اگر می خواهید یک رهبر مؤثر باشید، باید در ارتباط موثر عالی باشید. در واقع موفقیت کسب‌وکارتان به آن متکی است.

طبق گزارشی از واحد اطلاعات اکونومیست (pdf)، ارتباط ضعیف در مقابل ارتباط موثر می‌تواند منجر به روحیه پایین، اهداف از دست رفته عملکرد و حتی از دست دادن فروش شود. یک مطالعه جداگانه نشان داد که ارتباطات ناکافی می‌تواند به طور متوسط ۶۴.۲ میلیون دلار در سال برای شرکت‌های بزرگ هزینه داشته باشد، در حالی که سازمان‌های کوچکتر در معرض خطر از دست دادن ۴۲۰,۰۰۰ دلار در سال هستند.

اما ارتباط موثر بیشتر از نتیجه نهایی تأثیر می‌گذارد. برای رهبران، این چیزی است که آنها را قادر می‌سازد تا تیم خود را حول یک چشم‌انداز مشترک جمع کنند، کارکنان را توانمند سازند، اعتماد ایجاد کنند و تغییرات سازمانی را با موفقیت انجام دهند.

چرا ارتباطات در رهبری مهم است؟

رهبر کسی است که با توانمند ساختن اطرافیان خودش برای یک حرکت متمرکز، مداوم و ملایم در جهت اهداف مشترک، تغییرات مثبت و تدریجی را القاء می‌کند. قدرتمندترین ابزار یک رهبر برای انجام این کار، ارتباطات است.

ارتباط موثر برای جلب اعتماد، همسو کردن تلاش‌ها در جهت دستیابی به اهداف و ایجاد تغییرات مثبت حیاتی است. هنگامی که ارتباطات وجود ندارد، اطلاعات مهم می‌تواند به اشتباه تفسیر شود. و باعث آسیب دیدن روابط و در نهایت ایجاد موانعی شود که مانع پیشرفت می‌شود.

اگر علاقه‌مند به تقویت قابلیت‌های رهبری خودتان هستید، در این یادداشت هشت مهارت ارتباطی وجود دارد که به آنها نیاز دارید تا در نقش رهبری مؤثرتر باشید.

۱. توانایی تطبیق سبک ارتباطی شما

واحد اطلاعات اکونومیست (pdf)، سبک‌های مختلف ارتباطی شایع‌ترین علت ارتباط ضعیف هستند. و می‌توانند منجر به مسائل مهم‌تری مانند اولویت‌های نامشخص و افزایش استرس شوند.

ضروری است که سبک رهبری خود را شناسایی کنید تا بتوانید درک بهتری از نحوه تعامل و درک شما با کارکنان در سراسر سازمان داشته باشید. برای مثال، اگر یک رهبر اقتدارگرا هستید، احتمالاً چشم‌انداز روشنی برای دستیابی به موفقیت دارید و تیم خود را بر این اساس هماهنگ می‌کنید. در حالی‌که این سبک یک رویکرد موثر برای برخی رهبران است، ممکن است برای دیگرانی که به دنبال استقلال و خودمختاری بیشتر در نقش خودشان هستند، بی‌فایده باشد.

انگیزه‌های هر کارمند متفاوت است، بنابراین دانستن این موضوع ضروری است که چگونه ارتباطات‌تان را برای تأثیرگذاری بر دیگران و رسیدن به اهداف سازمانی تنظیم کنید.

۲. گوش دادن فعال

رهبران موثر می‌دانند چه زمانی باید صحبت کنند و مهم‌تر از آن چه زمانی نیاز به گوش دادن دارند. با پرسیدن نظرات، ایده‌ها و بازخورد کارمندان نشان دهید که آنها برایتان مهم هستند. و هنگامی‌که آنها حرفشان را به اشتراک گذاشتند، فعالانه در گفت‌وگو شرکت کنید. سؤالاتی را بپرسید، از آنها به توضیح بیشتری بخواهید و یادداشت‌برداری کنید.

مهم این است که در لحظه بمانید و از وقفه اجتناب کنید. تمرکز خود را روی کارمند و آنچه که آنها می‌گویند حفظ کنید. برای رسیدن به این هدف، همچنین باید هرگونه مزاحمتی از جمله صدای مداوم تلفن همراه یا بررسی ایمیل‌های دریافتی را کنار بگذارید.

۳. شفافیت

در نظرسنجی انجمن مدیریت آمریکا، بیش از یک سوم مدیران ارشد، مدیران و کارمندان گفتند که «به سختی» می‌دانند در سازمانشان چه می‌گذرد. شفافیت می‌تواند کمک زیادی به از بین بردن این مانع ارتباطی کند.

با صحبت آشکار در مورد اهداف، فرصت‌ها و چالش‌های شرکت، رهبران می‌توانند در بین تیم‌شان اعتماد ایجاد و محیطی را خلق کنند که در آن کارکنان احساس قدرت برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و همکاری کنند. فقط تصدیق اشتباهات می‌تواند آزمایشات قبلی را تشویق و فضای امنی برای حل فعال مشکلات ایجاد کند.

