مؤثرتر مدیریت کرد.
این روش تا اندازهای از شیوهی کار نیروی هوایی الهام گرفته است. خلبانان آموزش میبینند که بر مهمترین دادههای پرواز، مانند سرعت هوا و ارتفاع، تمرکز کنند. اینها از اطلاعاتیاند که با ابزارهای اصلی کابین خلبان سنجیده میشوند. در پرواز با جت، توجه به چنین شاخصهایی برای حفظ ایمنی حیاتی است.
شما هم میتوانید با یادگیری اولویتبندی، در محیط کار بر اشباع وظایف غلبه کنید. روش «کاری را انجام بده که از همه مهمتر است» بر ایجاد سه عادت تکیه دارد: نوشتن چشماندازی شخصی، تعیین هدفهای سالانه برای زندگی حرفهای و شخصی، و برنامهریزی از پیش برای هفتهی پیشِ رو. اما پیش از آنکه اولویتبندی را آغاز کنید، بهتر است کمی فاصله بگیرید و از بالا به وضعیت نگاه کنید؛ همانطور که خلبان برای ارزیابی پروازش به گزارش نیاز دارد. در ادامه، بیشتر با این کار آشنا میشوید.
با ارزیابی خودتان و رویکرد فعلیتان به اولویتهایتان شروع کنید.
ایمی، یکی از مدیران اجرایی امریکن اکسپرس، سالبهسال پیشرفت کرد و سرانجام به مقام مدیر ارشد رسید. بااینحال، در ماههای نخستِ حضورش در این جایگاه تازه، احساس فشار و سرخوردگی میکرد. او به دستاوردهای حرفهایاش افتخار میکرد، اما رابطهاش با همسر و دخترش رو به سردی میرفت. وقتی در کنفرانسی در سخنرانی اصلی نویسندگان با عنوان «کاری را انجام بده که مهمتر است» شرکت کرد، دریافت که انگیزه بهتنهایی کافی نیست.
در پایان سخنرانی، به حقیقتی ساده پی برد: انگیزه داشتن برای افزایش عملکرد و بهرهوری ارزشمند است، اما او باید یک گام به عقب برمیداشت و اولویتهایش را از نو تنظیم میکرد.
پیام اصلی این است: کار را با ارزیابی خود و شیوهی کنونیتان در اولویتبندی آغاز کنید. پیش از آنکه بتوانید این شیوه را تغییر دهید، باید تصویر روشنی از جایگاه فعلیتان داشته باشید. برای این کار میتوانید فعالیتهای روزانهتان را در ماتریس «کاری را انجام بده که مهمتر است» دستهبندی کنید. این ماتریس فعالیتها را به چهار گروه تقسیم میکند:
۱. کارهای پراسترس و پراولویت؛
۲. کارهای کماسترس و پراولویت؛
۳. کارهای فوری اما کماهمیت؛
۴. کارهای غیرفوری و کماهمیت.
برای مثال، اگر رزرو پرواز و محل اقامت را تا چند روز مانده به یک سفر کاری مهم به تعویق بیندازید، احتمالاً این کارها به فعالیتهایی پراسترس و پراولویت تبدیل میشوند. کسانی که بخش زیادی از زندگیشان را صرف کارهای این گروه میکنند، شاید از هجوم آدرنالین لذت ببرند، اما اغلب ناچارند پیوسته از بحرانی به بحران دیگر برسند؛ وضعیتی که میتواند به فرسودگی شغلی بینجامد.
حالا تصور کنید پروازتان را چند هفته زودتر رزرو میکنید. این کار همچنان پراولویت است، اما چون از پیش برنامهریزی کردهاید، استرس کمتری به همراه دارد و در گروه دوم قرار میگیرد. برنامهریزی زودهنگام فشار را کاهش میدهد و میتواند بهرهوری را افزایش دهد.
دو گروه دیگر شامل کارهایی میشوند که یا فوریاند اما اهمیت چندانی ندارند، یا نه فوریاند و نه چندان مهم؛ از جلسات غیرضروری گرفته تا وقتگذرانی و اهمالکاری. از خودتان بپرسید: چه میزان از وقتم را صرف هر یک از این چهار گروه میکنم؟
به گفتهی نویسندگان، بهتر است فقط حدود یکچهارم فعالیتهای روزانهتان در گروه نخست، یعنی کارهای پراسترس و پراولویت، قرار بگیرند. حدود ۷۰ درصد از زمانتان را به گروه دوم اختصاص دهید: کارهای پراولویت اما کماسترس. برای فعالیتهای کماهمیت نیز، در حالت ایدئال، فقط ۵ تا ۱۵ درصد از وقتتان را در نظر بگیرید.
در عمل، بسیاری از ما بیش از اندازه به سوی کارهای کماهمیت کشیده میشویم؛ اما این وضعیت ناگزیر نیست.
