پنج مرحله اصلی و حیاتی در فرایند مدیریت تغییر چیست
فرایند مدیریت تغییر یکی از فرایندهای محوری در رهبری کسب‌وکارست. چراکه کسب‌وکارها باید دائماً تکامل یابند. و برای رویارویی با چالش‌های مختلف آماده باشند. این چالش‌ها می‌تواند شامل تغییرات فناوری، ظهور رقبای جدید، تغییر قوانین، و مقررات، یا روندهای اساسی در اقتصاد باشد. بدون انجام این کار می‌تواند کسب‌وکارتان را به رکود یا بدتر از آن شکست برساند.
تقریباً ۵۰ درصد از همه ابتکارات فرایند مدیریت تغییر سازمانی ناموفق هستند. و نشان می‌دهد که چرا دانستن نحوه برنامه‌ریزی، هماهنگی و اجرای تغییرات یک مهارت ارزشمند برای مدیران و رهبران تجاری‌ست.
آیا به شما مسئولیتی داده شده‌ست تا یک ابتکار تغییر مهم را برای سازمان‌تان مدیریت کنید؟ آیا می‌خواهید دفعه بعد نشان دهید که می‌توانید چنین ابتکاری را رهبری کنید؟ در این یادداشت مروری بر چیستی مدیریت تغییر، گام‌های کلیدی در فرایند مدیریت تغییر آورده می‌شود. هم‌چنین اقداماتی بیان می‌شود که برای توسعه مهارت‌های مدیریتی و مؤثرتر شدن نقش‌تان مهم خواهد بود.
فرایند مدیریت تغییر چیست؟
فرایند تغییر سازمانی به اقداماتی اطلاق می‌شود که یک کسب‌وکار برای دگرگونی یا بهبود بخش مهمی از سازمان انجام می‌دهد. این تغییرات می‌تواند شامل فرهنگ سازمانی، فرایند داخلی، فناوری یا دارایی‌های زیربنایی، سلسله‌مراتب سازمانی یا جنبه‌های مهم دیگر باشد.
فرایند تغییر سازمانی می‌تواند سطحی یا عمیق باشد.
- تغییرات سطحی تغییرات کوچک، تدریجی و تکراری هستند. در این نوع تغییر، سازمان برای تکامل محصولات، فرایند، گردش کار و استراتژی‌های خودش در طول زمان متعهد می‌شود. استخدام یک عضو جدید تیم برای رسیدگی به تقاضای افزایش‌یافته یا اجرای سیاست جدید کاری از خانه برای جذب متقاضیان شغلی واجد شرایط هر دو نمونه‌هایی از تغییرات سطحی و جزیی هستند.
- تغییرات عمیق از نظر مقیاس و دامنه بزرگ‌تر هستند. و اغلب به معنای دگرگونی و خروج چشمگیر و گاه ناگهانی از وضعیت موجودست. راه‌اندازی یک محصول یا بخش تجاری جدید، یا تصمیم به گسترش در سطح جهانی، نمونه‌هایی از دگرگونی تحول‌آفرین هستند.
فرایند مدیریت تغییر، هدایت تغییرات سازمانی به سوی نتیجه‌بخشی‌ست. از اولین مراحل ایده‌پردازی و آماده‌سازی، اجرای تغییر و در نهایت، نهادینه‌سازی‌ست. داشتن یک استراتژی مدیریت مؤثر برای اطمینان از انتقال موفقیت‌آمیز کسب‌وکار و انطباق با هر تغییری بسیار مهم‌ست.
فرایند مدیریت تغییر دارای مجموعه‌ای از شرایط شروع (نقطه الف) و یک نقطه پایانی ثمربخش (نقطه ب)ست. ایستگاه‌هایی که در این بین وجود دارد پویاست و در مراحلی آشکار می‌شود. در اینجا خلاصه‌ای از مراحل کلیدی در فرایند مدیریت تغییر آمده‌ست.
۱. سازمان را برای فرایند تغییر آماده کنید
برای اینکه یک سازمان بتواند با موفقیت تغییرات را دنبال و اجرا کند، باید از لحاظ استراتژیک و فرهنگی آماده باشد. قبل از پرداختن به استراتژیک، ابتدا باید آماده‌سازی فرهنگی برای دستیابی به بهترین نتیجه تجاری انجام شود.
در مرحله آماده‌سازی، مدیر روی کمک به کارکنان برای شناخت و درک نیاز به تغییر متمرکزست. آنها آگاهی را نسبت به چالش‌ها یا مشکلات مختلف پیش‌روی سازمان افزایش می‌دهند که به عنوان آغازگران تغییر و ایجاد نارضایتی از وضعیت موجود هستند. دستیابی به این تمایل اولیه از سوی کارمندانی که به اجرای تغییر کمک می‌کنند، می‌تواند بعداً اصطکاک و مقاومت را از بین ببرد.
۲. ایجاد چشم‌انداز و برنامه‌ریزی برای تغییر
هنگامی‌که سازمان برای پذیرش تغییر آماده شد، مدیران باید یک برنامه کامل و واقع‌بینانه برای تحقق آن ایجاد کنند.
برنامه باید جزئیات زیر را شرح دهد:
- اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می‌کند تا به سمت چه اهدافی حرکت کند؟
- شاخص‌های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه‌گیری می‌شود؟ چه سنجه‌هایی باید جایگزین شوند؟ در حال حاضر وضعیت پایه چگونه‌ست؟
- ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید در هر مرحله بحرانی امضای تأیید را بزند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟
- محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مجزا خواهد بود؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه‌ست؟
در حالی‌که داشتن یک رویکرد ساخت‌یافته مهم‌ست، این طرح باید هر گونه موارد ناشناخته یا موانع را در نظر بگیرد. این موارد و موانع در طول فرایند اجرا ایجاد شود. و برای غلبه بر آن به چابکی و انعطاف‌پذیری نیاز داشته باشد.
