1. خانه
  2. مقالات
  3. رهبری
  4. چگونه جلسات مؤثر برگزار کنیم

چگونه جلسات مؤثر برگزار کنیم

جلسات موثر

چگونه جلسات مؤثر برگزار کنیم

5/5 - (9 امتیاز)

جلسات کمتر، تمرکز بر نتایج و انجام کارهای درست بیشتر

جلسات موثر را چگونه برگزار کنیم (۲۰۲۱) راهنمای تبدیل جلسات طولانی و غیرمؤثر به جلسات مفید با طراحی خوب‌ست. این جلسات موثر همکاری را تشویق می‌کند و نتیجه می‌دهد. این کتاب از تعریف مقصود جلسه‌ای برای کمک به افراد در انجام وظایف آغاز می‌شود. و تا توضیح چگونگی رفع موانع به تشریح بهترین راه برای دریافت بیشتر از هر جلسه‌ای می‌پردازد.

 

گراهام آلکات کارآفرین و سخنران و هم‌چنین بنیانگذار شرکت تینک پروداکتیو [Think Productive]ست. شرکتی که به بهبود بهره‌وری و رفاه در سازمان‌هایی مانند هاینکن و ای‌بی کمک کرده‌ست. آلکات هم‌چنین میزبان پادکست تجاری بیزینس بیزی [Beyond Busy] و نویسنده چندین کتاب از جمله کتاب پرفروش چگونه یک نینجای بهره‌وری باشید است. هایلی واتس یک نینجای بهره‌وری در شرکت تینک پروداکتیو [Think Productive]ست، جایی که او مشتریان را آموزش می‌دهد تا از زمان‌شان بهتر استفاده کنند و روابط‌شان را با کار بهبود بخشند. قبل از پیوستن به تینک پروداکتیو، او با مشاغل مختلف و مؤسسات خیریه همکاری می‌کرد. جلسات موثر

این کتاب چه‌چیزی برای من دارد؟ نحوه طراحی جلسات موثر را بیاموزید!

به طور متوسط ​​یک کارمند تقریباً ۲۳ روز در سال را در جلسات می‌گذراند. این آمار خنده‌دار نیست؟! بدتر از آن، به گفته کارکنان، نیمی از این جلسات اتلاف وقت‌ست.

 

لازم نیست این گونه باشد. جلسات فرصت‌های خوبی برای مشارکت در موضوعات مهم و ایجاد تأثیر هستند. مشکل اینکه اکثر ما – و این احتمالاً شامل شما نیز می‌شود – در برنامه‌ریزی و اجرای جلسات بسیار ضعیف هستیم. خوشبختانه، بخش‌های مختلف این خلاصه‌کتاب به کمک شما آمده‌ست. تا مراحل عملی و آسان برای طراحی جلسات مهم را به اشتراک بگذارند. جلسات موثر

برای طراحی جلسات موثر و پربار، ابتدا هدف آن را مشخص نمایید.

در اینجا یک سناریو وجود دارد: گاوین باید جلسه‌ای تیمی ترتیب دهد. بنابراین، او زمان و مکان مناسب را مشخص و دعوت‌نامه‌ها را ارسال می‌کند. سپس او به سادگی منتظر ملاقات با شرکت‌کنندگان‌ست. اما وقتی بالاخره روز به پایان می‌رسد، هیچ‌کس این جلسه را مفید یا پربار نمی‌داند.

 

بعد چه اتفاقی می‌افتد؟ خُب، مانند بسیاری از مردم، گاوین فقط بر خودِ جلسه تمرکز کرد. کاری که او باید انجام می‌داد توجه به اتفاقاتی است که در خارج از اتاق جلسات رخ داده‌ست. با توجه به قاعده ۴۰-۴۰-۴۰ نویسندگان کتاب، هم سازمان‌دهندگان و هم شرکت‌کنندگان باید ۴۰ درصد زمان و انرژی مربوط به جلسات را برای آماده‌سازی جلسات و ۲۰ درصد را در خودِ جلسات صرف کنند. ۴۰ درصد باقی‌مانده برای پیگیری موثرست. جلسات موثر

 

این ۴۰ درصد اولیه پایه و اساس بهره‌وری را ایجاد می‌کند. و اولین آجر این بنا چیست؟ هدف.

