انجام تحلیل شکاف باعث افزایش بینش کسب‌وکار شما می‌شود
در تحلیل شکاف و هنگام رهبری یک شرکت، درک جامع از فرایندهای شما حیاتی‌ست. خواه برای آینده برنامه‌ریزی یا شرایط عملیاتی کنونی را بررسی می‌کنید، شناسایی موارد زیر ضروری‌ست:
- جایی‌که شرکت شماست؛
- جایی‌که می‌خواهید شرکت شما باشد؛
فاصله بین این دو نقطه را شکاف می‌گویند. شکاف زمانی رخ می‌دهد که بین استراتژی و نتایج واقعی شما تفاوت وجود داشته باشد.
با تحلیل مناسب شکاف، می‌توانید فرایندها را تکمیل کنید. از اهداف پیشی بگیرید و بر موانع سازمانی رایج غلبه کنید. در حالی که چندین عامل برای انجام تحلیل شکاف وجود دارد. اما هر کدام شما را به بستن آن شکاف و دستیابی به اهداف‌تان نزدیک‌تر می‌کند.
تحلیل شکاف چیست؟
تحلیل شکاف فرایند سنجش و اندازه‌گیری تفاوت بین عملکرد فعلی یک شرکت (وضعیت فعلی) و عملکرد ایده‌آل آن (وضعیت مطلوب)ست.
انجام تحلیل شکاف باعث افزایش بینش کسب‌وکار شما می‌شود. و آن را به ابزاری مفید برای برنامه‌ریزی استراتژیک، ارزیابی عملکرد و تعیین اهداف رشد تبدیل می‌کند. این می‌تواند توانایی‌های تصمیم‌گیری شما را بهبود بخشد. مدیریت را از طریق اهداف به‌درستی تعریف‌شده تنظیم کند. و فرایندهایی را ساده‌سازی کند که قبلاً موانع رشدتان بودند.
انواع شکاف‌های تجاری
قبل از انجام تحلیل شکاف، ابتدا باید بفهمید که چه‌چیزی را می‌خواهید شناسایی کنید. دو نوع شکاف وجود دارد: شکاف‌های عملکردی و شکاف‌های فرصت.
شکاف‌های عملکردی
شکاف‌های عملکردی زمانی وجود دارند که شرکت شما در مقایسه با اهداف، استراتژی و نتایج قابل اندازه‌گیری بازار، مانند فروش، سود و انتظارات ذینفعان، عملکرد ضعیفی داشته باشد.
یکی از بهترین نمونه‌های شکاف عملکردی زمانی‌ست که کسب‌وکار پول کافی برای ادامه فعالیت‌های خودش به دست نمی‌آورد. که نشان‌دهنده ضعف عمده و قابل اندازه‌گیری‌ست.
شکاف‌های فرصت
شکاف‌های فرصت زمانی وجود دارد که شرکت شما نیاز دارد استراتژی خودش را در تلاش برای دنبال‌روی بازارهای نوظهور، پذیرش فناوری‌های جدید یا رشد به فضایی تغییر دهد که در آن فعالیت نمی‌کرد.
به‌عنوان مثال، یک کسب‌وکار تثبیت‌شده در یک صنعت خاص ممکن‌ست فرصت گسترش به بازارهای دیگر را داشته باشد. اما زیرساخت لازم را ندارد. این یک شکاف فرصت محسوب می‌شود.
شکاف‌های فرصت می‌توانند در صورت عدم توجه به شکاف عملکردی تبدیل شوند. به‌عنوان مثال، اگر شرکت شما نتواند فناوری مورد استفاده رقیب اصلی شما را بپذیرد، یک شکاف فرصت پیشگیرانه می‌تواند به شکاف عملکردی مهم‌تر تبدیل شود. زیرا فروش شما عملکرد ضعیفی دارد. با وجود این، به این معنی نیست که ابتدا باید شکاف فرصت را برطرف کنید.
کسب‌وکارتان باید به طور موثر از استراتژی فعلی خودش استفاده کند تا بتوانید یک استراتژی جدید و آینده‌نگر را کشف کنید. برای انجام این کار، باید شکاف‌های عملکردی را بر شکاف‌های فرصت اولویت دهید.