با ایجاد یک چشمانداز برای هر یک از نقشهایتان در زندگی، با اولویتهایتان آشنا شوید.
فرض کنید میخواهید خانهی رؤیاییتان را بسازید. پیش از آنکه بودجهای تنظیم کنید یا حتی نقشهای بکشید، باید آن را در ذهن مجسم کنید: خانه کجا خواهد بود؟ چه اندازهای خواهد داشت؟ چند اتاق خواب خواهد داشت؟ به همین ترتیب، برای تبدیلشدن به بهترین نسخهی خودتان، ابتدا باید آن نسخه را تصور کنید؛ تنها پس از آن میتوانید تصمیم بگیرید چگونه به آن نزدیک شوید.
این تصویر روشن از مقصد، چشمانداز شخصی شماست. پیام اصلی این است: با ترسیم چشماندازی برای هر یک از نقشهایتان در زندگی، اولویتهای خود را بهتر بشناسید. شکلدادن به این چشمانداز کمک میکند دریابید چه چیزهایی برایتان بیشترین اهمیت را دارند.
برای شروع، کمی وقت بگذارید و وسیلهای برای نوشتن آماده کنید؛ کاغذ و قلم، یا فایلی در رایانه. سپس به این پرسشها فکر کنید:
- دوست دارید بیست سال دیگر چه کارهایی را انجام داده باشید؟
- دوست دارید چه چیزی در زندگی یا جامعهتان بهبود پیدا کند؟
- کدام ویژگیها را در دیگران بیش از همه تحسین میکنید؟
حالا به نقشهای گوناگونی فکر کنید که در زندگی بر عهده دارید. همهی ما هر روز در نقشهای مختلف ظاهر میشویم: ممکن است والد، همسر، مدیر یا کارمند باشیم؛ در کنار اینها، نقشی هم در مراقبت از خود و حفظ سلامت و شادابیمان داریم. پنج تا هفت مورد از این نقشها را یادداشت کنید.
زیر نام هر نقش، چشمانداز ویژهی خود را برای آن بنویسید. برای ملموسترشدن تصویر، از زمان حال استفاده کنید. برای نمونه:
- «من مدیری توانمندم و به تیمم انگیزه میدهم تا بهترین عملکردشان را نشان دهند.»
- «من سبک زندگی سالمی را انتخاب میکنم.»
- «من به دوستانم کمک میکنم در روابطشان روحیه بگیرند و رشد کنند.»
اگر چشماندازتان احساسات گوناگونی در شما برانگیزد، احتمالاً مسیر درستی را انتخاب کردهاید. باید هم هیجانزده شوید و هم اندکی احساس ناراحتی کنید؛ زیرا چشمانداز قرار است به رشدتان کمک کند و شما را به سوی چیزهایی هدایت کند که واقعاً برایتان اهمیت دارند.
برای افزایش بهرهوری، اهداف سالانهای تعیین کنید که قابل اندازهگیری و دستیابی باشند.
یک شب، پدری تا دیروقت کار میکرد؛ شام دیگری را هم با خانوادهاش از دست داده بود. پسر کوچکش به سراغش آمد و پرسید: «بابا، در هر ساعت چقدر درآمد داری؟»
پدر گفت: «۴۰ دلار.» پسر پرسید: «میتوانی ۲۰ دلار به من بدهی؟» پدر که از این وقفه کلافه شده بود، با عصبانیت از او خواست به اتاقش برود و بخوابد.
اما وقتی صدای گریهی پسر را از اتاق شنید، عذاب وجدان گرفت. به اتاق او رفت و ۲۰ دلار به دستش داد. پسر لبخندی زد، دستش را زیر تخت برد و قلکش را بیرون آورد. همهی پولهایش را روی هم گذاشت، شمرد و آنها را به پدرش نشان داد.
بعد پرسید: «حالا که ۴۰ دلار دارم، میتوانم یک ساعت از وقتت را بخرم؟»
این داستان تأثیرگذار یادآوری میکند که چرا باید بر مهمترین چیزها تمرکز کنیم. یکی از بهترین راهها برای این کار، تعیین هدفهای سالانه در زندگی حرفهای و شخصی است.
پیام اصلی این است: برای بهبود عملکرد و بهرهوری، هدفهایی سالانه تعیین کنید که روشن، قابلاندازهگیری و دستیافتنی باشند.
به یاد دارید که برای هر یک از نقشهایتان در زندگی چشماندازی ترسیم کردید؟ حالا وقت آن است که برای تبدیل آن چشماندازها به واقعیت، برنامهریزی کنید. ابزار این کار، هدفگذاری است. نویسندگان پیشنهاد میکنند از همین حالا تا پایان سال هدفهایی برای خود تعیین کنید. اگر این خلاصهکتاب را در ماههای شهریور یا مهر میخوانید، میتوانید برای نیمهی باقیماندهی سال هدفگذاری کنید.