هدف

هدف، خروجی یک جلسه را روشن می‌کند و نه تنها افرادی که باید در آن جلسه شرکت کنند. بلکه آنچه را مشخص می‌کند که از آنها انتظار می‌رود. هم‌چنین باعث می‌شود که مکالمه را در جهت درست هدایت کنيد. حتی جلسات منظم، مانند گردهمایی‌های هفتگی تیم‌ها، باید هر بار هدف متفاوتی داشته باشند.

 

برای تعیین هدف جلسه، با شرکت‌کنندگان بالقوه درباره موضوعاتی حرف بزنید که باید مورد بحث قرار گیرد. سپس از این اطلاعات برای نوشتن بیانیه هدف بهره ببرید. یک یا دو جمله توضیح می‌دهد که این جلسه باید درباره چه‌جیزی برگزار شود. به عنوان مثال، در پایان این جلسه، ما درباره اولویت‌های اصلی کمپین ماه آینده تصمیم‌گیری کرده‌ایم. «بیانیه هدف را زودتر به اشتراک بگذارید تا افراد بفهمند جلسه درباره چیست. و بتوانند درباره حضور یا عدم حضور در آن تصمیم بگیرند». جلسات موثر

 

بعد، جلسه را طوری برنامه‌ریزی نمایید که در واقع به هدفش برسد. برای انجام این کار، یک دستور کار تهیه کنيد که شامل موضوعات مورد بحث، زمان اختصاص داده‌شده برای هر یک و شخص پاسخگو باشد. هرچه جزئیات بیشتری ارائه دهید، آمادگی برای افراد راحت‌تر خواهد بود.

 

اگر مطمئن نیستید که دستور کار باید شامل چه مواردی باشد، چند روش وجود دارد که می‌توانید بیازمایید. یکی اینکه تصور کنید دستور کار داستانی با شروع، میانه و پایان‌ست. در ابتدا مسائل مورد بحث و زمینه آنها را بررسی کنید. سپس، در وسط، به راه‌حل‌ها یا مسیرهای رو به جلو بروید. پایان برای تعیین مراحل بعدی‌ست. رویکرد دیگر اینکه دستور کار را پیرامون سؤالات، چرایی، چه زمانی، چگونه، کجا و چه‌کسی تنظیم کنیم. سپس جلسه‌ای را صرف پاسخگویی به هر سؤالی کنید که مربوط به بیانیه هدف‌ست. جلسات موثر

 

مانند بیانیه هدف، دستور جلسه باید قبل از جلسه به همراه هرگونه اطلاعات مربوطه ارسال شود تا به آمادگی شرکت‌کنندگان کمک کند.

شیوه‌نامه‌ها کمک می‌کنند تا جلسات موثر به صورت روان اجرا شوند.

تصور کنید روزی را با رانندگی آغاز می‌کنید و متوجه شدید که ناگهان هیچ قانون راهنمایی و رانندگی وجود ندارد. هیچ قانونی وجود ندارد و چراغ راهنمایی یا علامت جاده‌ای در پیش روی شما نیست. جلسات موثر

 

به احتمال زیاد، شما یک صحنه بسیار آشفته را به تصویر می‌کشید، با بوق زدن زیاد و تصادفات متعدد در هر لحظه. خوشبختانه اکثر جاده‌ها دارای قوانین و نشانه‌هایی هستند. و وقتی مردم از آنها پیروی می‌کنند، تردد به صورت روان انجام می‌شود.

 

اگر راه‌ها را مشخص نکنید، جلسات نیز مانند جاده‌ها می‌توانند آشفته یا حداقل بی‌ثمر باشند. به همین دلیل‌ست که بخشی از طراحی یک جلسه شامل اندیشیدن درباره شیوه‌نامه‌هاست. جلسات موثر

انتظارات و تعاملات

در جلسات، شیوه‌نامه‌ها انتظارات را تعیین و نحوه‌ی رفتار و تعامل شرکت‌کنندگان با یکدیگر را هدایت می‌کنند. آنها شامل قوانین اساسی درباره پرسیدن سؤالات، به اشتراک گذاشتن نظرات و جلب توجه فردی‌ست که جلسه را اداره می‌کند. خُب، قبل از جلسه، باید به این شیوه‌نامه‌ها بیاندیشید. سپس، هنگامی که شرکت‌کنندگان وارد می‌شوند، مطمئن شوید که آنها را به وضوح با آنها در میان می‌گذارید.

