سیستم‌سازی رهبری کسب‌وکار
مرحله پنجم: پایش و یادگیری
پایش و یادگیری مرحله پنجم منظومه جامع مدیریت (نجم) است. نجم راهکار رهبری الگوی مشاوره مدیریت هارمونی است. با تعیین، طرح‌ریزی و پیوند استراتژی با برنامه جامع عملیاتی، شرکت اجرای برنامه استراتژیک و عملیاتی خود را آغاز می‌کند. نتایج عملکرد را پایش و براساس یادگیری و اطلاعات جدید اقدام به بهبود عملیات و استراتژی می‌نماید.
شرکت‌ها از جلسات مرور عملیات برای ارزیابی عملکرد بخش‌ها و واحدهای وظیفه‌ای استفاده می‌کنند. همچنین در این جلسات مسائلی را بیان می‌کنند که رخ داده یا هنوز حل نشده‌اند. آنها برای بحث در مورد سنجه‌ها و ابتکارات کارت امتیازی متوازن هر واحد کسب‌وکار این جلسات را تشکیل می‌دهند. در این جلسات روند پیشرفت ارزیابی می‌شود. و از موانع اجرای استراتژی گفت‌وگو می‌شود.
شرکت‌ها با تفکیک جلسات مرور عملیات و استراتژی از یکدیگر از رویارویی با مسائل کوتاه‌مدت عملیاتی و تاکتیکی اجتناب می‌کنند. چراکه باعث دور شدن آنها از مسائل مربوط به اجرا و تغییر استراتژی می‌شود. دو نوع جلسه سؤالات متفاوتی را مورد بررسی قرار می‌دهد.
۱. آیا عملیات شرکت تحت کنترل است؟ (برگزاری جلسات مرور عملیات)
شرکت‌ها با برگزاری جلسات مرور عملیات، عملکردهای کوتاه‌مدت و مسائلی که اخیراً شناسایی‌شده و نیاز به رسیدگی فوری دارند، مورد بررسی قرار می‌دهند. جلسات مرور عملیات با هدف بررسی مسائل مربوط به تناوب زمانی داده‌های مربوط به عملیات، سرعت مورد نظر مدیران برای رسیدگی به اطلاعات فروش و عملیات، و همچنین بسیاری از مسائل تاکتیکی ٰتشکیل می‌شود که به طور مستمر پدید می‌آیند.
اکثر شرکت‌ها این جلسات را در هفته دو بار یا حتی روزانه برای مرور داشبوردهای عملیات، فروش، سفارش‌ها و حمل و نقل‌ها و همچنین رسیدگی به موضوعات کوتاه‌مدتی که اخیراً رخ داده است نظیر شکایات مشتریان کلیدی، تحویل‌های دیرهنگام، محصولات معیوب، از کارافتادگی دستگاه، کسری نقدینگی، غیبت طولانی کارمند کلیدی یا فرصت جدید شناسایی‌شده فروش تشکیل می‌دهند. جلسات مرور عملیات معمولاً مربوط به واحدها و بخش‌های وظیفه‌ای سازمان است که منجر می‌شود تا تخصص و تجربه کارکنان در حل موضوعات روزانه بخش‌هایی نظیر فروش، خرید، تدارکات، مالی و عملیات به کار گرفته شوند. این جلسات باید کوتاه، با تمرکز بالا، اطلاعات‌محور و عمل‌گرا باشد.
۲. آیا استراتژی خود را مناسب و عالی اجرا می‌کنیم؟ (برگزاری جلسات مرور استراتژی)
معمولاً شرکت‌ها به منظور گردآوردن تیم رهبری برای مرور روند پیشرفت استراتژی، جلسات ماهانه مرور استراتژی را برگزار می‌کنند. وظیفه تیم رهبری بحث در مورد این است که آیا استراتژی در مسیر درستی قرار دارد، یافتن نقاط بروز مسائل در فرایند اجرای استراتژی، تلاش برای تشخیص علت بروز مسائل، ارائه پیشنهادهای عملی برای رفع علت بروز مسائل و تعیین مسئولیت برای دستیابی به عملکردهای موردنظر است. چنانچه از دیدگاه چرخه دمینگ [PDCA: برنامه، اجرا، بررسی، اقدام) به استراتژی و حل مسائل آن نگاه کنیم، جلسات مرور استراتژی به منزله مراحل بررسی و اقدام در چرخه مذکور برای اجرای استراتژی است.
صاحبان مضمون استراتژیک پیش از تشکیل جلسه، اطلاعات مربوط به سنجه‌ها و ابتکارات استراتژیک را توزیع می‌کنند. زمان این جلسه بر مباحثی در مورد برنامه‌های اجرایی و انتخاب آنها برای رسیدگی به مسائلی که از زمان تشکیل آخرین جلسه مرور استراتژی رخ داده است، متمرکز خواهد بود. از آنجایی که بحث‌های جامع در مورد هر هدف، سنجه ابتکار استراتژیک، زمان بسیار زیادی را در هر جلسه ماهانه می‌طلبد، شرکت‌ها هر جلسه مرور استراتژی خود را تنها به یک یا دو مبحث اختصاص می‌دهند تا به این ترتیب بتوانند هر مضمون و هدف را دست کم هر سه ماه یک بار مورد بحث و بررسی دقیق قرار دهند.
گام‌های پایش و یادگیری
پایش و یادگیری در «منظومه جامع مدیریت (نجم)» فرایندی منسجم و خروجی‌محور است که به ترتیب مراحل زیر انجام می‌شود.
۱-۵- برگزاری جلسات مرور عملیات
۲-۵- برگزاری جلسات مرور استراتژی
۳-۵- مدیریت ابتکارات استراتژیک
۴-۵- مرور برنامه‌ها و فرایندهای مدیریت ریسک
بوم رهبری کسب و کار