برای شروع، نقشهایتان را همانطور که هنگام ترسیم چشمانداز نوشته بودید، فهرست کنید. این بار، برای هر نقش یک یا چند هدف سالانه در نظر بگیرید.
برای سنجیدن اثربخشی هدفها میتوانید از معیار اسمارت استفاده کنید. بر اساس این معیار، هدف باید مشخص، قابلاندازهگیری، دستیافتنی، مرتبط و زمانمند باشد. برای نمونه، اگر یکی از هدفهای شخصیتان بهبود آمادگی جسمانی است، میتوانید آن را اینطور دقیقتر کنید: «تا ۳۱ آبان، ضربان قلبم در حالت استراحت را به ۶۶ ضربه در دقیقه میرسانم.»
پس از تعیین چشمانداز و هدفها، آنها را در جایی بگذارید که مرتب ببینید؛ مثلاً روی میز کار یا کنار آینهی حمام. اینگونه، چه آگاهانه و چه ناخودآگاه، پیوسته به آنها توجه خواهید داشت.
اکنون تقریباً به آخرین مرحلهی برنامه رسیدهایم. چنانکه در ادامه خواهید دید، گام بعدی تبدیل هدفها به برنامهای عملی است؛ گامی که نویسندگان آن را «برنامهریزی پیش از آغاز هفته» مینامند.
با استفاده از ابزار برنامهریزی پیش از هفته، زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید.
پیش از هر پرواز، خلبانان فرایندی را طی میکنند که «برنامهریزی پیش از پرواز» نام دارد. این فرایند ممکن است تا ده ساعت طول بکشد و همهچیز را دربرگیرد: از بررسی مقصد و شرایط آبوهوا گرفته تا طراحی مسیر و اطمینان از آمادهبودن هواپیما برای پرواز. حالا تصور کنید خلبانی حتی یک بار این مراحل را نادیده بگیرد؛ نتیجه میتواند آشفتگی و بینظمی باشد.
همانطور که برنامهریزی پیش از پرواز برای خلبانان ضروری است، برنامهریزی پیش از آغاز هفته نیز برای هرکسی که میخواهد کنترل زندگیاش را در دست داشته باشد، اهمیت دارد.
پیام اصلی این است: با برنامهریزی پیش از هفته، زمانتان را مؤثرتر مدیریت کنید. اگر هر هفته را از پیش برنامهریزی کنید، گامی مهم برای تبدیل چشمانداز شخصیتان به واقعیت برداشتهاید. شاید همین حالا هم فهرست کارهای روزانه یا یادداشتهایی داشته باشید که کارهای پیشِ رو را به شما یادآوری میکنند؛ اما برنامهریزی هفتگی این عادت را یک گام فراتر میبرد. این کار فرصتی فراهم میکند تا اولویتهایتان را مرور کنید و مهمترین کارها را در برنامهی هفته بگنجانید.
مهم نیست برای برنامهریزی از دفترچه استفاده میکنید یا لپتاپ؛ شکل برنامه اهمیت چندانی ندارد، آنچه مهم است خودِ فرایند برنامهریزی است. هر هفته، ۲۰ تا ۴۵ دقیقه از وقتتان را به این کار اختصاص دهید. بسیاری ترجیح میدهند در پایان هفته، مثلاً عصر جمعه یا در روزهای آخر هفته، برنامهی هفتهی بعد را تنظیم کنند. هر زمانی را که انتخاب میکنید، برنامهریزی را به صبح دوشنبه موکول نکنید؛ هدف این است که پیش از آغاز هفته، برای آن آماده باشید.
این کار به شما فرصت میدهد از فاصلهای مناسب به تصویر کلان نگاه کنید. حالا فرض کنید آخر هفته است و میخواهید برنامهریزی کنید. از اینجا شروع کنید: یک دقیقه وقت بگذارید و چشمانداز و هدفهای شخصیتان را مرور کنید. آنها را یادداشت کردهاید، درست است؟ سپس از خود بپرسید: «هفتهی آینده چه کاری میتوانم انجام دهم تا یک گام به هدفهایم نزدیکتر شوم؟»
گاهی پاسخ این است: «فعلاً هیچ کاری.» برای مثال، ممکن است بخواهید تا اول آذر یک رویداد شبکهسازی برگزار کنید. اگر هنوز مرداد است، شاید برای پیشبرد این هدف کاری از دستتان برنیاید. اما اگر مهر باشد، میتوانید فهرست مدعوین را آماده کنید یا دعوتنامهای بفرستید و از آنها بخواهید حضورشان را تأیید کنند.