 

یکی از شیوه‌نامه‌های کلیدی که باید مورد توجه قرار گیرد، استفاده از تلفن همراه در طول جلسه‌ست. تلفن همراه از نظر طراحی اعتیادآور هستند. اعلان‌هایی که مردم هنگام دریافت پیام‌های جدید می‌شنوند یا می‌بینند باعث ترشح دوپامین می‌شود. دوپامین یک ماده شیمیایی مغز که باعث ایجاد لذت می‌شود. این امر افراد را تشویق می‌کند که تلفن‌های‌شان را به طور مداوم چک کنند. و در جلسات، آنها را منحرف می‌کند و از حضور کامل آنها جلوگیری می‌کند. جلسات موثر

 

چندین راه برای جلوگیری از اختلال تلفن‌ها در جلسات وجود دارد. یکی از شرکت‌کنندگان می‌خواهد تلفن‌های‌شان را تا زمان استراحت یا پایان جلسه کنار بگذارند. ممکن‌ست بخواهید یک جعبه کوچک به طور خاص برای این منظور در دست داشته باشید. اگر جلسه آنلاین‌ست، از افراد بخواهید تلفن‌های‌شان را در اتاق دیگری بگذارند. همچنین برنامه‌هایی وجود دارد که به افراد کمک می‌کند از تلفن‌های‌شان دور شوند، مانند برنامه فورست [Forest]. می‌توانید افراد را تشویق نمایید تا در ابتدای جلسه یکی از این موارد را انجام دهند.

 

و از آنجا که جلسات بیشتر و بیشتر بصورت آنلاین برگزار می‌شود. مهم‌ست که درباره شیوه‌نامه‌ها درباره مسائل مربوط به فناوری فکر کنیم. اینها شامل روشن نگه داشتن دوربین‌ها برای تعامل بهتر هستند. و آنچه مردم می‌توانند برای برطرف کردن اشکالات انجام دهند. اگر افراد خارجی با مسائل فنی برخورد می‌کنند. شیوه‌نامه‌های شما باید شامل آگاهی از آنها و فرایند تماس با آنها باشد.

برای تحقق هدف جلسات موثر، افراد مناسب را دعوت کنيد و آنها را در نقش‌های مناسب قرار دهید.

آیا تا به حال به این نتیجه رسیده‌اید که در جلسه‌ای نشسته‌اید و می‌پرسید چرا از شما خواستند که شرکت نمایید؟ شاید بحث مهم بود، اما هیچ ارتباطی با حوزه‌ی شما نداشت. بنابراین شما هیچ مشارکتی نداشتید. جلسات موثر

 

دعوت افراد اشتباه به جلسات بیشتر از آنچه باید اتفاق بیافتد رخ می‌دهد. و فقط وقت افراد را هدر نمی‌دهد. بلکه باعث می‌شود که جلسات موثر برگزار نشود. درباره آن بیاندیشید: شما می‌توانید یک بیانیه هدف عالی داشته باشید، اما اگر افراد مناسب در جلسه نباشند، نمی‌توانید آن را محقق سازید. جلسات موثر

 

یک روش انتخاب خوب اینکه افرادی را که تجربه یا دیدگاه‌های متفاوتی درباره موضوع مورد نظر دارند، در نظر بگیریم. برای هر فردی که انتخاب می‌کنید، دلیل این کار را واضح بیان کنید. وقتی آنها را دعوت می‌کنید، توضیح دهید که چرا به مشارکت آنها نیازست.