۵ مؤلفه کلیدی تحلیل شکاف
هنگام انجام تحلیل شکاف، نقاط قوت، ضعف، محدودیت‌ها و ظرفیت شرکت‌تان را تجزیه‌وتحلیل خواهید کرد. اما قبل از انجام این کار، ابتدا باید از وضعیت موجودتان شروع کنید.
۱. تعریف وضعیت فعلی و مطلوب
نحوه عملکرد کسب‌وکار در حال حاضر و اهداف آینده‌تان را مشخص کنید. برای ملموس‌تر کردن حالت مورد نظرتان، سنجه‌های موفقیت را در رابطه با استانداردهای صنعت و اهداف داخلی تدوین نمایید.
برای مثال، کریستین دی، مدیرعامل برند پوشاک ورزشی لولولِمون [Lululemon] می‌گوید که چگونه در ۲۰۰۵، هر فروشگاه زیبایی‌شناسی متفاوتی داشت. حالت مطلوب او این بود که یک تصویر برند منسجم در همه مکان‌ها داشته باشد. او با انجام تحلیل شکاف به این چالش نزدیک شد.
۲. شناسایی شکاف
پس از تعریف حالت فعلی و مطلوب خودتان، شکاف بیشتر نمایان می‌شود. از خودتان بپرسید: آیا این یک شکاف عملکردی‌ست یا یک شکاف فرصت؟ آیا این یک مشکل ناکارایی یا ناکارآمدی سازمانی‌ست؟
هنگامی‌که به شکاف خودتان نگاه و تعیین می‌کنید کجا ممکن‌ست ناهماهنگی‌ها در سیستم باشد، باید به چند نکته بیاندیشید. بنابراین شما بایستی موارد زیر را در اولویت قرار دهید:
- رسالت: ارزشی که به جهان ارائه می‌دهید؛
- استراتژی: چگونه این ارزش را به جهان ارائه می‌دهید؛
- اهداف: اهداف‌تان برای رساندن آن ارزش به جهان چیست؛
هنگام شناسایی و تلاش برای رفع شکاف‌تان، ممکن‌ست رسالت، استراتژی یا اهداف سازمانی شما هماهنگ نباشد. برای تعیین بهتر این موضوع، باید تجزیه‌وتحلیل علت ریشه‌ای را انجام دهید (مرحله چهارم).
زمانی‌که عملکرد ضعیف قابل اندازه‌گیری باشد، این شکاف عملکردی‌ست. در موردکاوی لولولِمون، دی طراحی ناهماهنگ فروشگاه‌ها را به‌عنوان یک شکاف عملکردی شناسایی کرد. زیرا ارزش ویژه برند آن ضعیف بود.
۳. جمع‌آوری داده‌ها
اکنون که شکاف را شناسایی کرده‌اید، زمان جمع‌آوری داده‌ها برای درک علل ریشه‌ای آن – یا آنچه در قلب مشکل است – فرامی‌رسد. این می‌تواند به سیستم‌ها و ساختارهای شرکت شما، از جمله مدیریت استعداد و توسعه محصول، مهارت‌ها یا نگرش‌های کارکنان، یا فرهنگ شرکت، که شامل عوامل نامشهودی مانند ارزش‌ها، باورها و شیوه‌ها می‌شود، مرتبط باشد.
جمع‌آوری تا حد امکان مشاهدات تشخیصی می‌تواند تصویر واضح تری از شرایط و نقاط اصطکاک احتمالی به شما بدهد. دی خاطرنشان می‌کند که یک تشخیص گسترده با رهبری شرکت، مدیران خرده‌فروشی و کارمندان لولولِمون انجام داد تا تجزیه‌وتحلیل علت ریشه‌ای را انجام دهد.
۴. انجام تحلیل علت ریشه‌ای
هنگامی‌که مجموعه داده جامعی را جمع‌آوری کردید، وقت آن‌ست که بپرسید «چرا؟» ابتدا با تعیین «چرا» پشت مجموعه داده و سپس چرایی پشت آن یکی، در نهایت به علت ریشه‌ای خواهید رسید.