هر فردی باید نقشی که در موفقیت شرکت ایفا می‌کند را درک کند. هرچه رهبران شفاف‌تر باشند، ایجاد این ارتباط برای کارمندان آسان‌تر است.

۴. وضوح

هنگام برقراری ارتباط با کارمندان، ساده و به طور واضح صحبت کنید. نتیجه مورد نظر یک پروژه یا ابتکار استراتژیک را مشخص کنید و در مورد آنچه می‌خواهید در پایان هر نقطه عطف به دست آورید، شفاف باشید. اگر اهداف برآورده نشدند، سعی کنید پیام خود را بیشتر ساده کنید یا بپرسید که چگونه می‌توانید وضوح یا کمک بیشتری ارائه دهید.

هر چه واضح‌تر باشید، سردرگمی کمتری در مورد اولویت‌ها ایجاد می‌شود. کارمندان می‌دانند که برای چه هدفی کار می‌کنند و احساس مشارکت بیشتری در این فرایند دارند.

۵. امکان پرسیدن سؤالات باز

اگر می‌خواهید انگیزه‌ها، افکار و اهداف کارکنان را بهتر درک کنید، پرسیدن سؤالات باز را تمرین کنید. جنیفر کرنس، رئیس شرکت مشاوره دِ کارنس گروپ [The Currence Group]، به انجمن مدیریت منابع انسانی گفت که از مخفف تِد [TED] استفاده کند که مخفف عبارت زیر است:

• «بیشتر بگو» [Talking]؛
• «منظورت را توضیح بده» [Explanation]؛
• «این اصطلاح یا مفهوم را برای من تعریف کن» [Definition].

با استفاده از این عبارات هنگام صحبت با تیم‌تان، می‌توانید پاسخ‌های متفکرانه‌تر و کامل‌تری دریافت کنید. و اطمینان حاصل کنید که درباره آنچه آنها برای موفقیت از شما نیاز دارند نیز شفافیت دارید.

۶. همدلی

دلیلی وجود دارد که همدلی به عنوان مهارت برتر رهبری مورد نیاز برای موفقیت رتبه‌بندی شده است. هرچه احساسات و تجربیات کارمندان را بهتر بشناسید و درک کنید، بیشتر شنیده می‌شوند و احساس ارزشمندی می‌کنند.

در یک نظرسنجی اخیر (pdf)، ۹۶ درصد از پاسخ‌دهندگان گفتند که نشان دادن همدلی برای کارفرمایانشان مهم است، با این حال ۹۲ درصد ادعا کردند که کم ارزش است. اگر می‌خواهید ارتباطات خود را بهبود ببخشید و یک فرهنگ قوی‌تر و سازنده‌تر بسازید، تمرین کنید که با همدلی پاسخ دهید.

۷. زبان بدن را به درستی استفاده کنید

ارتباط موثر فقط آن چیزی نیست که شما می‌گویید. بلکه نحوه زبان بدن نیز مهم است. نود و سه درصد از تأثیر ارتباطات ناشی از نشانه‌های غیرکلامی است.

برای اطمینان از اینکه پیام درست را منتقل می‌کنید، روی زبان بدن خود تمرکز کنید. اگر می‌خواهید به کسی الهام دهید، صحبت کردن با مشت‌های گره کرده و ابروهای درهم، پیام درستی را ارسال نمی‌کند. در عوض، برای ایجاد علاقه، ارتباط چشمی برقرار کنید و برای انتقال گرما و اعتماد لبخندی واقعی بزنید.

۸. دریافت و اجرای بازخورد

درخواست بازخورد از تیم‌تان نه تنها می‌تواند به رشد شما به عنوان یک رهبر کمک کند، بلکه باعث ایجاد اعتماد در بین همکارانتان می‌شود. با این حال، بسیار مهم است که شما فقط به بازخوردها گوش ندهید. شما همچنین باید به آن عمل کنید.

اگر به دریافت بازخورد از تیم‌تان ادامه دهید، اما هیچ تغییری را اعمال نکنید، آنها ایمان خود را به توانایی شما برای پیگیری از دست خواهند داد. به احتمال زیاد نظراتی وجود خواهد داشت که نمی‌توانید فوراً به آنها عمل کنید. در مورد آن شفاف باشید. با اطلاع دادن به کارمندانتان و اطلاع از هر گونه پیشرفتی که می توانید یا انجام دهید، آنها احساس می کنند که برای دیدگاه آنها ارزش قائل هستید و در مورد بهبود جدی هستید.

بهبود ارتباطات رهبری شما

ارتباطات هسته اصلی رهبری موثر است. اگر می‌خواهید تیم خود را تحت تأثیر قرار دهید و الهام‌بخش باشید، باید همدلی و شفافیت را تمرین کنید و از طریق نشانه‌های کلامی و غیرکلامی خود درک کنید که دیگران چگونه شما را درک می‌کنند.

برای بهبود مهارت‌های ارتباطی‌‌تان و تبدیل شدن به یک رهبر بهتر، با ارزیابی اثربخشی خود‌تان شروع کنید تا بتوانید زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. سپس، اهدافی را تعیین کنید و با ایجاد یک برنامه توسعه رهبری برای هدایت و پیگیری پیشرفت‌تان، خودتان را مسئول نگه دارید.