شرکت‌کنندگان

هم‌چنین تفکر دقیق درباره شرکت‌کنندگان به کاهش تعداد افراد در جلسه کمک می‌کند. اگر تعداد زیادی از افراد شرکت کنند، انجام یک گفت‌وگوی سازنده دشوارست. به دلیل اینکه کانال‌های ارتباطی به طور تصاعدی هر چه تعداد بیشتری از افراد را شامل می‌شود افزایش می‌یابد. به عنوان مثال، وقتی دو نفر همدیگر را ملاقات می‌کنند، فقط باید ایده‌های‌شان را به یکدیگر منتقل و یک کانال ارتباطی واحد ایجاد کنند. هنگامی که بیش از دو نفر همدیگر را ملاقات می‌کنند، کانال‌های ارتباطی چند برابر می‌شود. بنابراین هرچه تعداد شرکت‌کنندگان در جلسه کمتر باشد، برقراری ارتباط راحت‌تر خواهد بود. جلسات موثر

 

اکنون، اندیشیدن درباره افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند تنها به این نیست که افراد چه چیزی را روی میز می‌آورند. یا چگونه به راحتی با افراد ارتباط برقرار می‌کنند. بلکه شامل اختصاص نقش‌های خاص برای کمک به هموار بودن جلسه‌ست. جلسات موثر

 

مهم‌ترین نقش ریاست جلسه‌ست. این شخص گفت‌وگو را مطابق بیانیه هدف و دستور کار نگه می‌دارد. و اطمینان می‌دهد که افکار همه‌ی افراد شنیده می‌شود. اگر درخواست جلسه دارید، ممکن‌ست ریاست آن طبیعی باشد. اما این همیشه بهترین گزینه نیست. ممکن‌ست بخواهید به طور فعال در بحث شرکت کنيد. در این صورت، از شخص دیگری بخواهید که ریاست آن را بر عهده بگیرد. هر کسی را که انتخاب می‌کنید باید هدف جلسه را بفهمد. و مهارت‌های خوب گوش دادن و تسهیل‌گری را داشته باشد. جلسات موثر

 

نقش‌های مهم دیگر نقش دبیری و زمان‌دارست. زمان‌دار بحث را به زمان اختصاص‌داده‌شده محدود می‌کند، به عنوان مثال، هنگام فرا رسیدن زمان جمع‌بندی یک دستور کار، هشدارهای پنج دقیقه‌ای می‌دهد. دبیر خلاصه‌ای از بحث، نکات عملی یا جزئیات صحبت‌های هر یک از شرکت‌کنندگان را یادداشت می‌کند. برای هر نقش، از قبل با افراد تماس بگیرید. و به آنها اطلاع دهید که دوست دارید آنها چه کار کنند.

در طول جلسات موثر، در صورت لزوم تنفس و مشارکت‌کنندگان غالب را مدیریت نمایید.

بنابراین شما به بیانیه‌ی هدف فکر کرده‌اید. شما دستور کار را برنامه‌ریزی کرده‌اید، شیوه‌نامه‌هایی ایجاد کرده‌اید و شرکت‌کنندگان را با دقت انتخاب کرده‌اید. حالا نوبت جلسه‌ست! اما قبل از شروع، به قاعده ۴۰-۲۰-۴۰ بیاندیشید. در این مرحله، شما باید ۲۰ درصد از توجهی را به کار بگیرید که به طور کلی به جلسه اختصاص می‌دهید. جلسات موثر

 

وقتی جلسه شروع می‌شود، هدف را به همه یادآوری کنيد و شیوه‌نامه‌ها را به اشتراک بگذارید. این را با دور معرفی دنبال نمایید، که طی آن شرکت‌کنندگان توضیح می‌دهند که آنها کی هستند و دلایل حضورشان چیست. درخواست از افراد برای به اشتراک گذاشتن چیزهای مثبت – حتی اگر غیر مرتبط باشد – می‌تواند به تعیین لحن جلسه کمک کند. و همانطورکه وارد جلسه می‌شوید، رعایت چند نکته باعث می‌شود که جلسه بدون مشکل پیش برود. جلسات موثر

 

جلسات موثر برای صحبت درباره مسائل یا ایده‌های طوفان مغزی‌ست. با این حال، توقف گفت‌وگو می‌تواند به همان اندازه مفید و مؤثر باشد.