نکتهی مهم این است که هر کاری را که قصد انجامش را دارید، برای روز و ساعت مشخصی برنامهریزی کنید. به این ترتیب، ایدههای مبهم به اقدامهایی روشن و عملی تبدیل میشوند.
برای هر مورد عملی در فهرست برنامهریزی قبل از هفته خود، زمان مشخصی را تعیین کنید.
جان از مدیران ارشد شرکت پپسیکو بود و چندین دهه در این جایگاه فعالیت کرده بود که در کارگاه نویسندگان با عنوان «کاری را انجام بده که مهمتر است» شرکت کرد. هنگام تمرین ترسیم چشمانداز، یکی از هدفهایش را در نقش پدر چنین نوشت: «با پسرم تماس بگیر.» وقتی از او پرسیدند چرا این هدف برایش مهم است، توضیح داد که از زمان مشاجرهای در هفت سال پیش، دیگر با پسرش صحبت نکرده است.
نویسندگان از جان خواستند برای این هدف زمان مشخصی تعیین کند. او نوشت: «چهارشنبه، ساعت هفت عصر: به پسرم زنگ بزنم.» شش ماه بعد، در کارگاهی پیگیری، جان خبر داد که به هدفش رسیده است. از همان تماس نخست، پدر و پسر هر هفته با هم صحبت میکردند و کمکم رابطهای تازه و دوستانه میانشان شکل گرفته بود.
تجربهی جان دو نکته را نشان میدهد: بیان اولویتها گامی ضروری است، اما برنامهریزی برای رسیدن به هدفهاست که واقعاً تفاوت ایجاد میکند.
پیام اصلی این است: برای هر اقدام در برنامهی هفتگیتان، زمان مشخصی تعیین کنید. میدانید که هدفها باید قابلاندازهگیری و زمانمند باشند؛ برنامهی هفتگی شما نیز باید همینقدر روشن و مشخص باشد. هر فعالیت باید زمان و تاریخ معینی داشته باشد. برای مثال، اگر یکی از هدفهایتان این است که تا پایان ماه به دانشآموزان سال سوم بیشتری آموزش دهید، میتوانید در برنامهتان بنویسید: «سهشنبه، ساعت دو بعدازظهر: به سو پیشنهاد بدهم که به او آموزش بدهم.»
نویسندگان میگویند برنامهریزی منظم میتواند در طول یک سال بهرهوری را ۵۰ تا ۸۰ درصد افزایش دهد.
برنامهریزی پیش از هفته برای تیمها نیز سودمند است؛ با این حال، برنامهریزی گروهی جای برنامهریزی فردی را نمیگیرد. اگر رهبر تیمی هستید، از اعضا دعوت کنید سه عادت پیشتر گفتهشده را تمرین کنند: ترسیم چشماندازی شخصی، تعیین هدفهای سالانه و برنامهریزی پیش از آغاز هفته.
پس از آنکه اعضای تیم این عادتها را در برنامهی خود گنجاندند، میتوانید صبح دوشنبه جلسهای گروهی برگزار کنید تا همه برنامههای هفتگیشان را با یکدیگر هماهنگ کنند. تبدیل هدفگذاری و برنامهریزی هفتگی به عادت، به تعهد و استمرار نیاز دارد؛ اما بهتدریج خواهید دید که پیگیری چشمانداز و برنامهریزی برای اولویتهای روشن، بهرهوریتان را افزایش میدهد و زندگیتان را کمتنشتر میکند.
خلاصه نهایی
پیام اصلی این نکات چنین است: با آموختنِ اولویتبندی، میتوانید بهرهوری و عملکردتان را بهبود دهید. برای شناخت بهتر اولویتها، چشماندازی شخصی ترسیم کنید و برای هر یک از نقشهایی که در زندگی حرفهای و شخصی بر عهده دارید، هدفهای سالانه تعیین کنید. سپس با برنامهریزی هفتگیِ اقدامهایی که شما را به این هدفها نزدیک میکنند، احتمال موفقیتتان را افزایش دهید.
پیشنهاد کاربردی: هر روز صبح، اولویتهایتان را مرور کنید.
برنامهریزی پیش از آغاز هفته ابزار ارزشمندی است؛ اما راه دیگری هم برای افزایش بهرهوری وجود دارد: ایجاد برنامهای برای صبحها. پیش از آنکه از رختخواب بیرون بیایید، چند دقیقه وقت بگذارید و کارهایی را که برای آن روز برنامهریزی کردهاید مرور کنید. سپس دو یا سه اولویت اصلیتان را مشخص کنید. شروع روز با تمرکز بر گامهای درست میتواند انگیزهتان را بیشتر کند و به شما کمک کند با تمرکز بهتری پیش بروید.
شما میتوانید این کتاب را از انتشارات مکتب تغییر تهیه کنید.














