مدیریت تغییر سازمانی چیست و چرا به آن نیاز داریم
مدیریت تغییر سازمانی برای شرکت‌ها مهم‌ست. چراکه تقریباً هر سازمانی در مقطعی دستخوش یک گذار یا دگرگونی می‌شود تا بتواند پایدار و مقیاس‌پذیر بماند. چه استخدام کارمندان جدید، چه رشد یک بخش یا ادغام با یک شرکت دیگر، این تغییرات می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر مسیر کسب‌وکار یا سازمان شما داشته باشد.
متأسفانه، سازگاری با تغییرات سازمانی همیشه آسان نیست. و می‌تواند برای همه اعضای تیمی ترسناک باشد که خودشان را تحت تأثیر آن می‌بینند.
به عنوان رهبری که وظیفه مدیریت و نظارت بر تغییر سازمانی یا هدایت کارکنان خودش را بر عهده دارد، مهم‌ست که بدانید این فرایند چگونه به نظر می‌رسد. و چه چیزی را باید انتظار داشته باشید. تغییر، اگرچه چالش‌برانگیزست، اما می‌تواند یک فرصت بزرگ برای رشد و پیشرفت کاروکاسبی یا سازمان شما باشد، به شرطی که بدانید چگونه باید به آن نزدیک شوید.
در این مقاله کوتاه، نگاهی به مدیریت تغییر سازمانی و نکاتی برای پیمایش آن می‌اندازیم.
چرا مدیریت تغییر سازمانی مهم‌ست؟
تغییر سازمانی برای موفقیت و رشد شرکت‌ها ضروری‌ست. مدیریت تغییر، پذیرش موفقیت‌آمیز و استفاده از تغییرات را در کسب‌وکار یا سازمان هدایت می‌کند. این فرایند به کارکنان اجازه می‌دهد تا دگرگونی را درک کرده و به آن متعهد شوند و در طول دوره‌ی آن به طور مؤثر کار کنند.
بدون مدیریت مؤثر تغییر سازمانی، انتقال شرکت به وضعیت مطلوب از نظر زمان و منابع می‌تواند دشوار و پرهزینه باشد. این تغییرات هم‌چنین می‌توانند منجر به کاهش روحیه کارکنان و توسعه مهارت‌های شایسته شوند. در نهایت، فقدان مدیریت تغییر مؤثر می‌تواند سازمان را به سمت شکست فرایند تغییر سازمانی سوق دهد.
مدیریت تغییر سازمانی چیست؟
تغییر سازمانی به اقداماتی اطلاق می‌شود که در آن یک شرکت یا کسب‌وکار یک جزء اصلی سازمان خود را تغییر می‌دهد، مانند فرهنگ، فناوری‌ها یا زیرساخت‌های زیربنایی که برای عملیات استفاده می‌کند، یا فرایندهای داخلی آن. مدیریت تغییر سازمانی روشی برای اعمال تغییرات برای ایجاد یک راه‌حل موفق است و معمولاً شامل سه مرحله اصلی است: آماده سازی، اجرا و پیگیری.
چه عواملی باعث تغییر سازمانی می‌شود؟
عوامل زیادی تغییر سازمانی را ضروری می‌کند. برخی از رایج‌ترین مواردی که مدیران با آن مواجه هستند عبارتند از:
- رهبری جدید در رأس شرکت یا درون بخش‌های آن
- تغییرات در ساختار تیم سازمانی
- پیاده‌سازی فناوری جدید
- اتخاذ مدل‌های جدید کسب‌وکار
انواع تغییر سازمانی
تغییر سازمانی یک کلیدواژه گسترده است. برخی تغییرات گسترده است: یک تحول اساسی در جنبه‌های مختلف یک شرکت و عمیق. سایر تغییرات عمق کمتری دارند و بر جنبه کوچکی از یک شرکت یا بخش تمرکز می‌کنند.
اندیشیدن به تغییر به عنوان یک طیف از سطحی تا عمیق می‌تواند مفید باشد. از یک طرف، تغییرات تطبیقی را خواهید دید که از بهبودهای جزئی و تکراری سخن می‌گوید. از سوی دیگر، دگرگونی‌های عمیق وجود دارد که در آن تغییرات گسترده و وسیعی دنبال می‌شود.
تغییرات سطحی
تغییرات کوچک و تدریجی هستند که سازمان‌ها برای رفع نیازهایی اتخاذ می‌کنند که در طول زمان تکامل می‌یابند. به طور معمول، این تغییرات اصلاحات و تنظیمات جزئی هستند که مدیران برای اجرای استراتژی‌های کسب‌وکار به خوبی تنظیم و اجرا می‌کنند. در طول دوره تغییر، رهبری ممکن است فرایندها را اضافه، کم یا اصلاح کند.
یکی از نمونه‌های تغییر سطحی سازمانی است که سیستم عامل کامپیوتر خود را از ویندوز ۸ به ویندوز ۱۰ ارتقاء می‌دهد.
تغییرات عمیق
مقیاس و دامنه وسیع‌تری نسبت به تغییرات سطحی دارند. آن‌ها اغلب می‌توانند شامل یک تغییر هم‌زمان در مأموریت و استراتژی، ساختار شرکت یا تیم، افراد و عملکرد سازمانی یا فرایندهای تجاری باشند. به دلیل مقیاس گسترده آن‌ها، این تغییرات اغلب زمان و انرژی قابل‌توجهی را برای اعمال نیاز دارند. اگرچه همیشه اینطور نیست، اما تغییرات عمیق اغلب در پاسخ به نیروهای بیرونی، مانند ظهور یک رقیب جدید یا مسائلی که بر زنجیره تأمین یک شرکت تأثیر می‌گذارد، دنبال می‌شوند.