سه نوع تنفس

از سه نوع تنفس می‌توان در جلسات موثر استفاده کرد. تنفس‌های عملی به شرکت‌کنندگان این فرصت را می‌دهد تا دوباره انرژی‌شان را بازایابی کنند. یک جلسه طولانی به اندازه یک روز، استراتژی باید شامل تنفس‌های عملی در هر ساعت باشد. اگر اطلاعات زیادی به اشتراک گذاشته می‌شود، اجرای یک تنفس بازتابی به افراد امکان می‌دهد یادداشت کنند. فکر کنند یا به سادگی به ذهن‌شان استراحت دهند. در نهایت، تنفس‌های راهبردی برای کمک به افراد در شرایط تنش‌زا، یا شرکت‌کنندگان در بحث‌های گروهی کوچک‌تر بسیار مناسب‌ست. آنها هم‌چنین می‌توانند از مراقبه استفاده کنند. جلسات موثر

 

گاهی اوقات، افراد نیاز به استراحت بیشتری نسبت به سایر شرکت‌کنندگان دارند. وقتی یک نفر وارد بحث و گفت‌وگو می‌شود، برای به اشتراک گذاشتن افکارش برای بقیه به سختی می‌افتد. خوشبختانه راه‌هایی برای حل این مشکل وجود دارد. می‌توانید در حاشیه میز جلسات در اتاق کار کنید و از افراد بخواهید به نوبت کمک کنند. یا افراد می‌توانند ایده‌های‌شان را بر روی یک یادداشت چسبان بنویسند و از دیگران بخواهید نظرات‌شان را به آن اضافه کنند. گزینه دیگر اینکه شرکت‌کنندگان را گروه‌بندی و از آنها بخواهید درباره مسائل خاص‌تری بحث کنند. جلسات موثر

 

اما اگر مشارکت‌کننده بیشتر از دیگران بر جلسه تسلط دارد، چه می‌شود؟ این می‌تواند زمانی اتفاق بیفتد که شخصی دارای موقعیت یا تجربه زیادی باشد، و در نتیجه، دیگران به سادگی با ایده‌های آنها موافق هستند. حتی یک اصطلاح برای آن وجود دارد که توسط کارآفرین آویناش کاوشیک ابداع شده‌ست. این بالاترین اثر نظر شخص پرداخت شده‌ست. یعنی اثر های‌پو [HiPPO]. جلسات موثر

 

برای مقابله با اثر های‌پو [HiPPO]، از شخص مورد نظر بخواهید آخر از همه صحبت کند. این احتمال تأثیرگذاری او بر سایر شرکت‌کنندگان را کاهش می‌دهد. اگر های‌پو [HiPPO] در جلسه شما هستید، سعی کنید زمان بیشتری را صرف پرسیدن نمایید تا پاسخ دادن.

پیگیری مفید چیزی‌ست که جلسات موثر را ارزشمند می‌کند.

بارها و بارها، رهبران جهانی گرد هم می‌آیند و درباره یک موضوع مهم – به عنوان مثال تغییرات آب و هوا، بحث می‌کنند. آنها روزها را به گوش دادن به متخصصان، به اشتراک گذاشتن نظرات و بحث درباره راه‌حل‌های ممکن اختصاص می‌دهند. در حالت ایده‌آل، رهبران با برنامه عملیاتی ترک می‌کنند که می‌توانند اجرا کنند. جلسات موثر

 

اما اگر پس از اجلاس سران به سادگی به خانه بروند. و برای مقابله با آنچه درباره آن بحث می‌کردند، کاری انجام ندهند، چه می‌شود؟ تمام تلاش برای برنامه‌ریزی و حضور در اجلاس بی‌معنی خواهد بود. اما این تنها درباره مسائل بزرگ و مهم جهانی صدق نمی‌کند. در واقع، همین اصل درباره هر جلسه‌ای صدق می‌کند: اگر به دنبال آن اقدامی صورت نگیرد، بنابراین اتلاف وقت‌ست. جلسات موثر

 