۳. اعمال تغییرات
پس از تدوین برنامه، تنها چیزی که باقی می‌ماند اینکه مراحل ذکرشده در آن را برای اجرای تغییر مورد نیاز دنبال کنید. آیا این شامل تغییر ساختار، استراتژی، سیستم، فرایند، رفتار کارکنان یا سایر جنبه‌های شرکت‌ست؟ به ویژگی‌های ابتکار بستگی دارد.
در طول فرایند اجرا، مدیران تغییر باید بر توانمندسازی کارکنان خود متمرکز شوند. تا اقدامات لازم را برای دستیابی به اهداف ابتکار انجام دهند. و هر پیروزی کوچکی را جشن بگیرند. آنها هم‌چنین باید تمام تلاش‌شان را برای پیش‌بینی موانع و جلوگیری، حذف یا کاهش آنها پس از شناسایی انجام دهند. گفت‌وگوی درباره چشم‌انداز سازمان در طول فرایند اجرا بسیار مهم‌ست. تا به اعضای تیم یادآوری شود که چرا تغییر دنبال می‌شود.
۴. نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های شرکت
پس از تکمیل ابتکار تغییر، مدیران تغییر باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضعیت موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییرات سازمانی مرتبط با فرایندهای تجاری مانند گردش کار، فرهنگ و تدوین استراتژی مهم‌ست. بدون برنامه مکفی، کارمندان ممکن‌ست به سمت «روش قدیمی» انجام کارها، به ویژه در دوره گذار، برگردند.
با نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های شرکت، وقوع عقب‌گرد دشوارتر می‌شود. ساختار سازمانی جدید، سامانه نظارت و سیستم تشویق و پاداش همگی باید به عنوان ابزاری برای کمک به تغییر در نظر گرفته شوند.
۵. بررسی پیشرفت و تجزیه‌وتحلیل نتایج
صرفاً به این دلیل که برنامه یک ابتکار تغییر کامل‌ست به این معنی نیست که موفقیت‌آمیز بوده‌ست. انجام تجزیه‌وتحلیل و بازبینی، یا «پروژه پس از مرگ»، می‌تواند به رهبران کسب‌وکار کمک کند تا بفهمند که آیا ابتکار تغییر یک موفقیت، شکست یا مخلوطی از هر دو بوده‌ست. هم‌چنین می‌تواند بینش‌ها و درس‌های ارزشمندی را ارائه دهد که می‌تواند در تلاش‌های تغییر آتی مورد استفاده قرار گیرد.
از خودتان سؤالاتی بپرسید: آیا اهداف پروژه محقق شد؟ اگر بله، آیا این موفقیت در جای دیگری قابل تکرارست؟ اگر نه، چه اشتباهی رخ داده‌ست؟
چگونه می‌توان فرایند تغییر را به طور مؤثر مدیریت کرد
در حالی‌که هیچ دو ابتکار تغییر یکسان نیستند، آنها معمولاً روند مشابهی را دنبال می‌کنند. برای مدیریت مؤثر فرایند تغییر، رهبران کسب‌وکار باید مراحل مربوط به آن را کاملاً درک کنند.
برخی از نکات دیگر برای مدیریت تغییرات سازمانی شامل پرسیدن سؤالاتی مانند موارد زیرست:
- آیا نیروهایی که تغییر را ضروری می‌دانند آن را درک می‌کنند؟ بدون این درک، پرداختن مؤثر به علل زمینه‌ای که تغییر را ضروری کرده‌اند. و توانایی شما برای موفقیت را مختل می‌کند، می‌تواند دشوار باشد.
- آیا نقش‌ها را تعیین کرده و دارید؟ بدون یک برنامه دقیق و استراتژی تعریف‌شده، راه‌اندازی یک ابتکار تغییر تا تکمیل آن می‌تواند دشوار باشد.
- چگونه ارتباط برقرار خواهید کرد؟ مدیریت تغییر موفق مستلزم ارتباط مؤثر هم با اعضای تیم و هم با سهامداران کلیدی‌ست. طراحی یک استراتژی ارتباطی که این واقعیت را تصدیق کند بسیار مهم‌ست.
- آیا موانع احتمالی سفر تغییر را شناسایی کرده‌اید؟ البته پیش‌بینی هر چیزی که بالقوه در یک پروژه اشتباه شود ناممکن‌ست. اما صرف زمان برای پیش‌بینی موانع احتمالی و ابداع استراتژی‌های کاهش قبل از شروع به طور کلی ایده خوبی‌ست.
توسعه مهارت‌هایی که برای موفقیت به آن نیاز دارید
اگر از شما خواسته شده‌ست که یک ابتکار تغییر را در سازمان رهبری کنید. یا می‌خواهید خودتان را برای نظارت بر چنین پروژه‌هایی در آینده قرار دهید. بسیار مهم‌ست که با توسعه مهارت‌هایی که می‌تواند شما را برای انجام آن تجهیز کند. زمینه‌سازی برای موفقیت تغییر را آغاز کنید.
جعبه ابزار تغییر رهبران می‌تواند راهی موثر برای توسعه این مهارت‌ها باشد. و به چندین مزیت دیگر منجر شود. هنگام ارزیابی گزینه‌ها برای آموزش، به دنبال برنامه‌ای باشید که با اهداف شخصی و حرفه‌ای شما همسو باشد. برای مثال، دوره‌ای که بر تغییر سازمانی تأکید دارد.