دی تحلیل علت ریشه‌ای درباره مسائل طراحی لولولِمون را مورد بحث قرار می‌دهد و می‌گوید: «من متوجه شیوه‌های متناقض در فروشگاه‌ها شدم. نمایش‌ها و چیدمان‌ها بسیار متفاوت بودند. چرا؟ زیرا هر فروشگاه راهنمایی درباره تزئین یا سازماندهی نداشت. چرا؟ زیرا قرار بود فروشگاه‌ها مستقل باشند. چرا؟ زیرا [مدیر عامل قبلی] از مدیران فروشگاه‌ها می‌خواست که مهارت‌های کارآفرینی برای مدیریت فروشگاه‌های‌شان داشته باشند که به بهترین نحو به جوامع محلی‌شان خدمت می‌کنند.»
روش های زیادی برای ترسیم مسیر از شکاف عملکرد یا فرصت تا علت ریشه‌ای آن وجود دارد. ما الگوی ابداعی خودمان به نام الگوی هارمونی را پیشنهاد می‌دهیم که به رهبران کمک می‌کند تا داده‌های‌شان را سازماندهی کنند تا علل ریشه‌ای را بهتر شناسایی کنند.
هنگام انجام تجزیه‌وتحلیل علت ریشه‌ای، مهم‌ست که از نتیجه‌گیری و راه‌حل‌های سریع خودداری کنید. این تصور از تشخیص قبل از اقدام برای رهبران دشوارست. هدف از این تمرین کشف علل ریشه‌ای شکاف شماست که بعد منجر به عمل می‌شود.
در حالی که تمایل لولولِمون برای ارائه آزادی کارآفرینی به مدیران فروشگاه یک هدف ستودنی بود، اما به نتیجه مطلوب نرسید. دی از طریق تجزیه‌وتحلیل خودش متوجه شد که علت ریشه‌ای، فروشگاه‌های فردی نیست. بلکه مشکل دستورالعمل‌های رهبری‌ست، که آنها با رشد انفجاری شرکت تلاش می‌کردند تا آن را افزایش دهند.
۵. تهیه یک برنامه اقدام
اکنون که علت ریشه‌ای را مشخص کرده‌اید، می‌توانید شروع به پر کردن شکاف کنید. برنامه‌های اقدام اغلب شامل تخصیص منابع و آموزش، تنظیم جدول زمانی و تخصیص مجدد مسئولیت‌های تیمی می‌شود.
برنامه اقدام شما هر شکلی که به خود بگیرد، باید مستقیماً به علت ریشه‌ای رسیدگی کند. و از طریق مراحل واضح و قابل دستیابی به سمت وضعیت مطلوب شما پیش برود.
برای ایجاد یک اجرای بصری منسجم در تمام فروشگاه‌های لولولِمون، دی به این موضوع اشاره می‌کند که او اولویت‌ها و دستورالعمل‌های رهبری را برای مدیریت فروشگاه تغییر داد تا کمتر کارآفرین باشند. و برای مقیاس‌بندی برند سازگارتر شوند.
ظرفیت کسب‌وکارتان را افزایش دهید
یک رهبر خوب می‌تواند شکاف بین آنچه شرکت‌ش هست و آنچه شرکت‌ش می‌تواند باشد را پر کند. اما قبل از اینکه بتوان شکافی را پر کرد، ابتدا باید آن را شناسایی، تعریف و تحلیل کرد.
از طریق فرایند دقیق تحلیل شکاف، می‌توانید بهترین مسیر را برای کسب‌وکارتان تعیین کنید. و در عین حال درک عمیق‌تری از نحوه عملکرد آن به دست آورید. در حالی‌که می‌توانید تحلیل شکاف را با چالش‌های بزرگ و کوچک انجام دهید، این تمرین به شما کمک می‌کند تا اهداف کسب‌وکار را تعریف کنید. و بدون توجه به اندازه مشکل به رشد برسید.
شما می‌توانید با گذراندن دوره آنلاین جعبه‌ابزار تغییر رهبران (سطح ۵)، درباره این مفاهیم بیشتر بیاموزید. از طریق تمرین‌های یادگیری تعاملی و موردکاوی‌های عمیق با شرکت‌های برتر، می‌توانید دانش عملی برای ارتقای حرفه رهبری خودتان را به سطح بعدی به دست آورید.