پیگیری مؤثر ۴۰ درصد نهایی قاعده ۴۰-۲۰-۴۰ست. و تحقق بخشیدن به آن با اطمینان از اینکه صورتجلسه دقیقاً نشان می‌دهد که چه اتفاقی باید بیفتد و چه کسی مسئول آن‌ست. جلسات موثر

پیگیری موثر

کارهای بعدی پس از جلسه به دو صورت انجام می‌شود. اقدامات بعدی و نتایج تفویض‌شده. اقدامات بعدی وظایف واضح و مشخصی هستند که انتظارات آنها مشخص شده‌ست. مانند پیدا کردن مقداری پول در بودجه شرکت و به اشتراک گذاشتن این اطلاعات با همکاران از طریق ایمیل. نتایج تفویض‌شده نتایجی هستند که افراد خاصی مسئول آن هستند. و این افراد مختارند که بهترین راه را برای دستیابی به آن نتایج تعیین کنند. به عنوان مثال، اگر مدیری مجبور باشد یک استراتژی بازاریابی برای یک محصول تدوین کند، تعیین اقدامات مربوط به آن کاملاً به عهده اوست. جلسات موثر

 

روش‌های متعددی وجود دارد که افراد را در تکمیل اقدامات بعدی و نتایج تفویض‌شده آسان‌تر می‌کند. یکی اینکه آنها را در طول جلسه واقعی شروع کنيد. شما می‌توانید ده دقیقه آخر جلسه را به شروع کارهای مختلف اختصاص دهید، چه این به معنای برقراری تماس تلفنی باشد یا نحوه انجام کار را روشن کند.

 

شیوه‌ی دیگر سازماندهی ساعت قدرت‌ست. این یک جلسه‌ست که به طور خاص برای کار بر روی موارد عملی از جلسات کار می‌کند. نحوه کار در اینجا این‌گونه‌ست که گروه چند دقیقه‌ای را صرف بررسی می‌کند و همه آنها می‌گویند که قصد دارند روی چه چیزی کار کنند. پس از آن یک ساعت کار فردی شدید انجام می‌شود. و قسمت بزرگ اینکه شرکت‌کنندگان مجبور نیستند روی موارد عملی همان جلسات کار کنند. ساعت قدرت می‌تواند یک گردهمایی منظم باشد تا به همه در انجام وظایف جلسات مختلف‌ سرعت بیشتری ببخشد. جلسات موثر

 

تسهیل پیگیری‌های سازنده مانند این بدان معناست که جلسات شما فقط برنامه‌ریزی و اجرا نمی‌شوند، بلکه تأثیرش را نیز خواهند داشت.

ایجاد عادات خوب جلسات نیاز به تعادل بین رفتارهای یین و یانگ دارد.

آیا تا به حال درباره مفهوم یین و یانگ چیزی شنیده‌اید؟ این برگرفته از فلسفه چین باستان و می‌آموزد که جهان از دو انرژی متضاد تشکیل شده‌ست. یین انرژی نرم، پذیرنده و منفعل‌ترست، در حالی که یانگ تهاجمی و عمل‌گراست. جلسات موثر

 

هر دو انرژی یین و یانگ در محیط‌های کاری وجود دارد. نکته جالب درباره آنها اینکه، اگرچه متضاد یکدیگر هستند، اما یکدیگر را تکمیل می‌کنند. بنابراین هرجا که انرژی یین وجود دارد، کمی یانگ باید پمپاژ شود و بالعکس. این امر درباره نحوه برخورد و اداره جلسات نیز صدق می‌کند. جلسات موثر

 

بیایید با انرژی یین شروع کنیم. آوردن این موضوع در جلسات به معنی گوش دادن به همکاران، بررسی ایده‌های جدید و کار هماهنگ‌ست. و چند روش وجود دارد که می‌تواند به شما در انجام این کار کمک کند. جلسات موثر

آرامش

اولین مورد اینکه تا آنجاکه ممکن‌ست آرام باشید. این به شما این امکان را می‌دهد که به طور کامل در جلسات حضور داشته باشید تا بتوانید شرکت کرده و به نظرات و مشارکت دیگران گوش دهید. تمرین بعدی ذهن‌آگاهی‌ست، به این معنی که از احساسات‌تان آگاه باشید تا درگیر آنها نشوید و به طور بالقوه مکالمات را از خط خارج کنید. آخرین تمرینی که انرژی یین را تقویت می‌کند، ارزش‌گذاری افراد در جلسات شماست. و این کار را با توجه به آنها و نشان دادن قدردانی از نظرات آنها انجام می‌دهید. جلسات موثر