نمونه‌ای از تغییر عمیق و تحول‌خواه، پذیرش نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری [CRM] است که انتظار می‌رود همه بخش‌ها آن را یاد بگیرند و به کار ببندند.
بسیاری از تغییرات در طیفی بین سطحی و عمیق قرار می‌گیرند. به همین دلیل، مدیران باید درک کنند که فرایند تغییر باید متناسب با چالش‌ها و خواسته‌های منحصربه‌فرد هر موقعیت باشد.
نقش مدیر در تغییر سازمانی
در یک سازمان، هر کارمند نقش متفاوتی در کمک به تغییر دارد. در حالی که بسیاری از کارکنان ممکن است کارهای بسیار دقیقی را انجام دهند، مدیران سطوح ارشد در دوره بلندمدت ممکن است اهداف متفاوتی داشته باشند. حتی در درون مدیریت، رهبران و مدیران وظایف مختلفی را انجام می‌دهند.
برای مثال، رهبران باید با ریسک کردن شجاع به نظر برسند. آن‌ها باید به تصویر کلان کسب‌وکار نگاه کنند و تغییرات سطح بالا را برای شرکت بیان کنند، توضیح دهند که چرا این تغییرات در حال رخ دادن هستند و افراد را برای حمایت از انتقال به وضعیت مطلوب تشویق کنند. برای موفقیت به عنوان یک رهبر، باید با بینش و خردمند باشید و بدانید چه کسی را باید مسئول انجام فرایند مدیریت تغییر کنید.
مدیران بیشتر بر موفقیت‌آمیز کردن انتقال به وضعیت مطلوب کسب‌وکار متمرکز هستند. آن‌ها بر اجرای تغییر با تعیین مراحل گسسته‌ای که باید اتفاق بیفتند و ترتیب آن‌ها تمرکز می‌کنند. مدیران هم‌چنین معمولاً مسئول تخصیص منابع، مانند بودجه و پرسنل، و تعیین چگونگی سنجش موفقیت هستند. در حالت ایده‌آل، رهبران نیز مانند مدیران خواهند بود، اما این وظیفه اصلی یک مدیر است که بداند چگونه فریند تغییر را طراحی، و هدایت کند و شکل دهد.
برای دستیابی به این هدف، مدیران باید طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها را داشته باشند، مانند:
- توانایی برقراری ارتباط واضح و مؤثر – این شامل گوش دادن فعال به تیم و همکارانشان است؛
- سطح بسیار توسعه‌یافته هوش هیجانی
- مهارت‌های سازمانی قوی
- چشمی برای دیدن جزئیات
- مهارت حل مسئله و تصمیم‌گیری
- تفویض اختیار بدون جزئی‌نگری
آمادگی برای تغییر سازمانی
آماده شدن برای تغییر، ضروری است. بنابراین، ابتدا تغییر سازمانی را تعریف کنید. بفهمید که چرا حیاتی است. و حمایت همکاران خود را جلب کنید.
سپس، یک نقشه راه ایجاد کنید که به وضوح موفقیت را بیان و اندازه‌گیری کند. و توضیح دهد که چگونه کسب‌وکار – و کارمندان، مشتریان و حوزه‌های آن – تحت تأثیر قرار خواهند گرفت.
اطمینان حاصل کنید که برنامه فرایند با اهداف کسب‌وکار مطابقت دارد. و طرح اجرایی و پایداری تغییرات سازمانی را ترسیم می‌کند. توجه داشته باشید که چه چالش‌هایی ممکن است ایجاد شود. و به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشید تا بر اساس آن تنظیم کنید. اطمینان حاصل کنید که در طول مسیر پیروزی‌های کوچک را جشن می‌گیرید.
مدیریت تغییر پس از اجرای موفقیت‌آمیز انتقال به وضعیت مطلوب متوقف نمی‌شود. هم در طول فرایند و هم پس از آن، باید به طور مداوم نتایج را ارزیابی کنید. داده‌ها را اندازه‌گیری کنید. کارکنان را در مورد روش‌ها و شیوه‌های تجاری جدید آموزش دهید. و اهداف را در صورت لزوم دوباره تنظیم کنید.
توسعه مهارت‌هایی که برای مدیریت تغییر سازمانی نیاز دارید
بسیاری از رهبران و مدیران در طول زندگی حرفه‌ای خودشان تغییر سازمانی را تجربه می‌کنند. با یادگیری نحوه پیش‌گیری و مقابله با چالش‌های مرتبط با تغییر، می‌توانید مطمئن شوید که به مهارت‌ها و دانش مورد نیاز برای مدیریت آن مجهز هستید.
اگر به دنبال فرصت‌هایی برای بهبود توانایی‌های مدیریت تغییر سازمانی هستید، خودارزیابی با چک‌لیست شایستگی‌های مدیریت و رهبری و ثبت‌نام در دوره جعبه‌ابزار تغییر رهبران گزینه‌هایی‌ست که می‌تواند مهارت‌های دنیای واقعی را در اختیار شما قرار دهد، استراتژی‌های تجاری رایج را به شما آموزش دهد و شما را برای مدیریت و رهبری تغییر آماده کند. هر چالش انتقالی نیازمند یادگیری مهارت‌های جدید در این شرایط ناپایدارست.