 

در حال حاضر، اگر فقط انرژی یین را در جلسات به ارمغان بیاورید، آنها خوشایند و مشارکتی هستند، اما چندان مولد نیستند. به همین دلیل شما نیز به دوز کافی انرژی یانگ نیاز دارید. جلسات موثر

انرژی

انرژی یانگ به شما این امکان را می‌دهد که چشم‌اندازتان را بر روی یک هدف قرار دهید و به طور جدی بر اقدامات مورد نیاز برای رسیدن به آن تمرکز کنید. برای استناد به آن، با شرکت در جلسات کمتری شروع کنید تا زمان، انرژی و توجه‌تان را نگه دارید. به جای رفتن به هر جلسه‌ای که به آن دعوت شده‌اید، سعی کنید فقط از هر سه جلسه یک جلسه شرکت کنید یا در صورت امکان همکارتان را بفرستید. همچنین می‌توانید خط‌مشی‌های شخصی مانند تعداد مشخصی از ساعات جلسه در هفته یا عدم ملاقات در روزهای خاص ایجاد کنید.

 

در جلساتی که برای حضور در آنها انتخاب می‌کنید، با تمرکز بر بهره‌وری، انرژی یانگ را ارائه کنید. یک راه برای انجام این کار تشویق جلسات کوتاه‌ترست. به جای یک ساعت جلسه کامل، پیشنهاد کنید که بحث را در حدود ۴۰ دقیقه به پایان برسانید. و در پایان هر جلسه، همیشه بپرسید که چه اقداماتی برای پیشرفت لازم‌ست. و تعیین کنید که چه کسی مسئول تکمیل آنها خواهد بود. جلسات موثر

خلاصه نهایی

جلسات موثر مستلزم برنامه‌ریزی متفکرانه از قبل و اقدامات متمرکز پس از آن‌ست. با تعیین هدف مشخص برای جلسه و ایجاد دستور کار جهت دستیابی به آن هدف شروع کنید. با در دست داشتن این موارد، افرادی را دعوت کنید که ارزشمندترین مشارکت را خواهند داشت. به همه فرصتی عادلانه بدهید تا افکارشان را در طول جلسه به اشتراک بگذارند و موارد عملی دقیق را ثبت کنند. و برای اطمینان از تکمیل این موارد، ساعت‌های قدرت را سازماندهی کنید که به افراد اجازه می‌دهد تا بر روی وظایف فردی‌شان کار کنند. جلسات موثر

مشق تغییر

تجربه‌‌تان را در جلسات اجباری ارتقاء دهید. هنگامی‌که در طرف دیگر درخواست جلسه‌ای قرار می‌گیرید، هنوز راه‌هایی وجود دارد که بتوانید از وقت باارزش‌تان بهزه ببرید. اگر دستورجلسه نامشخص به نظر می‌رسد، از سازمان‌دهنده جلسه اطلاعات بیشتری بخواهید تا بتوانید از قبل آماده شوید و تا آنجا که می‌توانید مشارکت کنید. شفاف‌سازی دستور کار حتی ممکن‌ست به شما کمک کند فرد مناسب‌تری را برای حضور در جلسه‌تان بشناسید. و اگر موظف هستید به جلسه‌ای بروید که احساس می‌کنید بی‌ربط‌ست، چند دقیقه قبل از آن را صرف پاک‌سازی افکارتان کنید و تا جایی که می‌توانید تمرکزتان را بالا ببرید. جلسات موثر

 

شما می‌توانید این کتاب را از انتشارات چیتگرها تهیه کنید.

 

دوره رهبری کسب‌وکار

امتیاز به این مطلب

5/5 - (9 امتیاز)

مطالب بیشتر

برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
جلسات موثر
شما هم می‌توانید تغییر را رهبری کنیدبیشتر بدانید
+